Η δημιουργία μιας κατάστασης απογραφής των αντικειμένων σε ένα γραφείο μπορεί να είναι σημαντική σε περίπτωση κλοπής, πυρκαγιάς ή φυσικής καταστροφής. Χωρίς μια λίστα, θα πρέπει να βασιστείτε στη μνήμη σας για να υπολογίσετε τα περιεχόμενα ενός γραφείου. Ένα αντίγραφο της λίστας θα πρέπει να αποθηκεύεται εκτός του χώρου και να ενημερώνεται ότι τα έπιπλα γραφείου και ο εξοπλισμός αγοράζονται ή αφαιρούνται. Προαιρετικά, μπορείτε να συμπληρώσετε μια λίστα απογραφής με σχέδια ή φωτογραφίες που δείχνουν τη θέση των βασικών αντικειμένων σε κάθε δωμάτιο.
Έπιπλα και αξεσουάρ
Μια λίστα με έπιπλα γραφείου και αξεσουάρ δωματίων περιλαμβάνει γραφεία, καρέκλες, λάμπες, δοχεία απορριμμάτων, ντουλάπια αρχείων και ακόμη και επεξεργασίες παραθύρων. Τα διακοσμητικά αντικείμενα δεν πρέπει να παραβλέπονται, όπως εικόνες ή πίνακες ζωγραφικής, αντικείμενα κρεμαστά, φυτά, διακοσμητικά ειδώλια και καθρέφτες. Ελέγξτε τα ράφια που αποτελούν μια βιβλιοθήκη γραφείων. Ορισμένα βιβλία αναφοράς μπορεί να είναι σχετικά ακριβό και πρέπει να σημειωθεί η αξία τους.
Συστήματα Υπολογιστών
Η καρδιά των περισσότερων γραφείων σήμερα είναι ένα ή περισσότερα συστήματα υπολογιστών. Τα συστήματα αποτελούνται από την κύρια θήκη υπολογιστή (CPU), τις οθόνες, τους εκτυπωτές, τους σαρωτές, τα ηχεία, τα πληκτρολόγια, τα ποντίκια και όλα τα σχετικά καλώδια σύνδεσης. Καταγράψτε τους φορητούς υπολογιστές. Τα πρόσθετα στοιχεία περιλαμβάνουν ανεφοδιασμό εφεδρικών μπαταριών και συστήματα προβολής βίντεο. Ένα αποθετήριο γραφείου που περιλαμβάνει επίσης την τιμή αγοράς και την ημερομηνία αγοράς κάθε αντικειμένου, είτε επίπλων είτε υπολογιστών, επιτρέπει τη χρήση της λίστας για τον καθορισμό της ποσότητας κάλυψης που απαιτείται για την ασφάλιση του περιεχομένου του γραφείου. Η καταγραφή της τιμής αγοράς και της ημερομηνίας είναι επίσης χρήσιμη κατά τη συμπλήρωση των δηλώσεων φόρου εισοδήματος, καθώς οι υπολογιστές και άλλος εξοπλισμός γραφείου μπορούν να αποσβένονται για αρκετά χρόνια και η τιμή και η ημερομηνία αγοράς τους είναι απαραίτητες για αυτόν τον υπολογισμό. Συμπεριλάβετε επίσης λογισμικό υπολογιστή στη λίστα.
Εξοπλισμός Επικοινωνιών
Τα γραφεία χρησιμοποιούν συνήθως ηλεκτρονικό εξοπλισμό για επικοινωνίες, εκτός από ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω υπολογιστή. Ο κατάλογος απογραφής γραφείου πρέπει να περιλαμβάνει συσκευές αντιγραφής και φαξ, τηλέφωνα, συσκευές υπαγόρευσης και ενδοσυνεννόηση. Τα ευρυζωνικά μόντεμ και δρομολογητές χρησιμοποιούνται για τη σύνδεση υπολογιστών και VoIP (Voice over Internet Protocol) στις υπηρεσίες επικοινωνίας. Έχοντας μια λίστα που περιλαμβάνει σειριακούς αριθμούς όλων των ηλεκτρονικών και υπολογιστικών συσκευών θα είναι πολύτιμη σε περίπτωση κλοπής.
Προμήθειες
Τα "προμήθειες" του γραφείου θεωρούνται ως αντικείμενα που χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια της επιχείρησης και πρέπει να επαναπληρώνονται περιοδικά. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται τα χαρτιά για αντιγραφικά μηχανήματα και εκτυπωτές, σημειωματάρια και χαρτί για notebook, επιρρραγόμενα μαξιλάρια, ημερολόγια και ημερολόγια, μελάνια και τόνερ για εκτυπωτές και συσκευές φαξ, στυλό και μολύβια, σημειωτές, συνδετήρες, σάκοι απορριμμάτων, φακέλους κ.λπ. Μια βόλτα μέσα από ένα κατάστημα εφοδιασμού γραφείων ή μια γρήγορη ματιά στο ντουλάπι προμήθειάς σας θα σας υπενθυμίζει οποιαδήποτε πρόσθετα είδη τύπου προμήθειας. Τα προγράμματα λογισμικού είναι διαθέσιμα για να βοηθήσουν στη διαχείριση και την παρακολούθηση απογραφής γραφείου και μπορούν να δώσουν ειδοποιήσεις όταν τα αναλώσιμα τροφοδοτούνται χαμηλά και πρέπει να αναδιαρθρωθούν.
