Κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, οι εργαζόμενοι ακολουθούν αρκετές διαδικασίες για να επιτύχουν τους στόχους τους. Αυτοί οι στόχοι ποικίλλουν ανάλογα με τη θέση και περιλαμβάνουν καθήκοντα όπως εγγραφές ημερολογίων, απαντήσεις σε ερωτήσεις πελατών ή αντιμετώπιση προβλημάτων υπολογιστή. Κάθε τμήμα εργάζεται προς διαφορετικούς στόχους και χρησιμοποιεί διαφορετικές διαδικασίες για να επιτύχει αυτούς τους στόχους. Ορισμένες εταιρείες δεν έχουν το χρόνο να αναλύσουν προσεκτικά τις επιχειρηματικές διαδικασίες που χρησιμοποιούν. Ωστόσο, η γραφή των διαδικασιών της επιχείρησης προσφέρει πολλά οφέλη σε μια εταιρεία. Όταν μια επιχείρηση εγγράφει τις επιχειρηματικές της διαδικασίες, δημιουργεί λεπτομερή βήματα με τα οποία μπορεί να καθοδηγήσει τους υπαλλήλους και να εκπαιδεύσει νέους υπαλλήλους.
Γράψτε τον στόχο της επιχειρηματικής διαδικασίας. Αυτή η δήλωση παραθέτει τον λόγο και τη σημασία της παρακολούθησης της περιγραφόμενης διαδικασίας. Όταν αναπτύσσετε τον στόχο σας, σκεφτείτε γιατί οι εργαζόμενοι πρέπει να ακολουθήσουν τη διαδικασία και να ζητήσουν από τη διοίκηση ποιο θα είναι το αποτέλεσμα της παρακολούθησης της διαδικασίας. ο στόχος σας πρέπει να μεταφέρει αυτές τις αντιλήψεις.
Προσδιορίστε κάθε βήμα που συμβαίνει σε όλη τη διαδικασία και γράψτε κάθε βήμα ως μία μόνο πρόταση.
Ελέγξτε κάθε βήμα για να διαπιστώσετε εάν προσθέτει την ολοκλήρωση της διαδικασίας ή χρησιμοποιεί πόρους χωρίς προσθήκη αξίας. Εξαλείψτε τα βήματα που δεν συμβάλλουν στο στόχο.
Προσδιορίστε και απαριθμήστε τις εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε βήματος. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του βήματος και τον τρόπο απόκτησης αυτών των πόρων. Γράψτε κάθε λεπτομέρεια με τη σειρά που πρέπει να εκτελεστεί.
Σχεδιάστε ένα διάγραμμα ροής. Μερικοί υπάλληλοι μάθουν περισσότερα βλέποντας ένα οπτικό διάγραμμα της διαδικασίας από τα βήματα ανάγνωσης. Συμπεριλάβετε κάθε βήμα και λεπτομέρειες που έχουν γραφτεί στη διαδικασία στο διάγραμμα ροής.
Ελέγξτε τη συνολική διαδικασία για να εντοπίσετε τυχόν χαμένα βήματα. Αφού δημιουργήσετε μια προκαταρκτική επιχειρηματική διαδικασία, διαβάστε το έγγραφο από την αρχή. Πρακτική κάθε βήμα τόσο οπτικά όσο και φυσικά για να διασφαλιστεί ότι θα συμπεριληφθούν όλα τα απαραίτητα βήματα. Αφού ολοκληρώσετε την ολοκλήρωση της επιχειρηματικής διαδικασίας, εκτυπώστε ένα τελικό αντίγραφο του εγγράφου.
Συμβουλές
-
Ας υποθέσουμε ότι ο εργαζόμενος που διαβάζει την επιχειρηματική διαδικασία δεν έχει προηγούμενη γνώση της εταιρείας ή των πόρων της και περιλαμβάνει μέτρα που φαίνονται προφανή στον έμπειρο εργαζόμενο επειδή τα μέτρα αυτά μπορεί να μην είναι προφανή στον άπειρο εργαζόμενο.
Δημιουργήστε το έγγραφο επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιώντας λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε ευκολότερες αλλαγές καθώς εξελίσσεται η επιχειρηματική διαδικασία.
