Η τεκμηρίωση των εσωτερικών ελέγχων και διαδικασιών μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση. Οι σύνθετες διαδικασίες παρουσιάζονται σε ένα κατανοητό στυλ και αυτό δεν είναι απλό έργο. Πρέπει να έχετε άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, προφορικά και γραπτώς, για να κάνετε καλή δουλειά. Τα βήματα για τη δημιουργία καλής τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν τη συνέντευξη των εργαζομένων, την παρατήρηση, την αξιολόγηση και την οργάνωση. Μια σημαντική πτυχή της δημιουργίας τεκμηρίωσης είναι να επιτρέπονται τροποποιήσεις αργότερα. Οι διαδικασίες αλλάζουν και, κατά συνέπεια, τα έγγραφα πρέπει επίσης να αλλάξουν.
Συνέντευξη υπάλληλοι. Αυτό είναι το πρώτο βήμα σε αυτή τη διαδικασία. Μην κάνετε υποθέσεις και κάνετε ερωτήσεις για να ελέγξετε διπλά την κατανόησή σας. Ζητήστε από τους υπαλλήλους να σας δείξουν τι μιλάνε. Αν κάποιος πρέπει να εγκρίνει ένα χαρτί, ζητήστε να δείτε αυτό το χαρτί. Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν μια συσκευή εγγραφής ταινιών και στη συνέχεια να μεταγράψουν τις πληροφορίες. Αυτό μπορεί να είναι μια καλή ιδέα αν κάποιος μιλά και παρουσιάζει τη διαδικασία ταυτόχρονα με πολλές λεπτομέρειες. Το "Show and tell" είναι ο τρόπος να πάτε.
Παρατηρήστε το περιβάλλον σας. Εάν η διαδικασία πρόκειται να επισυνάψετε τιμολόγια για να ελέγξετε τα αιτήματα, για παράδειγμα, σημειώστε αν αυτό γίνεται στην πραγματικότητα. Πολλές φορές οι άνθρωποι σας λένε τον σωστό τρόπο να κάνετε μια συγκεκριμένη διαδικασία, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι ο τρόπος με τον οποίο γίνεται αυτό. Δεδομένου ότι τεκμηριώνετε την πραγματικότητα, η παρακολούθηση της διαδικασίας μπορεί να είναι πολύτιμη για την προσθήκη καλών πληροφοριών που δεν είναι προφανείς κατά τη διάρκεια της συνέντευξης. Κοιτάξτε μέσα σε ντουλάπια γεμίσματος και σημειώστε τι χαρτιά έχουν άνθρωποι στα γραφεία τους.
Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα μιας διαδικασίας κατά την τεκμηρίωσή της. Εάν βλέπετε διαδικασίες που δεν εργάζονται ή εκτελούνται δύο φορές, σημειώστε το. Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να προσθέσετε αξία στις διαδικασίες τεκμηρίωσης εργασίας σας. Όταν αξιολογείτε μια διαδικασία, την εξετάζετε αντικειμενικά και μπορείτε να κάνετε προτάσεις για βελτιώσεις. Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε το πρωτόκολλο κατά την υποβολή συστάσεων Θυμηθείτε: εάν οι διαδικασίες αλλάξουν λόγω των συστάσεων σας, θα χρειαστεί να τεκμηριώσετε τις βελτιωμένες διαδικασίες - όχι μόνο την παλιά.
Τεκμηρίωση αρχείων σε συνδετικά και online σε φακέλους. Η ύπαρξη προτύπων για την τυποποίηση της τεκμηρίωσης βοηθά στη διατήρηση της ευκολίας της ανάγνωσης. Κάθε συνδετικός ή φάκελος πρέπει να έχει ένα ευρετήριο με πληροφορίες για μια περιοχή. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν σύνδεσμο σχετικά με την πληρωμή λογαριασμών όπου θα μπορούσατε να υποβάλετε αφηγήσεις και flowcharts που τεκμηριώνουν τη διαδικασία. Μπορεί να έχετε άλλο συνδετικό στοιχείο για τη Μισθοδοσία και ένα άλλο για τα Εισπρακτέα Λογαριασμών. Ο διαχωρισμός της τεκμηρίωσης σχετικά με τις διαδικασίες μπορεί να βοηθήσει τους χρήστες να βρουν πληροφορίες. Έχετε την ίδια οργάνωση σε όλα τα συνδετικά στοιχεία όσον αφορά τη σειρά τεκμηρίωσης, τον πίνακα περιεχομένων μπροστά κλπ. Αυτό είναι πολύ σημαντικό όταν πρέπει να γίνουν αλλαγές και ένα συγκεκριμένο στοιχείο πρέπει να βρεθεί γρήγορα.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε το Word ή άλλο πρόγραμμα για να δημιουργήσετε την τεκμηρίωσή σας.
Εξετάστε λογισμικό τεκμηρίωσης ειδικά για τον κλάδο σας, το οποίο μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο γραπτώς και να οργανώσει. Σκεφτείτε να κάνετε αμφότερες τις αφηγήσεις και τα διαγράμματα ροής για να βελτιώσετε τη σαφήνεια Αποφύγετε τη χρήση ορολογίας ή αρχικών
Άλλες θεωρήσεις περιλαμβάνουν: Σύνταξη σύντομων προτάσεων και αποφυγή παθητικής φωνής. να μην το εμπλουτίζετε ή να υποδηλώνετε κρίσεις. Για παράδειγμα, μην γράφετε για τον ωραίο ρεσεψιονίστ. Γράψτε για τον ρεσεψιονίστ. Μην χρησιμοποιείτε πραγματικά ονόματα ανθρώπων - χρησιμοποιείτε πάντοτε ονόματα θέσεων και τα διατηρείτε συνεπή σε όλη την τεκμηρίωση. να έχετε διαχειριστή ή επιβλέποντα να διαβάσετε την τεκμηρίωσή σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό. και να έχετε επίγνωση των εμπιστευτικών πληροφοριών στην τεκμηρίωση. Να μην εμφανίζονται παραδείγματα υπογραφών ελέγχου ή να εμφανίζονται εμπιστευτικές πληροφορίες μισθοδοσίας.
Προειδοποίηση
Να είστε ενήμεροι για τους χρήστες της τεκμηρίωσής σας. Μπορούν να περιλαμβάνουν όχι μόνο εσωτερικούς ανθρώπους, αλλά και ελεγκτές και άλλους ενδιαφερόμενους. Αυτό είναι πολύ ορατό. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι η εργασία σας δεν έχει ενοχλητικά γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη.
