Αναλύοντας τα πλεονεκτήματα, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τις απειλές - το SWOT που αντιμετωπίζει η βιβλιοθήκη σας είναι ένα σημαντικό μέρος του στρατηγικού σχεδιασμού, που είναι ζωτικής σημασίας για τη συνεχή επιτυχία βιβλιοθηκών όλων των τύπων, συμπεριλαμβανομένων των ακαδημαϊκών, δημόσιων και ειδικών. Καθώς το Σύστημα Βιβλιοθηκών Βορειοανατολικού Kansas σημείωσε σε εσωτερικό έλεγχο, η διενέργεια ανάλυσης SWOT βιβλιοθήκης "θα σας βοηθήσει να εστιάσετε τις υπηρεσίες και τα προγράμματα της βιβλιοθήκης σας σε περιοχές όπου είστε ισχυροί και όπου βρίσκονται οι μεγαλύτερες ευκαιρίες".
Πλεονεκτήματα
Η αξιολόγηση των πλεονεκτημάτων της βιβλιοθήκης, τομείς στους οποίους είναι ήδη επιτυχής, περιλαμβάνει την εξέταση δεξιοτήτων και ικανοτήτων προσωπικού, προγραμματισμού, συντήρησης του προϋπολογισμού και σχέσεων με την κοινότητα. Ο προγραμματισμός του μέλλοντος της βιβλιοθήκης με βάση τα δυνατά σημεία της πρέπει να περιλαμβάνει τρόπους διατήρησης και βελτίωσης της υπάρχουσας επιτυχίας.
Αδυναμίες
Η ανάλυση των αδυναμιών μιας βιβλιοθήκης σημαίνει επίσης την αξιολόγηση των εσωτερικών λειτουργιών. Ο G. Edward Evans και ο Patricia Layzell Ward, συγγραφείς των "Βασικών στοιχείων διαχείρισης για επαγγελματίες πληροφόρησης", επισημαίνουν ότι οι αδυναμίες μπορεί να βρίσκονται στους ίδιους τομείς με τις δυνάμεις. Η προσεκτική ανάλυση των αδυναμιών της βιβλιοθήκης υποδεικνύει ποιες περιοχές χρειάζονται βελτίωση. Οι αδυναμίες εντοπίζουν επίσης τομείς που χρήζουν προσοχής για να μειώσουν τις αρνητικές επιπτώσεις των αδυναμιών τους.
Ευκαιρίες
Παράγοντες εκτός της ίδιας της βιβλιοθήκης θα πρέπει να αξιολογηθούν για να δουν τι θα μπορούσε να λειτουργήσει προς όφελος της βιβλιοθήκης. Οι ευκαιρίες της βιβλιοθήκης μπορούν να παρουσιαστούν σε "οικονομικά, πολιτικά / νομικά, τεχνολογικά ή κοινωνικοπολιτισμικά περιβάλλοντα", λέει ο Anthony C. Danca στην ανάλυση του SWOT. Για παράδειγμα, η συνειδητοποίηση της υψηλής οικονομικής κατάστασης της βασικής βάσης προστάτη της βιβλιοθήκης παρέχει έναν πληθυσμό που ενδέχεται να συμμετάσχει σε δραστηριότητες συγκέντρωσης κεφαλαίων.
Απειλές
Η ανάλυση των απειλών της βιβλιοθήκης σημαίνει επίσης και παράγοντες αξιολόγησης εκτός της βιβλιοθήκης που εμποδίζουν την επιτυχία της. Όπως και οι ευκαιρίες, πολλές απειλές απορρέουν από το οικονομικό και πολιτικό περιβάλλον, λέει ο Danca. Για παράδειγμα, η οικονομική ύφεση απειλεί να μειώσει τους προϋπολογισμούς των βιβλιοθηκών που χρηματοδοτούνται από το δημόσιο. Η διατήρηση της τρέχουσας συνειδητοποίησης των απειλών επιτρέπει στη διοίκηση της βιβλιοθήκης να σχεδιάζει και να ενεργεί. Αυτή η περιοχή απαιτεί συχνή προσοχή επειδή το εξωτερικό περιβάλλον συχνά αλλάζει γρήγορα.
Άλλα θέματα
Ο Evans και ο Ward εξηγούν ότι αν και η διεξαγωγή μιας ανάλυσης SWOT της βιβλιοθήκης απαιτεί σημαντικό χρόνο, τα οφέλη αξίζουν τον κόπο. Εξηγούν περαιτέρω ότι η ανάλυση προωθεί τη σκέψη μέσω της διαδικασίας σχεδιασμού που βασίζεται στο εξωτερικό περιβάλλον της βιβλιοθήκης και στις δυνατότητες της εσωτερικής βιβλιοθήκης. Η διαδικασία ανάλυσης παρέχει πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση εσωτερικών και εξωτερικών παραγόντων, πολλές από τις οποίες επηρεάζουν άμεσα τη συνεχιζόμενη βιωσιμότητα της οργάνωσης βιβλιοθήκης.
