Σε όλα σχεδόν τα πεδία, από την εκπαίδευση έως την επιχειρηματική διαχείριση και τη μη κερδοσκοπική διαχείριση, οι γραπτές προτάσεις αποτελούν συχνά απαίτηση για εργασία. Είτε προσπαθείτε να εξασφαλίσετε χρηματοδότηση για ένα νέο έργο, προσγειώσετε έναν νέο λογαριασμό είτε αλλάξετε μια διαδικασία ή διαδικασία, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων χρειάζονται μια σαφή εξήγηση για το γιατί η ιδέα σας είναι καλύτερη από άλλες. Η σύνταξη αποτελεσματικής πρότασης μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε τη χρηματοδότηση και την υποστήριξη που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε ένα έργο. μια κακώς γραπτή και υποβληθείσα πρόταση θα μπορούσε να οδηγήσει σε απόρριψη ακόμη και της πιο σταθερής ιδέας.
Πραγματοποιήστε διεξοδική έρευνα πριν ξεκινήσετε την πρότασή σας. Κατανοήστε ποιος είναι το κοινό σας και ποιες πληροφορίες αναζητούν. Εάν απαντάτε σε μια αίτηση για μια πρόταση, να είστε σαφής σχετικά με τις κατευθυντήριες γραμμές και τις προθεσμίες της πρότασης και να συλλέξετε τα συμπληρωματικά υλικά που πρέπει να υποβάλετε με την πρόταση.
Αναλύστε τη γλώσσα που χρησιμοποιείται από το κοινό προτάσεων και αναζητήστε λέξεις-κλειδιά και έννοιες που χρησιμοποιούν τακτικά στην επικοινωνία τους. Μάθετε να μιλάτε τη γλώσσα τους και ενσωματώστε την κατανόηση στην πρότασή σας.
Ξεκινήστε με μια επισκόπηση της πρότασής σας. Συγκεντρώστε αυτό που ζητάτε και γιατί. Εισάγετε τα βασικά σημεία της πρότασής σας χωρίς να κάνετε λεπτομέρειες. η σύνοψη θα πρέπει να είναι μόνο μερικές παραγράφους και όχι περισσότερο από μια σελίδα.
Αναφέρετε λεπτομερώς το πρόβλημα που προσπαθείτε να λύσετε με την πρότασή σας. Είτε ζητάτε χρήματα για την αγορά νέων προμηθειών ή εξοπλισμού, είτε ζητάτε να επιλέξετε να ολοκληρώσετε μια δουλειά, πρέπει να παράσχετε σαφείς αποδείξεις ότι κατανοείτε το ζήτημα και τι πρέπει να επιτευχθεί.
Εξηγήστε πώς η λύση σας θα λύσει αποτελεσματικά το πρόβλημα. Χρησιμοποιήστε σαφή και συνοπτική γλώσσα και υποστηρίξτε τους ισχυρισμούς σας με όσο το δυνατόν περισσότερα στοιχεία. Οι αναγνώστες της πρότασής σας μπορεί να είναι σκεπτικοί για τις ιδέες και τις λύσεις σας, οπότε είστε έτοιμοι να υποστηρίξετε τις αξιώσεις σας με συμπαγή γεγονότα.
Εξετάστε τις άλλες πιθανές εναλλακτικές λύσεις στην πρότασή σας και προετοιμαστείτε να απαντήσετε στις αντιρρήσεις. Παρόλο που δεν θα πρέπει να αναφερθώ σε άλλες λύσεις στην πρότασή σας, γράψτε προσεκτικά τη λύση σας, ώστε να είναι σαφές γιατί οι ιδέες σας είναι καλύτερες από άλλες.
Παρέχετε συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον προϋπολογισμό, τις προθεσμίες και την ομάδα εργασίας για την πρότασή σας, εάν υπάρχει. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε χρήματα για ένα έργο, πρέπει να είστε σε θέση να παρέχετε στους δυνητικούς χορηγούς μια ανάλυση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα δαπανηθούν τα χρήματα.
Παρουσιάστε την καλύτερη δουλειά σας. Προσεκτικά επεξεργαστείτε και διορθώστε την πρότασή σας. είναι καλύτερο να το δούμε από πολλούς άλλους, ώστε να μην χάσετε λάθη. Μορφοποιήστε την πρότασή σας ακολουθώντας τις οδηγίες του οργανισμού που αναζητά την πρόταση και κάντε την εμφάνισή σας όσο το δυνατόν πιο ελκυστική.
Προειδοποίηση
Εάν απαντάτε σε μια αίτηση για μια πρόταση, ακολουθήστε τις οδηγίες από την αρχή έκδοσης στην επιστολή. Η μη τήρηση των οδηγιών μπορεί να αποτελέσει λόγο άμεσης απαγόρευσης.
