Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας επιχειρηματίας πρέπει να είναι σταθερός και να ζητήσει από έναν πελάτη ή άλλη επιχείρηση να παύσει και να παραιτηθεί από τις ενέργειές του. Για παράδειγμα, εάν μια γειτονική επιχείρηση επιχειρεί ενεργά να απομακρύνει τις δραστηριότητές σας από τη στόχευσή σας στους υπάρχοντες πελάτες σας με το βήμα πωλήσεών της καθώς εγκαταλείπουν το ίδρυμά σας, μπορείτε να γράψετε μια επιστολή ζητώντας να σταματήσει η επιχείρηση ή να προβείτε σε νομικές ενέργειες το. Μια επιστολή πρέπει να είναι σταθερή και σαφής για να είναι αποτελεσματική.
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία και παραλείψτε ένα κενό γραμμής. Πληκτρολογήστε το όνομα του διαχειριστή, το όνομα της επιχείρησης και τη διεύθυνση της επιχείρησης σε ξεχωριστές γραμμές. Περάστε άλλο χώρο γραμμής.
Δημιουργήστε το χαιρετισμό πληκτρολογώντας το όνομα του ατόμου, ακολουθούμενο από ένα τελεία. Μην πληκτρολογείτε "Αγαπητέ" πριν το όνομα, επειδή αυτό θα μαλακώσει τον σταθερό τόνο που χρειάζεται το γράμμα σας.
Πείτε στον παραλήπτη να σταματήσει αμέσως τις βλαβερές ενέργειες. Καταγράψτε τις ενέργειες, με τις σχετικές ημερομηνίες και ώρες, και να είστε συγκεκριμένοι για το τι θα θέλατε να σταματήσει ο παραλήπτης. Οι συγκεκριμένες λεπτομέρειες είναι σημαντικές σε περίπτωση που χρειαστεί να πάρετε αργότερα τον παραλήπτη στο δικαστήριο. θα έχετε αποδείξεις ότι είπατε στον παραλήπτη να σταματήσει τις δραστηριότητές του.Χρησιμοποιήστε μια σαφή γλωσσική γλώσσα και αποφύγετε την προσωπική επίθεση στον παραλήπτη.
Εξηγήστε τι θα κάνετε εάν ο παραλήπτης δεν σταματήσει τις ενέργειές του. Μην κάνετε απειλές που δεν είστε διατεθειμένοι να ακολουθήσετε. Για παράδειγμα, εάν δηλώσετε ότι θα πάρετε τον παραλήπτη στο δικαστήριο, να είστε έτοιμοι να το κάνετε.
Καταχωρίστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου σας ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εάν ο παραλήπτης επικοινωνήσει μαζί σας, αποθηκεύστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γράψτε τα στοιχεία της κλήσης. Διατηρήστε αυτές τις ανακοινώσεις ως αποδεικτικά στοιχεία σε περίπτωση που το θέμα παραπεμφθεί στο δικαστήριο.
Πληκτρολογήστε "Ειλικρινά" και παραλείψτε τρεις γραμμές. Εκτυπώστε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας σας και υπογράψτε το όνομά σας πάνω από το πληκτρολόγημά σας.
Στείλτε την επιστολή με επιβεβαίωση υπογραφής, ώστε να έχετε αποδείξεις ότι ο παραλήπτης έλαβε την επιστολή σας.
