Ως διαχειριστής έργου, μόλις τελειώσει το σχέδιό σας, πρέπει να διασφαλίσετε ότι το αποτέλεσμα του έργου ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε ορισμένα τελικά έγγραφα και να κλείσετε το έργο. Τυπικές διαδικασίες περιλαμβάνουν τη λήψη εγκρίσεων, τη μεταβίβαση κυριότητας και την απελευθέρωση ενός προϊόντος στην παραγωγή. Συνήθως, υπογράφετε ένα έργο ως τελικό με τη διεξαγωγή δοκιμών για να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα έχει ολοκληρώσει τις εργασίες και ενημερώνει τις αναφορές κατάστασης για να υποδείξει την ολοκλήρωση.
Διεξάγετε δοκιμές αποδοχής. Οι άτυπες μέθοδοι αποδοχής περιλαμβάνουν την ολοκλήρωση μιας εγκατάστασης ή ενός συμβάντος. Οι τυπικές μέθοδοι αποδοχής περιλαμβάνουν τη δοκιμή των χρηστών σε σχέση με τα κριτήρια που καθορίστηκαν νωρίς στη φάση σχεδιασμού του έργου. Για παράδειγμα, τα προγράμματα ανάπτυξης εφαρμογών λογισμικού περιλαμβάνουν τυπικά δοκιμές λειτουργίας, συστήματος και χρηστών για να αποδείξουν ότι το προϊόν λειτουργεί όπως προβλέπεται. Εάν οι χρήστες διαπιστώσουν ότι το προϊόν δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες τους, απορρίπτουν το παραδοτέο και πρέπει να γίνουν αναθεωρήσεις πριν από την ολοκλήρωση του έργου.
Δημιουργήστε ένα έγγραφο υπογραφής. Αυτή η συμφωνία αποδοχής παραθέτει τα κριτήρια επιτυχίας του έργου. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου για να δοκιμάσετε ένα σύστημα αναφοράς που έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπει την καταγραφή του χρόνου που αφιερώνεται στην εθελοντική εργασία των εργαζομένων. Οι χρήστες πρέπει να επιβεβαιώσουν ότι μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια φόρμα βασισμένη στο intranet για να υποβάλουν και να αναθεωρήσουν μόνο τις ώρες τους σε επιλεγμένες δραστηριότητες. Οι διαχειριστές θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να ελέγχουν μόνο τις υποβολές υπαλλήλων υπό την εποπτεία τους. Η αίτηση θα πρέπει να στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τόσο στον διαχειριστή όσο και στον υπάλληλο για να τους κοινοποιήσει την υποβολή. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να ζητούν την προσθήκη επιπλέον δραστηριοτήτων στη φόρμα υποβολής.
Αποκτήστε την τελική έγκριση ολοκλήρωσης έργου από πελάτες, χορηγούς και ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτοί οι άνθρωποι μπορούν να υπογράψουν αντίγραφα σε χαρτί της συμφωνίας αποδοχής ή να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά πρότυπα ή φόρμες, όπως αυτές που παρέχονται από τον ιστότοπο του Microsoft Office. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε μια φόρμα InfoPath για να εμφανίσετε οπτικά την κατάσταση του έργου χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους που εμφανίζει και αποκρύπτει εικόνες με βάση την κατάσταση του έργου.
Συμβουλές
-
Αντί της διαδικασίας υπογραφής βάσει χαρτιού, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook, πατήστε τα πλήκτρα "CTRL / N" για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Από το μενού "Επιλογές", κάντε κλικ στο κουμπί "Χρήση κουμπιών ψηφοφορίας". Επιλέξτε την επιλογή "Εγκρίνετε και απορρίπτετε". Στο πεδίο "Θέμα:", πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή του έργου στον οποίο θέλετε να αποσυνδεθεί ο παραλήπτης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να εισάγετε επιπλέον κείμενο, γραφικά ή έγγραφα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή". Οι παραλήπτες σας λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την οδηγία για να "Ψηφίστε κάνοντας κλικ στην επιλογή Ψηφοφορία στην ομάδα απαντήσεων παραπάνω". Κάντε κλικ στο κουμπί "Παρακολούθηση" στο αρχικό σας μήνυμα, για να δείτε ποιος έχει εγκρίνει και ποιος απέρριψε.
