Τα λογιστικά καθήκοντα για φροντίδα της ημέρας δεν είναι εντελώς διαφορετικά από αυτά ενός λογιστή για οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία που βασίζεται στην υπηρεσία, αλλά οι ευθύνες είναι πολύ μεγαλύτερες. Επειδή οι ημερήσιες φροντίδες πρέπει να παρέχουν συνολικά έσοδα έτους στους γονείς των παιδιών για φορολογικούς σκοπούς, πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη προσοχή για την ακριβή καταγραφή των συναλλαγών.
Φορολογικές υποχρεώσεις
Λόγω του μοναδικού χαρακτήρα της δραστηριότητας της φύλαξης παιδιών, ειδικά με τους γονείς να αφαιρούν το ποσό που καταβάλλουν για τη φροντίδα των παιδιών από τους φόρους τους στο τέλος του έτους, ο λογιστής πρέπει να πάρει σωστά τα ποσά που καταβάλλει κάθε πελάτης. Εάν η φροντίδα της ημέρας προσφέρεται πριν και μετά τη σχολική μέριμνα, πρέπει να τηρείται αρχείο όλων των ποσών που καταβάλλονται μόνο για την υπηρεσία αυτή και αποστέλλονται αποδείξεις.
Υποχρεώσεις μισθοδοσίας
Κατά τη συμπλήρωση του χαρτοφυλακίου μισθοδοσίας, οι ημερήσιοι λογιστές χρησιμοποιούν λογιστικά λογισμικά που παρέχονται ή τους πίνακες φόρων που βρίσκονται στην IRS και τις ιστοσελίδες του κράτους. Ο λογιστής θα πρέπει να χρησιμοποιήσει την ηλεκτρονική Υπηρεσία Φορολογικής Πληρωμής και για κάθε περίοδο πληρωμής να ολοκληρώσει μια πληρωμή 941 (αυτό ισχύει για τις εισφορές της εταιρείας στην Κοινωνική Ασφάλιση, την Medicare και την Federal Aholding μαζί με τις συνεισφορές του εργαζομένου.) Ο λογιστής χρησιμοποιεί τον ιστότοπο, www.eftps.com και εισάγει τον αριθμό EIN και PIN της εταιρείας.
Σε τριμηνιαία βάση, ο υπεύθυνος ημερήσιας φροντίδας θα πρέπει να παράσχει έντυπο 941 και να το ταχυδρομήσει στο IRS. Το Έντυπο 941 θα είναι ένα σύνολο των 941 πληρωμών που πραγματοποιούνται σε κάθε περίοδο μισθοδοσίας και θα πρέπει να υπογράφονται και να αποστέλλονται ταχυδρομικώς σε κάθε τρίμηνο. Ο λογιστής πρέπει επίσης να πραγματοποιεί τις υπολογισμένες πληρωμές από το λογιστικό λογισμικό και να στέλνει κάθε τρεις μήνες στον Ομοσπονδιακό Φόρο Ανεργίας (FUTA). Εκτός από αυτές τις απαιτήσεις, κάθε τρίμηνο ο λογιστής πρέπει επίσης να συμπληρώσει το έντυπο για τον φόρο ανεργίας του κράτους. (SUTA).
Καθημερινές Υποχρεώσεις
Ένας λογιστής σε ημερήσια φροντίδα πρέπει να παρακολουθεί όλους τους λογαριασμούς εισπρακτέων για να εξασφαλίσει ότι όλοι οι πελάτες πληρώνουν εγκαίρως και όλους τους οφειλόμενους λογαριασμούς για να εξασφαλίσουν ότι το κτίριο, τα βοηθητικά προγράμματα και άλλοι μηνιαίοι λογαριασμοί πληρώνονται έγκαιρα. Κάθε μήνα, οι λογαριασμοί τραπεζών και πιστωτικών καρτών πρέπει να συμβιβάζονται με τη σύγκριση των τραπεζικών και πιστωτικών καρτών με το λογιστικό λογισμικό και με τη διασφάλιση ότι οι τραπεζικές / πιστωτικές κάρτες συμφωνούν με το λογισμικό λογιστικής.
Οι ακυρωθείσες επιταγές, τα αντίγραφα των τιμολογίων από τους πωλητές και τα έσοδα από τα έξοδα κατατίθενται σε εβδομαδιαία βάση για να διασφαλιστεί ότι είναι διαθέσιμα όλα τα έντυπα αντίγραφα για επιθεωρήσεις και ελέγχους.
Νομικές απαιτήσεις
Ο λογιστής θα ολοκληρώσει μια ανάλυση των εσόδων ανά παιδί, έχοντας κατά νου τις νομικές αναλογίες των παιδιών στους εκπαιδευτικούς. Οι αναλογίες θα διαφέρουν σε κάθε κατάσταση σύμφωνα με τον κρατικό νόμο. Ο λογιστής πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες για να κατασκευάσει ένα σχέδιο για την πρόσληψη περισσότερων εκπαιδευτικών ή την εκτέλεση ανάλυσης κόστους ανά τάξη.
ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ
Οι πρόσθετοι δασμοί περιλαμβάνουν την είσπραξη όλων των επιταγών και πληρωμών σε μετρητά, την καταγραφή τους ως εισπρακτέους λογαριασμούς και τη συμπλήρωση των δελτίων κατάθεσης για τον ιδιοκτήτη της φύλαξης, ο οποίος θα ελέγχει εκ των υστέρων όλα τα αθροίσματα, για να παραδώσει στην τράπεζα. Τα έσοδα από πληρωμές θα εκτυπώνονται και θα δίδονται σε κάθε πελάτη σε μηνιαία βάση.
Η εκτύπωση μηνιαίων οικονομικών εκθέσεων, συμπεριλαμβανομένης της Κατάστασης Κερδών και Ζημιών, του Ισολογισμού και των Προβλέψεων Ταμειακών Ροών, η διατήρηση των αρχείων για τα μικρά ταμειακά διαθέσιμα και η διατήρηση αποδείξεων για την επιστροφή του κεφαλαίου για όλες τις δαπάνες που καταβάλλονται είναι επίσης γενικά μέρος της εργασίας.
