Όταν οι επιχειρήσεις καθορίζουν την ανάγκη αγοράς υλικού ή αναθέτουσας επισκευής, ο πράκτορας αγοραστής ή ο ιδιοκτήτης θα ζητήσει προσφορά ή εκτίμηση κόστους προμηθειών ή / και συγκεκριμένου εύρους εργασιών. Είναι συνηθισμένο ο ιδιοκτήτης ή ο πράκτορας να ζητήσει προσφορά από αρκετές ανταγωνιστικές εταιρείες προκειμένου να εντοπίσει τον καλύτερο προμηθευτή. Όταν επιλέγεται ο κερδισμένος ανάδοχος, είναι επαγγελματική ευγένεια να ενημερώσετε τους ανεπιτυχείς υποψηφίους για τις προθέσεις σας. Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να θέλετε οι πωλητές να υποβάλλουν προσφορές για τα μελλοντικά σας έργα.
Ιστορικό
Η πρώτη διαδικασία για την απόκτηση μιας προσφοράς, γνωστή επαγγελματικά ως αίτηση υποβολής προσφοράς (RFQ), είναι να περιγράψει το πεδίο της εργασίας. Καθώς ο πράκτορας αγορών αναθεωρεί και απορρίπτει τις προσφορές που υποβάλλονται, θα πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς ποια εργασία πρόκειται να εκτελεστεί και ποιο είναι το αναμενόμενο αποτέλεσμα, έτσι ώστε οι πληροφορίες να μπορούν να μεταφερθούν στην υποβάλλοντα εταιρεία.
Ο ιδιοκτήτης ή ο αγοραστής θα θέλει επίσης να έχει κατά νου μια ιδέα για το τι θα κοστίσει το έργο. Εάν διερευνήσετε και υπολογίσετε ότι μια επισκευή στέγης σε μια φυλακή του νομού πρέπει να κοστίζει κάτω από 350.000 δολάρια, και όλες οι προσφορές επιστρέφουν σε πάνω από $ 500.000 - θα πρέπει να ελέγξετε τις λεπτομέρειες. Θα μπορούσατε να έχετε έναν μη ρεαλιστικό προϋπολογισμό ή οι εταιρείες υποβολής προσφορών θα μπορούσαν απλώς να είναι υπερτιμημένες.
Η Επιστολή Απόρριψης
Εάν οι προσφορές είναι υπερβολικά υψηλές, απενεργοποιήστε τις. Υπενθυμίζοντας ότι μπορεί να θέλετε να συνεργαστείτε με αυτές τις εταιρείες στο μέλλον, δεν θέλετε να τους αφήσετε να αναρωτιούνται. Είναι επαγγελματίας και ευγενικός να στείλει μια τυποποιημένη επιστολή απόρριψης.
Η αίτηση για επανεγγραφή
Μπορεί να υπάρχουν στιγμές κατά τις οποίες μια πρόταση υποβάλλεται εκτός του σημείου. Ίσως ο εκπρόσωπος πωλήσεων ή ο ανάδοχος να παρερμήνευσε το εύρος της εργασίας ή ίσως να έχετε αποφασίσει να εξαλείψετε ένα μέρος της εργασίας. Στείλτε μια σωστή επιστολή ζητώντας επανάληψη προσφοράς. Στο έγγραφό σας, προτείνετε προτάσεις, διευκρινίσεις ή τροποποιήσεις στον υποψήφιο.
Απόρριψη όλων
Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι πιθανό όλες οι προσφορές να γίνουν πολύ υψηλές. Όταν συμβεί αυτό, πρέπει να στείλετε μια επιστολή σε όλους τους υποψήφιους που τους γνωστοποιούν ότι όλες οι προσφορές απορρίπτονται και να τους ενημερώσετε σχετικά με την ημερομηνία αποδοχής νέων υποβολών.
Εξάλειψη λόγω προδιαγραφής
Ορισμένες εταιρείες, ιδίως μη κερδοσκοπικές οργανώσεις, πρέπει να τηρούν μια πολύ λεπτομερή διαδικασία υποβολής προτάσεων. Το Πανεπιστήμιο του Tennessee, για παράδειγμα, απαιτεί από τους υποψήφιους να υποβάλουν την πρότασή τους σε φάκελο που προσδιορίζεται με το όνομα, τη διεύθυνση, το αίτημα για αριθμό προσφοράς και τις πληροφορίες αδειοδότησης ανάδοχου. Όταν παραλαμβάνονται αποσπάσματα που δεν έχουν σχετικές πληροφορίες όπως περιγράφονται, απλώς επιστρέψτε την υποβολή με σύντομη επιστολή που εξηγεί ότι η διαδικασία υποβολής δεν ακολουθήθηκε σωστά.
