Για την αποτελεσματική λειτουργία πολλών οργανισμών απαιτείται ένα διοικητικό σώμα εκλεγμένων αξιωματικών. Πρότυπο μεταξύ αυτών των θέσεων είναι αυτό του προέδρου, αντιπροέδρου, ταμίας και γραμματέα. Επιπλέον, προστίθενται και άλλα γραφεία βάσει των αναγκών του οργανισμού. Ο ιστορικός και ο βουλευτής είναι άλλες θέσεις που βρίσκονται συχνά σε πολλές οργανώσεις.
Πρόεδρος
Ο πρόεδρος ενός οργανισμού είναι ο εκλεγμένος επικεφαλής. Οι αρμοδιότητές της περιλαμβάνουν την προεδρία των συνεδριάσεων, τη διατήρηση των μελών και τις συζητήσεις για το καθήκον, τον συντονισμό των δραστηριοτήτων, τον διορισμό ατόμων στις επιτροπές και την ενθάρρυνση της συμμετοχής όλων των μελών και των θυγατρικών σε οργανωτικές δραστηριότητες και στόχους. Ο πρόεδρος είναι η ανώτατη θέση σε έναν οργανισμό και, ιδανικά, ένα μοντέλο για άλλους.
Αντιπρόεδρος
Ο σημαντικότερος ρόλος του αντιπροέδρου είναι αυτός της ανάληψης της θέσης του προέδρου κατά την απουσία του. Οι άλλοι ρόλοι μπορούν να διαφέρουν ανάλογα με τους κανόνες και τα κίνητρα ενός οργανισμού. Σε γενικές γραμμές, ο αντιπρόεδρος βοηθάει τον πρόεδρο στην εκτέλεση του επίσημου ρόλου του και λειτουργεί ως πρότυπο.
Γραμματέας
Ο γραμματέας ενός οργανισμού είναι υπεύθυνος για όλες τις λειτουργίες αρχειοθέτησης αρχείων. Ετοιμάζει και διαβάζει τα πρακτικά από κάθε συνεδρίαση, παρέχει ημερήσιες διατάξεις για τον πρόεδρο ή / και τα μέλη, μετράει και καταγράφει τις ψήφοι και τα αποτελέσματα των εκλογών, χειρίζεται την επίσημη αλληλογραφία, αποστέλλει ειδοποιήσεις συναντήσεων και διατηρεί αρχεία σχετικά με την ιδιότητα του μέλους. Το γραφείο του γραμματέα είναι ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία πολλών οργανισμών.
Ταμίας
Ένας ταμίας χειρίζεται όλα τα νομισματικά θέματα ενός οργανισμού. Είναι υπεύθυνη για την τήρηση των οικονομικών αρχείων του κεφαλαίου, την αποδοχή χρημάτων εκ μέρους του οργανισμού και την κατάθεση στον κατάλληλο χώρο. Σε μερικούς οργανισμούς, ο ταμίας ελέγχει επίσης τις πρωτοβουλίες συγκέντρωσης κεφαλαίων.
Ιστοριογράφος
Δεν έχουν όλοι οι οργανισμοί ή χρειάζονται ιστορικό. Για όσους το κάνουν, ο ιστορικός τους είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση της ιστορίας του οργανισμού. Καταγράφουν λεπτομέρειες σχετικά με τις οργανωτικές δραστηριότητες, φωτογραφίζουν και διατηρούν μια αφήγηση του οργανισμού.
Εντριβής περί τα κοινοβουλευτικά
Η δουλειά του βουλευτή είναι να διατηρήσει την τάξη. Ένας βουλευτής συμβουλεύει τον πρόεδρο και τα άλλα μέλη για την κοινοβουλευτική διαδικασία σχετικά με τη λήψη αποφάσεων, την ψηφοφορία, τους οργανωτικούς κανόνες και άλλα. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, η κοινοβουλευτική διαδικασία υπαγορεύεται από τους κανόνες της τάξης του Ρόμπερτ και ο βουλευτής αναμένεται να έχει ένα αντίγραφο σε ετοιμότητα σε όλες τις συναντήσεις. Δεδομένου ότι ο βουλευτής θεωρείται πολύ έμπειρος στο θέμα αυτό, είναι ο τελευταίος λόγος για τις διαδικασίες συνάντησης.
