Ενώ η ψηφιακή εποχή δημιουργεί λιγότερα χαρτιά, η ζήτηση ηλεκτρονικής αποθήκευσης αυξάνεται. Οι κατευθυντήριες οδηγίες που καθορίζονται από την ομάδα διαχείρισης πληροφοριών ενός οργανισμού για τη δημιουργία, την πρόσβαση, την αποθήκευση και την καταστροφή των αρχείων υπαγορεύουν τους όρους του κύκλου ζωής των ηλεκτρονικών εγγραφών. Ο κύκλος ζωής των ηλεκτρονικών αρχείων περιλαμβάνει τη δημιουργία, τη χρήση, την αποθήκευση και τη διάθεση για τις περισσότερες επιχειρήσεις και κυβερνητικές οντότητες. Ορισμένες οργανώσεις αρχειοθετούν ορισμένα αρχεία που θεωρούνται ανεκτίμητα, ως η τελευταία φάση του κύκλου ζωής, όταν αυτά δεν καταστρέφονται.
Δημιουργία
Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για κάθε ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης είναι η τεκμηρίωση της δημιουργίας νέων αρχείων με λογικό και συνεπή τρόπο για μελλοντική χρήση, ανάκτηση και αποθήκευση. Αυτό που αποτελεί ρεκόρ καθορίζεται από το εγχειρίδιο πολιτικής του οργανισμού το οποίο είναι γραμμένο με ομοσπονδιακά και κρατικά καταστατικά. Αν εντοπιστεί σωστά στην αρχή του κύκλου ζωής, ένα αρχείο είναι εύκολα προσβάσιμο μέχρι να λήξει η χρησιμότητα του ρεκόρ και να καταστραφεί. Ανάλογα με την οργάνωση, ορισμένες εγγραφές δημιουργούνται αυτόματα από το σύστημα όταν εισάγονται ορισμένα δεδομένα στον υπολογιστή. Άλλα συστήματα απαιτούν από ένα άτομο να δημιουργήσει μια εγγραφή με το χέρι.
Χρήση
Μόλις δημιουργηθεί η εγγραφή ηλεκτρονικά, κανονικά διανέμεται και χρησιμοποιείται ως πληροφοριακό εργαλείο για επιχειρηματικούς ή κυβερνητικούς σκοπούς. Για το λόγο αυτό, τα αρχεία αποθηκεύονται σε αποθήκη για εύκολη πρόσβαση. Ενώ είναι ενεργή, τα περισσότερα αρχεία αποθηκεύονται, αλλά έχουν πρόσβαση σε μια βάση δεδομένων με στοιχεία ταυτοποίησης που επισημαίνουν την εγγραφή.
Αποθήκευση και συντήρηση
Αφού χρησιμοποιηθεί ένα αρχείο και δεν χρειάζεται πλέον τακτικά, η εγγραφή αποθηκεύεται συχνά ως ανενεργή. Τα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται για πρόσβαση πριν καταστραφούν σύμφωνα με τους κανόνες που ορίζονται ως πολιτική οργάνωσης. Μέρος του λόγου για μια τέτοια έμφαση στην κατάλληλη αποθήκευση σχετίζεται με θέματα ιδιωτικότητας. Η συνετή οργανωτική πολιτική αντιμετωπίζει την ασφάλεια ως σημαντικό μέρος της υπεύθυνης συντήρησης αρχείων.
Διάθεση
Τα αρχεία πρέπει να είναι προσβάσιμα για συγκεκριμένο αριθμό ετών για να συμμορφώνονται με τους ομοσπονδιακούς και τους κρατικούς νόμους. Η μεγαλύτερη οργανωτική πολιτική σχετικά με τη διατήρηση και τη διάθεση αρχείων χρησιμοποιεί τα ομοσπονδιακά και κρατικά καταστατικά ως ελάχιστες απαιτήσεις για τη διατήρηση αρχείων. Οι επιχειρήσεις τηρούν αρχεία για σκοπούς διαφορών, σε περίπτωση που αναγκάζονται να υπερασπιστούν ορισμένες επιχειρηματικές ενέργειες που έχουν γίνει στο παρελθόν. Ο τρόπος διάθεσης των αρχείων είναι κρίσιμης σημασίας. Δεδομένου ότι τα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν να αποκατασταθούν σε χέρια ειδικών, είναι σημαντικό να διαγραφούν τα ηλεκτρονικά αρχεία χωρίς να υπάρχει τρόπος ανάκτησης των πληροφοριών.
