Η δουλειά ενός διαχειριστή γραφείου συνεπάγεται ευρύ φάσμα ευθυνών. Η θέση απαιτεί τη διαχείριση των καθημερινών δραστηριοτήτων, καθώς αφορούν τομείς χρηματοδότησης, προσωπικού και γραφείου, σύμφωνα με τις δημοτικές πολιτικές και την κυβερνητική νομοθεσία. Ο πρωταρχικός ρόλος του διαχειριστή είναι να οργανώσει τους πόρους της επιχείρησης, να βελτιώσει την απόδοσή της και να εξασφαλίσει την ομαλή λειτουργία των λειτουργιών, ενώ ταυτόχρονα τηρεί τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού.
Χαρακτηριστικά
Ο διαχειριστής γραφείου πρέπει να έχει γνώση των συστημάτων μισθοδοσίας, των λογιστικών προγραμμάτων και των δημοτικών υπηρεσιών. Οι εταιρείες αναζητούν υποψηφίους με αποτελεσματικές εποπτικές, λογιστικές, επικοινωνιακές, λήψης αποφάσεων και δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και άγχους για τον ρόλο του διαχειριστή γραφείου. Ένας διαχειριστής γραφείου ζυγίζει πολλές ευθύνες και οι περίπλοκες καταστάσεις αναπτύσσονται σε απροσδόκητους καιρούς από διαφορετικούς τομείς των επιχειρήσεων. Η θέση, επομένως, απαιτεί από τον κατεστημένο φορέα να είναι ευέλικτος και να χειρίζεται καλά την πίεση.
Λειτουργίες
Η διαχείριση του χρηματοπιστωτικού συστήματος του οργανισμού είναι ένα από τα βασικά καθήκοντα του διαχειριστή γραφείου. Ο διαχειριστής πρέπει να τηρεί τα οικονομικά αρχεία και να διευκολύνει την προετοιμασία των δηλώσεων του οικονομικού έτους, των προϋπολογισμών και των ετήσιων ελέγχων. Ένας διαχειριστής εκτελεί επίσης καθήκοντα όπως συνεντεύξεις εργασίας, εκπαίδευση εργαζομένων, εποπτεία του προσωπικού, διαχείριση μισθοδοσίας και εκτίμησης επιδόσεων στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού. Η θέση αυτή απαιτεί από τον κατεστημένο φορέα να εποπτεύει όλες τις εσωτερικές και εξωτερικές δραστηριότητες της επιχείρησης, να διασφαλίζει την αποτελεσματική κατανομή των πόρων και να υποβάλλει στρατηγικές συστάσεις για βελτιώσεις της παραγωγικότητας.
Εκπαίδευση και εμπειρία
Στις μικρές επιχειρήσεις, η εμπειρία διαδραματίζει ζωτικό ρόλο και οι εκπαιδευτικές απαιτήσεις για τη θέση του διευθυντή δεν πρέπει να υπερβαίνουν το δίπλωμα του γυμνασίου. Σε μεγάλους οργανισμούς, όμως, η εκπαίδευση έχει μεγαλύτερη βαρύτητα και ένα πτυχίο στην επιχειρηματική διοίκηση, στη χρηματοδότηση ή στη διαχείριση ανθρώπινων πόρων αποτελεί βασική απαίτηση. Η εξειδικευμένη εκπαίδευση είναι ένα επίδομα και ένα μεταπτυχιακό μπορεί να αυξήσει σημαντικά τις πιθανότητες προόδου. Η θέση του διαχειριστή απαιτεί τυπικά δύο έως τρία χρόνια εργασιακής εμπειρίας.
Μισθός
Τα κέρδη των διαχειριστών γραφείου εξαρτώνται από παράγοντες όπως ο εργοδότης, η επαγγελματική εξειδίκευση και η γεωγραφική περιοχή. Σύμφωνα με την PayScale, το εύρος μισθών ενός διαχειριστή γραφείου ήταν $ 29.564 έως $ 46.896 τον Οκτώβριο του 2010. Τα ποσοστά αμοιβής της Καλιφόρνιας ήταν τα υψηλότερα για αυτή τη θέση. η υγειονομική περίθαλψη, η νομοθεσία και οι βιομηχανίες πληροφορικής ήταν οι κορυφαίοι εργοδότες. Τα εκπαιδευτικά προσόντα είναι επίσης καθοριστικός παράγοντας του ενδεχόμενου μισθού. Ένα μεταπτυχιακό δίπλωμα στη διοίκηση επιχειρήσεων ή σε συναφείς τομείς, για παράδειγμα, μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα κέρδη μέχρι $ 75.000.
Outlook εργασίας
Σύμφωνα με το Τμήμα Εργασίας, ο αριθμός των θέσεων διοικητικών υπαλλήλων θα αυξηθεί κατά 12 τοις εκατό μεταξύ 2008 και 2018. Ο ανταγωνισμός είναι πιθανό να είναι δύσκολος, ειδικά στις θέσεις εργασίας υψηλότερου επιπέδου. Αν έχετε ευέλικτες δεξιότητες, θα αντιμετωπίσετε καλύτερες προοπτικές από ό, τι οι υποψήφιοι με εξειδικευμένες δεξιότητες Τα άτομα που μεταβαίνουν από άλλους ρόλους σε ρόλους διαχειριστή συμπεριλαμβάνουν εκτελεστικούς βοηθούς, επιβλέποντες πρώτης γραμμής και διευθυντές γραφείων.
