Υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά για την αποτελεσματική γραφή επιχειρηματικών εκθέσεων. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές θα πρέπει να περιγράφουν εκ των προτέρων τις εκθέσεις τους, ώστε να περιλαμβάνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Επιπλέον, οι διαχειριστές πρέπει να εξηγήσουν ειδικούς όρους ή λέξεις που βρίσκονται εκτός της βασικής βάσης γνώσεων του αναγνώστη. Ωστόσο, πέντε βασικά χαρακτηριστικά τείνουν να υπογραμμίζουν τις πιο αποτελεσματικές επιχειρηματικές εκθέσεις.
Πληρότητα
Οι εκθέσεις πρέπει να είναι πλήρεις σε ό, τι προσπαθούν να μεταδώσουν. Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε την πλήρη σύνταξη αναφορών είναι να βεβαιωθείτε ότι καλύπτετε όλους τους στόχους σας. Για παράδειγμα, οι στόχοι μιας έκθεσης έρευνας μάρκετινγκ μπορεί να είναι να προσδιοριστούν τα επίπεδα ικανοποίησης των πελατών με τα προϊόντα, τις τιμές και την εξυπηρέτηση των πελατών. Επιπλέον, ο στόχος σας μπορεί να περιλαμβάνει να μάθετε γιατί ορισμένοι πελάτες έχουν σταματήσει να αγοράζουν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας. Η δομή μιας τυπικής επιχειρηματικής έκθεσης περιλαμβάνει μια εισαγωγή, ένα σώμα και ένα συμπέρασμα. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε μια εκτενή σύνοψη για διευθυντές ή συναδέλφους που έχουν μόνο χρόνο να σαρώσουν τα αποτελέσματα της αναφοράς σας. Χρησιμοποιήστε τα σημεία των κουκκίδων στη συνοπτική παρουσίασή σας και επισημάνετε μόνο τα πιο σημαντικά σημεία ή τα ευρήματα.
Ακρίβεια
Οι αναφορές σας πρέπει να είναι πάντα ακριβείς όταν δηλώνετε γεγονότα ή αριθμητικά στοιχεία. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές μάρκετινγκ μπορεί να θέλουν να διαχέουν οικονομικές πληροφορίες στις αναφορές τους. Ο οικονομικός διευθυντής μπορεί να παρέχει στον διευθυντή της έρευνας μάρκετινγκ τριμηνιαίες πωλήσεις και κέρδη για δύο διαφορετικά έτη. Εναπόκειται στον διευθυντή της έρευνας μάρκετινγκ να αναφέρει με ακρίβεια αυτές τις πωλήσεις και τα κέρδη, όταν τις συμπεριλαμβάνει σε μια έκθεση. Ομοίως, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε αντίγραφα ορισμένων από τις δηλώσεις σας με αναφορές. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει πλήρως τις δηλώσεις ενός άλλου συγγραφέα πριν κάνετε οποιεσδήποτε αναφορές σε αυτά.
Χρησιμοποιώντας απλή γλώσσα
Το μήνυμα στην αναφορά σας πρέπει να είναι απλό, σύμφωνα με την ιστοσελίδα Επιχειρηματίας. Θα πρέπει να γράψετε τις αναφορές σας σαν να απευθυνθείτε σε κάποιον με ανώτερη εκπαίδευση. Χρησιμοποιήστε απλές λέξεις και εξηγήσεις για αφηρημένες ιδέες ή θέματα. Ο διαχειριστής πρέπει επίσης να αποφεύγει να χρησιμοποιεί τεχνικούς όρους όταν απευθύνεται σε μέλη του κοινού εκτός του τομέα του. Για παράδειγμα, τα επαγγέλματα της έρευνας μάρκετινγκ πρέπει να χρησιμοποιούν λέξεις όπως "πολλαπλή επιλογή" και "συμπληρώστε το κενό" αντί των όρων έρευνας "ανοικτού τύπου" και "κλειστού τύπου" αντίστοιχα. Επίσης, κρατήστε τις φράσεις σύντομες και μέχρι το σημείο.
Σωστή ορθογραφία, στίξη και ένταση ρήματος
Δεν υπάρχει απλώς δικαιολογία για την εξαγωγή αναφορών με ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Πάντα να εκτελείτε τις αναφορές σας μέσω του ορθογραφικού ελέγχου στον υπολογιστή σας. Ζητήστε από κάποιον άλλο να σας διορθώσει την αναφορά σας για τυχόν γραμματικά λάθη ή τη χρήση λανθασμένων ρήξεων ρήματος. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει κόμματα, περιόδους, ερωτηματικά και θαυμαστικά στα σωστά σημεία όλων των αναφορών.
Χρησιμοποιήστε μια ενεργή φωνή
Η ενεργή φωνή σάς επιτρέπει να γράφετε με εξουσιοδότηση στις αναφορές σας, σε αντίθεση με την παθητική φωνή. Χρησιμοποιήστε λέξεις ή φράσεις όπως εκτέλεση, διαχείριση και έρευνα αντί των παθητικών ομολόγων τους: εκτέλεση, διαχείριση και επισκόπηση. Χρησιμοποιήστε λέξεις που τελειώνουν στο "ed", καθώς αντιπροσωπεύουν μια πιο ενεργή φωνή.
