Εάν είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης, είναι σημαντικό να διατηρείτε μια ενημερωμένη λίστα του αποθέματός σας. Τα στοιχεία αποθέματος θεωρούνται επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία και θα πρέπει να αναγράφονται ως τέτοια στα οικονομικά σας αρχεία. Χρειάζεστε επίσης αυτές τις πληροφορίες για να υπολογίσετε με ακρίβεια πόση ασφάλιση χρειάζεστε σε περίπτωση κλοπής, πυρκαγιάς, πλημμύρας ή άλλου συμβάντος που μπορεί να επηρεάσει το απόθεμά σας. Εάν συμβεί κάποιο περιστατικό, ο κατάλογός σας θα σας βοηθήσει όταν υποβάλετε μια ασφαλιστική απαίτηση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Λογισμικό
Αποφασίστε τι τύπο λογισμικού υπολογιστή θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την καταγραφή και ενημέρωση του αποθέματός σας. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ένα υπολογιστικό φύλλο Excel για να απαριθμήσουν τα στοιχεία των αποθεμάτων τους.
Καταχωρίστε πληροφορίες, όπως περιγραφή κάθε στοιχείου. ποσότητες αντικειμένων · σειριακούς αριθμούς στον εξοπλισμό. το όνομα του κατασκευαστή · τιμή αγοράς; και την ημερομηνία αγοράς. Κάθε είδος επιχείρησης θα έχει διαφορετικά πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν. Ένα δικηγορικό γραφείο μπορεί να διαθέτει μόνο εξοπλισμό γραφείου. μια κατασκευαστική εταιρεία θα μπορούσε να έχει μπουλντόζες ταύρων, φορτηγά, ρυμουλκούμενα και εργαλεία. ένα παντοπωλείο θα μπορούσε να έχει ταμειακές μηχανές, ράφια, ψυγεία, καταψύκτες και τα προϊόντα διατροφής που πωλούν. Ένα μεγάλο κατάστημα ή εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να αποθέματα αντικείμενα σε καθημερινή βάση? ένα μικρό γραφείο μπορεί να χρειαστεί να εξοπλίσει μόνο μία φορά το χρόνο. Δεν χρειάζεται να απογραφούν τα πάντα. Τα αναλώσιμα γραφείου, όπως το χαρτί, οι στυλό και οι συνδετήρες, δεν χρειάζεται να απογραφούν (εκτός εάν διαθέτετε κατάστημα εφοδιασμού γραφείου). Κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να κάνετε απογραφή οτιδήποτε θα συμπεριλάβατε σε μια έκθεση ασφάλισης.
Συμπεριλάβετε σαρωμένα αντίγραφα αποδείξεων από την αρχική σας αγορά στα αρχεία του υπολογιστή σας.
Συμπεριλάβετε σαρωμένα ή ψηφιακά αντίγραφα φωτογραφιών του αποθέματός σας στα αρχεία του υπολογιστή σας. Για παράδειγμα, τραβήξτε φωτογραφίες από υπολογιστές, φωτοαντιγραφικά, αυτοκίνητα, φορτηγά, κοσμήματα (εάν διαθέτετε κατάστημα κοσμημάτων), μηχανήματα κ.λπ.
Αποθηκεύστε τις εγγραφές του υπολογιστή σας σε μια ασφαλή τοποθεσία, όπου απαιτείται κωδικός πρόσβασης για πρόσβαση. Παρέχετε μόνο τον κωδικό πρόσβασης σε όσους εμπιστεύεστε αυτές τις πληροφορίες.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει πολλά αντίγραφα του αποθέματός σας σε μια ασφαλή τοποθεσία. Παρέχετε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο του αποθέματός σας στον δικηγόρο, λογιστή και ασφαλιστικό σας πράκτορα.
Σκεφθείτε να αποκτήσετε ένα χρηματοκιβώτιο στην τράπεζά σας, όπου μπορείτε να φυλάξετε έντυπα και ηλεκτρονικά αντίγραφα του αποθέματός σας.
