Ο εξοπλισμός υπολογιστών γραφείου είναι ένα δαπανηρό κόστος για κάθε επιχείρηση. Ο εξοπλισμός υπολογιστών μπορεί να καταστεί παρωχημένος ή ξεπερασμένος πολύ γρήγορα και, για να μπορέσει μια επιχείρηση να παράγει αποτελεσματική εργασία, είναι ζωτικής σημασίας να διαθέτουν οι εργαζόμενοι τον εξοπλισμό πληροφορικής που είναι τελευταίας τεχνολογίας - και οικονομικά αποδοτικό. Ένας τρόπος για τους υπαλλήλους να ζητήσουν νέο εξοπλισμό υπολογιστών γραφείου είναι να γράψουν μια πρόταση που να εξηγεί την ανάγκη, τα στοιχεία που χρειάζονται, το σκοπό και τα οφέλη.
Προσδιορίστε την ανάγκη. Πριν γράψετε μια πρόταση για νέο εξοπλισμό υπολογιστών γραφείου, αξιολογήστε εάν ο εξοπλισμός είναι απαραίτητος και τι χρειάζεται. Ζητήστε από τους υπόλοιπους υπαλλήλους να βοηθήσουν στην πρόταση για να προσδιορίσουν όλο τον απαιτούμενο εξοπλισμό.
Αξιολογήστε τον τρέχοντα εξοπλισμό υπολογιστών γραφείου. Όταν ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης λαμβάνει πρόταση για νέο εξοπλισμό, το έγγραφο πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια γιατί πρέπει να αντικατασταθεί ο τρέχων εξοπλισμός. Ελέγξτε το κόστος επισκευής ή ενημέρωσης του τρέχοντος εξοπλισμού και συμπεριλάβετε μια εξήγηση γιατί αυτό δεν είναι μια οικονομικά αποδοτική λύση για το πρόβλημα.
Ερευνήστε το νέο εξοπλισμό. Καθορίστε ακριβώς τι χρειάζεται και το κόστος του συνόλου του εξοπλισμού. Συγκρίνετε διαφορετικούς τύπους εξοπλισμού και αναζητήστε την καλύτερη δυνατή προσφορά για την καλύτερη τιμή.
Αναφέρετε τα οφέλη. Δημιουργήστε μια λίστα με όλα τα κέρδη που θα εισπράξει η εταιρεία αγοράζοντας τον νέο εξοπλισμό. Να είναι σαφής και συνοπτική στην λίστα κάθε όφελος που θα λάβει η εταιρεία. Ένα παράδειγμα αυτού είναι η ταχύτητα ενός νέου εκτυπωτή γραφείου. Εάν τα έγγραφα μπορούν να εκτυπωθούν γρηγορότερα, οι εργαζόμενοι θα αφιερώνουν λιγότερο χρόνο αναμονής για τα εκτυπωμένα έγγραφα.
Δημιουργήστε ένα φύλλο οδηγιών που αναφέρει το όνομα και τον τύπο της πρότασης. Συμπεριλάβετε το όνομα του ατόμου που θα διαβάσει την πρόταση και τα ονόματα όλων των εργαζομένων που συμμετέχουν στη σύνταξη του εγγράφου.
Γράψτε την πρόταση. Ξεκινήστε με μια εισαγωγή που αναφέρει ποιο είναι το πρόβλημα, τη λύση και μερικά από τα σημαντικότερα σημεία των πλεονεκτημάτων της πρότασης.Συνεχίστε με το κείμενο της πρότασης που περιέχει όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με τον νέο εξοπλισμό γραφείου γραφείου γραφείου. Τελειώστε με μια σύνοψη των υπογραμμίζει τις προτάσεις.
