Εάν είστε παθιασμένος υπάλληλος και παρατηρείτε ότι ορισμένες από τις διαδικασίες που θα μπορούσατε να βελτιώσετε, μπορείτε να εξετάσετε τη σύνταξη μιας πρότασης για την εισαγωγή νέων διαδικασιών. Αυτό το είδος επιστολής προτίμησης (ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) μπορεί να χαρακτηριστεί ως εσωτερική πρόταση. Η σύνταξη εσωτερικών προτάσεων είναι λίγο διαφορετική από τη συγγραφή εξωτερικών προτάσεων. Επειδή γράφετε σε άτομα που εργάζονται στον ίδιο οργανισμό όπως εσείς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εσωτερική σας ορολογία και να είστε λιγότερο ευαίσθητοι στη χρήση εμπιστευτικών πληροφοριών.
Δημιουργήστε ένα σχέδιο για την πρότασή σας. Προσδιορίστε το κοινό στο οποίο θα απευθύνετε την πρόταση. Εάν θέλετε ο οργανισμός σας να εισαγάγει ένα νέο λογιστικό σύστημα, για παράδειγμα, επικοινωνήστε με το λογιστήριο, ίσως το γραφείο του επικεφαλής λογιστή. Επίσης, καθορίστε τον σκοπό της πρότασής σας - για παράδειγμα, την εφαρμογή ενός συγκεκριμένου λογιστικού συστήματος. Επιπλέον, βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια των αναγνωστών. Αυτό θα σας επιτρέψει να κατανοήσετε καλύτερα πώς θα μπορούσατε να πείσετε το κοινό ότι η πρότασή σας πρέπει να γίνει αποδεκτή.
Αρχίστε να γράφετε την πρόταση. Στην αρχή, αναφέρετε ρητά και σαφώς τον σκοπό της επιστολής σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Γράφω αυτή την επιστολή για να ζητήσω από το Τμήμα Λογιστικής να εξετάσει το ενδεχόμενο εφαρμογής του λογιστικού συστήματος ABC".
Περιγράψτε τις τρέχουσες διαδικασίες στον οργανισμό σας. Δείξτε τυχόν ανεπάρκειες στις τρέχουσες διαδικασίες. Για παράδειγμα, το τρέχον λογιστικό σύστημα μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρο για να λειτουργήσει. Επιπλέον, μπορεί να κάνει δαπανηρά λάθη.
Παρέχετε μια σύντομη περιγραφή των νέων διαδικασιών. Περιγράψτε πώς θα ήταν διαφορετικά από τα παλιά. Πρώτον, περιγράψτε την πρότασή σας σε λίγες προτάσεις. Μετά από αυτό, δώστε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Ωστόσο, κρατήστε την πρόταση σύντομη και συνοπτική.
Δώστε τα επιχειρήματα που υποστηρίζουν την εφαρμογή των προτεινόμενων νέων διαδικασιών. Καταγράψτε σαφώς τα οφέλη που μπορούν να προσφέρουν οι νέες διαδικασίες στον οργανισμό. Πιθανά οφέλη θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν υψηλότερη παραγωγικότητα, καλύτερη ποιότητα παραγόμενων αγαθών ή υπηρεσιών, μεγαλύτερη εξοικονόμηση πρώτων υλών και αυξημένο ηθικό των εργαζομένων.
Δημιουργήστε αντίγραφο της πρότασής σας με όλα τα έγγραφα, αν υπάρχουν. Για παράδειγμα, νέες διαδικασίες ενδέχεται να έχουν δοκιμαστεί αλλού στον οργανισμό σας ή στον κλάδο σας. Σημειώστε σαφώς όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα και υποδείξτε τη σημασία τους στο κείμενο της επιστολής της πρότασης.
Παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να εφαρμοστούν οι προτεινόμενες διαδικασίες στον οργανισμό σας. Αν σκοπεύετε να εισαγάγετε ένα νέο λογιστικό σύστημα, η εφαρμογή θα μπορούσε να γίνει σταδιακά. Για κάποιο χρονικό διάστημα, τα νέα και τα παλαιά συστήματα θα μπορούσαν να λειτουργούν ταυτόχρονα. Μετά τη δοκιμή του νέου συστήματος, το παλιό σύστημα μπορεί να καταργηθεί.
Πάρτε κάποιον άλλο για να διαβάσετε την επιστολή της πρότασης πριν την υποβάλετε. Ζητήστε κριτική. Συζητήστε την πρόταση και προσδιορίστε τα σημεία στα οποία μπορεί να βελτιωθεί. Αλλαγή ορισμένων προτάσεων στην πρόταση για να γίνει πιο πειστική.
Υποβάλετε την πρότασή σας.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ορισμένους όρους, δώστε τους ορισμούς τους, εκτός και αν είστε βέβαιοι ότι το πρόσωπο που διαβάζει την πρόταση είναι εξοικειωμένο με αυτούς. Επίσης, προτιμήστε σύντομες προτάσεις που είναι σαφείς και μέχρι στιγμής.
