Η μετακίνηση ενός ολόκληρου γραφείου απαιτεί πολλούς ανθρώπους, αυστηρές προθεσμίες και πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις. Χρησιμοποιώντας εργαλεία διαχείρισης έργου, όπως το χάρτες έργων, μπορείτε να εξισορροπήσετε τις προσδοκίες των συμμετόχων του έργου σας και τις ικανότητες της ομάδας του έργου σας: καθορίζοντας έγκαιρα την εμβέλειά σας, μπορείτε να διατηρήσετε την ακεραιότητα του έργου σας και να θέσετε εύλογους και εφικτούς στόχους. Ενώ τα περισσότερα πρότυπα charter σχεδιάζονται για έργα κατασκευής ή λογισμικού, χρειάζονται μόνο λίγες προσαρμογές για να λειτουργήσουν για την μετεγκατάστασή σας.
Εξηγήστε την επιχειρηματική σας υπόθεση. Να συμπεριληφθούν οι λόγοι για τη μετακίνηση, για παράδειγμα: ρυθμιστικοί, οικονομικοί ή αναπτυξιακοί περιορισμοί. Ονομάστε τον ανάδοχο του έργου και τον υπεύθυνο έργου. Επιπλέον, εισάγετε το έγγραφο και τη δομή του.
Ορίστε το πεδίο εφαρμογής του έργου. Αυτό είναι το πιο σημαντικό τμήμα του χάρτη σας: να είστε πολύ συγκεκριμένοι. Αναφέρετε αν η ομάδα σας είναι υπεύθυνη για την ανάθεση νέων χώρων γραφείων για τους ανθρώπους, την επανασύνδεση του δικτύου επικοινωνίας, την κατάρτιση σχεδίων διαχείρισης εγκαταστάσεων ή τη μετακίνηση επίπλων.
Καταγράψτε τα ενδιαφερόμενα μέρη, τα μέλη της ομάδας και τις ευθύνες. Τα ενδιαφερόμενα μέρη ενδιαφέρονται για το εάν το έργο είναι επιτυχημένο ή όχι, αλλά ενδέχεται να μην εκτελεί καθήκοντα έργου. Συμπεριλάβετε εσωτερικά και εξωτερικά μέλη της ομάδας, όπως κάθε κινούμενη εταιρεία ή προσωπικό κοινής ωφέλειας, που θα χρειαστούν για να ολοκληρώσουν την κίνηση. Καθορίστε ποιες ομάδες είναι υπεύθυνες για κάθε στοιχείο που περιλαμβάνεται στην ενότητα πεδίο εφαρμογής.
Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα υψηλού επιπέδου για τα παραδοτέα του έργου σας. Το χρονοδιάγραμμα του έργου σας θα καθορίσει συγκεκριμένες ημερομηνίες, αλλά θα χρησιμοποιήσει αυτόν τον χώρο για να δώσει στους ενδιαφερόμενους μια γενική ιδέα για το τι να περιμένουν. Θα υπογράψουν τις εκτιμήσεις σας, ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο ρεαλιστικές.
Συνοψίστε τους κινδύνους και τις εξαρτήσεις του έργου. Ένα μεγάλο έργο θα έχει ξεχωριστό έγγραφο διαχείρισης κινδύνου, ωστόσο θα πρέπει να επισημάνετε όλους τους γνωστούς παράγοντες που θα μπορούσαν να καθυστερήσουν ή να εκτροχιάσουν την κίνηση. Αυτά τα ζητήματα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν αποτυχημένες επιθεωρήσεις, ζημιές σε περιουσιακά στοιχεία κατά τη διαδρομή ή τεχνικούς δικτύου με καθυστέρηση, για παράδειγμα.
Πάρτε υπογραφή στο έργο σας. Ο χάρτης σας θα πρέπει να ολοκληρωθεί με μια λίστα με τα πρόσθετα έγγραφα που θα δημιουργηθούν στο πλαίσιο του σχεδιασμού του έργου σας. Αφήστε χώρο για όλους τους ενδιαφερόμενους που ορίζονται στο Βήμα 3 για να υπογράψετε επίσημα το έργο σας.
Συμβουλές
-
Επαναπροσδιορίστε την παραδοσιακή ενότητα "δοκιμές" σε ένα σχέδιο προγράμματος λογισμικού για να εκτελέσετε μια δοκιμή διασφάλισης ποιότητας στο νέο χώρο, για παράδειγμα: λειτουργεί το σύστημα ασφαλείας, όλες οι επεκτάσεις τηλεφώνου δρομολογούνται σωστά, μεταξύ άλλων παραγόντων. Να έχετε υπόψη τα μέλη της εξωτερικής ομάδας κατά τη δημιουργία εξαρτήσεων έργου. Για παράδειγμα, τα γραφεία δεν μπορούν να μετακινηθούν μέχρι να εγκατασταθεί το νέο χαλί.
