Η αρχική επικοινωνία μεταξύ ενός υποψήφιου πελάτη και μιας δικηγορικής εταιρίας είναι συνήθως μέσω τηλεφώνου, που διαχειρίζεται ένας ρεσεψιονίστ. Ως αποτέλεσμα, είναι σημαντικό ο ρεσεψιονίστ της εταιρείας να είναι επαγγελματίας και ευγενικός ανά πάσα στιγμή. Η διατήρηση του επαγγελματισμού μπορεί μερικές φορές να είναι μια πρόκληση, ωστόσο, ειδικά για τους ρεσεψιονίστ που απαντούν σε μεγάλο αριθμό κλήσεων σε καθημερινή βάση. Αλλά υπάρχουν ορισμένες αρχές που πρέπει πάντα να ακολουθείτε όταν απαντάτε σε κλήσεις σε ένα δικηγορικό γραφείο.
Αρχική πρόσληψη κλήσης
Πάρτε κάθε κλήση αναγγέλλοντας το όνομα της νομικής εταιρίας, προσδιορίζοντας τον εαυτό σας με το όνομα και ερωτώντας πώς μπορείτε να βοηθήσετε τον καλούντα. Για παράδειγμα, "Καλημέρα, αυτή είναι η δικηγορική εταιρεία του X και Y, η Jane μιλώντας, με ποιον μιλάω;" Μόλις ορίσετε τον καλούντα με το όνομα, ρωτήστε "Πώς μπορώ να σας βοηθήσω σήμερα κα. Z" και ανατρέξτε στον καλούντα με το όνομα κατά τη διάρκεια της υπόλοιπης συνομιλίας. Η λήψη σημειώσεων κατά τη διάρκεια κάθε κλήσης μπορεί να είναι χρήσιμη, ειδικά όσον αφορά τα ονόματα. Διατηρήστε έναν θετικό ήχο κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, είστε υπομονετικοί και ποτέ μην χάσετε την ψυχραιμία σας. Αποφύγετε τη χρήση ορολογίας, αργαλειού ή μη λέξεων όπως "uh huh" και "um."
Προσδιορισμός των αναγκών του καλούντος
Είναι πολύ σημαντικό να ακούτε προσεκτικά έναν καλούντα και να προσδιορίσετε τις ανάγκες του και να του δώσετε τις πληροφορίες που του ζητούνται με σαφή και συνοπτικό τρόπο. Κάθε καλούντος ζητά βοήθεια για να αποκτήσει τις απαραίτητες πληροφορίες ή για να βρει το σωστό πρόσωπο με το οποίο να μιλήσει.
Ο καλών δρομολογίου σε κατάλληλο άτομο στην εταιρεία
Αν ο καλών ζητήσει πληροφορίες που παρέχονται καλύτερα από έναν πληρεξούσιο, ενημερώστε τον καλούντα ότι πρέπει να μιλήσει με κάποιον άλλο και να του ζητήσει να κρατήσει για μεταφορά. Επικοινωνήστε με τον πληρεξούσιο στον οποίο σκοπεύετε να μεταφέρετε την κλήση, να ανακοινώσετε τον καλούντα με το όνομα, να αποκαλύψετε τον σκοπό της κλήσης και να μεταφέρετε την κλήση εάν είναι διαθέσιμος ο δικηγόρος. Κανένας καλούντος δεν πρέπει να παραμείνει σε αναμονή για περισσότερο από 45 δευτερόλεπτα. Μετά από 45 δευτερόλεπτα, ρωτήστε τον καλούντα αν θέλει να συνεχίσει να κρατάει, θα ήθελε να ανακληθεί όταν ένας δικηγόρος είναι διαθέσιμος ή θα προτιμούσε να καλέσει αργότερα.
Τέλος κλήσης
Πριν από τον τερματισμό κάθε κλήσης, ρωτήστε εάν μπορείτε να βοηθήσετε περισσότερο πριν τελειώσετε την κλήση. Ευχαριστήστε τον καλούντα για την εξέταση της δικηγορικής εταιρείας. Είναι σπάνια δυνατόν ένας νόμιμος ρεσεψιονίστ να πείσει έναν δυνητικό πελάτη να προσλάβει δικηγορικό γραφείο, αλλά είναι πολύ εύκολο για έναν ρεσεψιονίστ να χάσει έναν πελάτη για μια δικηγορική εταιρεία με το να είναι αντιεπαγγελματική, αγενής ή ακατάληπτη.
