Οι υπάλληλοι των κοινωνικών συλλόγων διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην παροχή ηγεσίας στα μέλη μέσω κινήτρων και προγύμνασης. Επιπλέον, κάθε κοινωνικός λειτουργός είναι μέλος μιας ομάδας αξιωματικών που διαχειρίζονται τη λέσχη και καθοδηγούν τα μέλη για να εκπληρώσουν τους στόχους της ομάδας. Το διοικητικό σώμα των αξιωματικών αποτελείται συνήθως από έναν πρόεδρο, αντιπρόεδρο, γραμματέα και ταμία. Παρόλο που κάθε σύλλογος μπορεί να έχει δικό του εγχειρίδιο διαδικασιών που περιγράφει την αποτελεσματική ηγεσία της λέσχης, τα βασικά καθήκοντα που αφορούν την ανάθεση καθηκόντων κάθε υπαλλήλου παραμένουν τα ίδια.
Το Διοικητικό Σώμα
Ως αξιωματικός του συλλόγου, είστε υπεύθυνος για συγκεκριμένα καθήκοντα που σχετίζονται με τη θέση σας. Ωστόσο, πέρα από την καθημερινή διαχείριση ενός κοινωνικού συλλόγου, οι αξιωματικοί των συλλόγων πρέπει επίσης να συνεργαστούν ως ομάδα για να ενθαρρύνουν τη συντροφικότητα, να θεσπίσουν και να επιβάλουν κανόνες και κανονισμούς και να επιλύσουν τις συγκρούσεις που προκύπτουν μεταξύ των μελών. Επιπλέον, πρέπει να συνεργαστείτε για να σχεδιάσετε εκδηλώσεις club και να μεταβιβάσετε ευθύνες σε εθελοντές. Οι υπάλληλοι των κοινωνικών σωματείων που ανήκουν σε παγκόσμιους συλλόγους πρέπει επίσης να προετοιμάσουν και να καταθέσουν γραφειοκρατία για την έδρα των συλλόγων.
Καθήκοντα Προεδρικού Αξιωματούχου
Ο πρόεδρος του συλλόγου είναι υπεύθυνος για τη συνολική λειτουργία του συλλόγου. Διοικεί όλες τις συναντήσεις των ομάδων, τα καθήκοντα των αντιπροσώπων σε όλους τους άλλους αξιωματικούς και επιβλέπει την εκλογή για αντιπρόεδρο, γραμματέα και ταμία. Ο πρόεδρος μπορεί να αναφέρει σε μια ιεραρχία όπως συμβουλευτικό συμβούλιο, εκτελεστικό συμβούλιο, παγκόσμιο αρχηγείο ή φοιτητικό γραφείο, ανάλογα με το ποιο κοινωνικό σύλλογο ανήκει και να διατηρεί ενημερωμένα αρχεία. Κάτω από τον πρόεδρο είναι ο αντιπρόεδρος, ο οποίος ενεργεί εξ ονόματος του προεδρικού αξιωματούχου με την ίδια ιδιότητα εάν δεν μπορεί να ασκήσει τα καθήκοντά του. Επιπλέον, μερικοί κοινωνικοί σύλλογοι έχουν επιπλέον αντιπρόεδροι που αντικαθιστούν τον γραμματέα και τον ταμία ή που επιβλέπουν τομείς όπως τα πρότυπα των συλλόγων, η ένταξη, η εκπαίδευση, οι δημόσιες σχέσεις, ο προγραμματισμός και οι επιχειρήσεις.
Γραμματέας και υπεύθυνος του Ταμία
Ο γραμματέας διαχειρίζεται αλληλογραφία και διατηρεί όλα τα αρχεία των συλλόγων, όπως: πρακτικά συνεδριάσεων, συμμετοχή, εκλογές, διευθύνσεις μελών, αριθμούς τηλεφώνου και λογαριασμούς συλλόγων. Αν και μερικοί σύλλογοι συνδυάζουν το ρόλο του γραμματέα με τον ταμία, ένας ειδικός γραμματέας συλλέγει τα δώρα του συλλόγου, τα μετατρέπει στον ταμία του συλλόγου και βοηθά περιστασιακά και τον αντιπρόεδρο. Ο ταμίας διαχειρίζεται τον τραπεζικό λογαριασμό του συλλόγου καταθέτοντας όλα τα χρήματα σε ειδικό λογαριασμό και πληρώνοντας εξουσιοδοτημένους λογαριασμούς. Διατηρεί εισπράξεις και εκταμιεύσεις και προετοιμάζει οικονομικές εκθέσεις όπως την υποβολή φορολογικών εγγράφων και την τήρηση ενημερωμένων οικονομικών αρχείων.
Νεοεκλεγέντες αξιωματικοί
Εάν είστε νέος αξιωματικός του συλλόγου, μπορεί να έχετε πολλές ερωτήσεις σχετικά με το ρόλο σας. η ανάγνωση του εγχειριδίου του συλλόγου είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε. Επιπλέον, το εγχειρίδιο του συλλόγου θα λειτουργεί ως οδηγός καθ 'όλη τη διάρκεια της θητείας σας. Μια πρώτη συνάντηση με συναδέλφους αξιωματούχους θα ρίξει φως στα τρέχοντα έργα ή τα προβλήματα που μπορεί να απαιτήσουν την άμεση προσοχή σας. Επιπλέον, μια ανεπίσημη συνάντηση επιτρέπει στους αξιωματικούς των συλλόγων να προγραμματίσουν και να κοιτάξουν μπροστά. Ως νεοδιορισμένος αξιωματικός, παρακολουθήστε τυχόν εκπαιδευτικά σεμινάρια που προσφέρει ο σύλλογος και βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει έγγραφα ή αρχεία που είναι σημαντικά για τη θέση σας.
