Τα γραπτά των σημείων αναφοράς απαριθμούν βασικά γεγονότα και ιδέες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα ή γεγονός. Χρησιμοποιείται εκτενώς στις δημόσιες σχέσεις και στις επικοινωνίες, οι συζητήσεις σε σημεία αναφοράς βοηθούν εκείνους που έχουν την ευθύνη να μιλούν στο κοινό να παρέχουν σαφείς, ακριβείς και συνεπείς πληροφορίες. Τα κείμενα των σημείων συζήτησης χρησιμοποιούνται τόσο για να απευθύνονται στο κοινό για να παρέχουν πληροφορίες και να ανταποκρίνονται σε δημόσιες έρευνες κατά τη διάρκεια κρίσεων. Με τον όρο "μιλώντας με μία φωνή" με τη χρήση ενός κοινού χαρτιού σημείων συζήτησης, ένας οργανισμός μπορεί να αυξήσει την αποτελεσματικότητα του επικοινωνιακού του προγράμματος.
Γράφοντας ένα Χαρτί Σημείων Μιλώντας
Πριν αρχίσετε να εργάζεστε με το χαρτί των σημείων συζήτησης, θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι έχετε ακριβείς πληροφορίες. Αναζητήστε όσους εμπλέκονται περισσότερο. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να δημιουργήσετε σημεία συζητήσεων σχετικά με ένα πρόβλημα προϋπολογισμού, μιλήστε απευθείας με ανώτερο στέλεχος με επίβλεψη του προϋπολογισμού. Μην βασίζεστε σε από στόμα σε στόμα. Ζητήστε από τις πηγές σας λεπτομερείς ερωτήσεις και ζητήστε να προσπαθήσει να μην "περιστρέψει" ή να υποδηλώσει τις λεπτομέρειες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει λεπτομερείς σημειώσεις.
Το χαρτί των σημείων ομιλίας θα αποτελείται από μια σειρά από κουκκίδες, κάθε μία με μία ή περισσότερες προτάσεις που ακολουθούν. Δεν χρειάζεται εισαγωγή ή άλλο κείμενο. Τίτλος αυτό: "Πληροφορίες για το κοινό." Μην επισημάνετε το χαρτί των σημείων συζήτησης ως "εμπιστευτικό". Δεν προσπαθείτε να κρύψετε τίποτα, και οι πληροφορίες σχετικά με το χαρτί σημείων συζήτησης είναι για το κοινό.
Ξεκινήστε με τα γεγονότα: ποιος, τι, πού και πότε. Βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια ενός ατόμου που δεν γνωρίζει την επιχείρησή σας ή την οργάνωση, την ιστορία του ή τις πρόσφατες δραστηριότητές του. Το πρώτο σας σημείο θα πρέπει να αναφέρει απλώς τα γεγονότα της κατάστασης. Για παράδειγμα: "Την 1η Ιουλίου, η εταιρεία X θα μειώσει το 30% του οικιακού εργατικού της δυναμικού σε εργοστάσια στο Όρεγκον και στο Αϊντάχο". Αυτές οι βασικές πληροφορίες παρέχονται στα σημεία ομιλίας, έτσι ώστε όσοι παραδίδουν τις πληροφορίες να μην κάνουν τυχαία σφάλμα, προκαλώντας σύγχυση.
Οι επόμενες κουκίδες θα πρέπει να παρέχουν πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία ή τη δραστηριότητα. Εάν το χαρτί των σημείων συζήτησης ανταποκρίνεται σε ένα αρνητικό συμβάν, μοιραστείτε θετικές πληροφορίες, αλλά μην επιχειρήσετε να υποτιμήσετε τα αρνητικά. Τα μέσα ενημέρωσης και το κοινό θα θέλουν πληροφορίες σχετικά με τις λεπτομέρειες. Για παράδειγμα: "Ποια είναι η διαδικασία για την κοινοποίηση των εργαζομένων όταν θα τερματιστούν; Θα υπάρξει αποζημίωση αποχώρησης ή επανεκπαίδευση;" Προσπαθήστε να προβλέψετε αυτές τις ερωτήσεις και να έχετε έτοιμες τις απαντήσεις. Να θυμάστε ότι η διατύπωση που επιλέγετε για κάθε ένα από αυτά τα σημεία θα επαναχρησιμοποιηθεί από εκείνους που παραδίδουν τις ειδήσεις.
Τα τελικά σημεία του κουμπιού θα πρέπει να επικεντρωθούν στο ουσιαστικό μήνυμα που θέλετε να αφήσει ο ομιλητής σας. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα βασικό γεγονός, ένα σχέδιο ή ένα όραμα. Για παράδειγμα: «Είμαστε λυπημένοι από τα προβλήματα που γνωρίζουμε ότι οι οικογένειες θα αντιμετωπίσουν ως αποτέλεσμα αυτής της απόφασης, αλλά είναι ελπιδοφόρες με την οικονομική ανάκαμψη ότι πρόκειται για βραχυπρόθεσμες περικοπές». Μην περιμένετε, σε καμία περίπτωση, να συμπεριλάβετε στα σημεία που μιλάτε σημεία χαρτιού που δεν θέλετε να κάνει ο εκπρόσωπός σας. Τα σημεία ομιλίας δεν είναι ιδιωτικά έγγραφα και μπορούν να διαβαστούν από τα μέσα ενημέρωσης.
Αφού ολοκληρώσετε το χαρτί των σημείων συζήτησης, συναντήστε με τους εμπλεκόμενους και με ανώτερους ηγέτες στον οργανισμό σας για έλεγχο. Ενσωματώστε κάθε ανατροφοδότηση και αναπτύξτε μια λίστα διανομής που περιλαμβάνει εκείνους που πιθανόν θα κληθούν να μιλήσουν ή να μοιραστούν πληροφορίες με το κοινό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το εκτελεστικό ή τον ηγέτη που εμπλέκεται, έναν εκπρόσωπο, άλλους που εμπλέκονται στην επικοινωνία στον οργανισμό σας και το προσωπικό με ρόλους που εμπλέκουν το κοινό.
Συμβουλές
-
Να είστε ειλικρινείς και σαφείς. Κρατήστε τα σημεία σας σύντομα. Λιγότερα σημεία είναι καλύτερα. Τα ηχεία μπορούν να θυμούνται μόνο μερικά σημεία τη φορά.
Προειδοποίηση
Ποτέ μην βάζετε πληροφορίες στα σημεία ομιλίας που δεν θέλετε να δημοσιοποιηθούν. Μην υπερβείτε το θετικό.
