Η επικοινωνία με το γραφείο μπορεί να βασίζεται κυρίως στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και στην ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, αλλά σχεδόν κάθε γραφείο εξακολουθεί να δέχεται και να επεξεργάζεται τεράστια χαρτιά. Πράγματι, σύμφωνα με την Υπηρεσία Περιβαλλοντικής Προστασίας των ΗΠΑ, ο μέσος εργαζόμενος γραφείου διαχειρίζεται περίπου 10.000 φύλλα χαρτιού κάθε χρόνο ή κατά μέσο όρο περίπου δύο κιλά χαρτιού και χαρτονιού κάθε μέρα. Οι καλύτερες διαδικασίες διαχείρισης ταχυδρομείου γραφείου μπορούν να προχωρήσουν σε μεγάλο βαθμό στην εξασφάλιση ομαλής ροής εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας.
Ορίστε κατάλληλο προσωπικό
Ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από το να ορίσουν ένα άτομο για να χειριστούν όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα για να εξασφαλίσουν ότι τίποτα δεν θα χαθεί ή θα οδηγηθεί εσφαλμένα στο δρόμο προς τον προορισμό του. Όσο μεγαλύτερη είναι η οργάνωση, τόσο περισσότερα μέλη του προσωπικού θα πρέπει να ανατίθενται για να λαμβάνουν, να συγκεντρώνουν, να διανέμουν και να συλλέγουν όλα τα εταιρικά μηνύματα και τα πακέτα. Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να γίνεται πιο δημοφιλής επιλογή για την επικοινωνία και τη διανομή επίσημων εγγράφων, ο χειρισμός του ταχυδρομείου σε χαρτί μπορεί να αποτελεί μόνο μέρος της περιγραφής της εργασίας του υπαλλήλου, ανάλογα με τον όγκο των μηνυμάτων που περνούν από τα συνηθισμένα κανάλια εταιρικής επικοινωνίας. Για τις εμπορικές παραδόσεις (π.χ. UPS, FedEx, DHL), ο ρεσεψιονίστ είναι γενικά το καλύτερο άτομο που λαμβάνει και υπογράφει εισερχόμενα πακέτα εξαιτίας της προνομιακής θέσης της. Συνήθως δεν είναι καλή ιδέα να παραδοθούν όλα τα άλλα καθήκοντα διαχείρισης ταχυδρομείου στον ρεσεψιονίστ, επειδή αυτή η ευθύνη θα απαιτούσε συχνά να αφήνει το γραφείο της χωρίς επιτήρηση για μεγάλες χρονικές περιόδους.
Δημιουργία γραφημάτων ροής κατανομής αλληλογραφίας
Οι διευθυντές και οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τη διανομή μέσω αλληλογραφίας θα πρέπει να συνεργαστούν για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών, χρησιμοποιώντας διαγράμματα ροής, πίνακες ελέγχου ή οποιαδήποτε άλλη μορφή της επιχείρησής σας είναι πιο άνετη με όλους τους υπαλλήλους, ειδικά το προσωπικό που θα επιβλέπει τη διανομή και τη συλλογή αλληλογραφίας. Θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κάθε βήμα της συλλογής αλληλογραφίας: συγκέντρωση της αλληλογραφίας στο κεντρικό κέντρο συλλογής (Π.Ο., ταχυδρομείο, εταιρικό ταχυδρομείο, προσωπικό συσκευασίας ή συμβατικό γραμματοκιβώτιο). Συγκέντρωση σε συγκεκριμένη τοποθεσία στο γραφείο που προορίζεται αποκλειστικά για διαλογή αλληλογραφίας. διανέμοντας είτε σε χωριστά ή μεμονωμένα γραμματοκιβώτια είτε παραδίδοντας το χέρι σε κάθε γραφείο. τη συλλογή εξερχόμενων αλληλογραφίας και την εξασφάλιση ότι όλα τα εξερχόμενα ταχυδρομεία αντιμετωπίζονται και σφραγίζονται κατάλληλα · και διατηρώντας την περιοχή συλλογής / διαλογής ταχυδρομείου τακτοποιημένη και πλήρως εξοπλισμένη.
Παροχή απαραίτητων αναλωσίμων
Βεβαιωθείτε ότι ο σταθμός συλλογής / διανομής αλληλογραφίας διαθέτει όλες τις προμήθειες που χρειάζεται ο υπάλληλος για να κάνει τη δουλειά του. Αν η επιχείρησή σας είναι αρκετά μεγάλη ώστε η διανομή του ταχυδρομείου να γίνεται πιο αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας μια κεντρική θέση, δημιουργήστε έναν εύρωστο οργανωτή αλληλογραφίας / λογοτεχνίας ή ταξινομητή αλληλογραφίας με άφθονες κούπες για κάθε τμήμα ή μέλος του προσωπικού και σαφώς επισημάνετε το καθένα. Τα τμήματα θα απαιτούν μεγαλύτερες καμπυλόπορτες από τα άτομα, ώστε να τους δώσετε άφθονο χώρο.Κρατήστε ένα καλά αποθηκευμένο ντουλάπι ή γραφείο με ρολά ταινίας και διανομέα ταινίας? υλικό συσκευασίας · φακέλους; επιστρέψτε τις ετικέτες σε διαφορετικά μεγέθη που είναι προεκτυπωμένα με τη διεύθυνση της εταιρείας σας. οι ετικέτες αλληλογραφίας σε διαφορετικά μεγέθη που έχουν εκτυπωθεί με ορισμένους από τους πιο συνηθισμένους προορισμούς αλληλογραφίας της εταιρείας σας. έντυπα χρόνου και ημερομηνίας. κλίμακα κλίμακας · στυλό? δείκτες. κάδοι αποθήκευσης · και ένα μικρό χειροκίνητο φορτηγό ή κούκλα. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε ένα θραυστήρα βιομηχανικού μεγέθους και κάδους ανακύκλωσης. Εάν η εταιρεία σας περνάει περισσότερα μηνύματα από ό, τι ένα άτομο μπορεί να αποκόψει ή να ανακυκλώσει, εξετάστε το ενδεχόμενο σύμβασης με μια εξωτερική εταιρεία διαχείρισης / ανακύκλωσης εγγράφων για να χειριστείτε το έργο για εσάς.
Παρακολουθήστε όλες τις εισερχόμενες και εξερχόμενες αλληλογραφίες
Δημιουργήστε ένα σύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να παρακολουθείτε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα. Εάν η επιχείρησή σας είναι απλώς εσείς και ένας βοηθός, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα, αλλά εάν επιβλέπετε ένα μεγάλο τμήμα ή εταιρεία με δεκάδες υπαλλήλους, δημιουργήστε ένα σύστημα που θα παρακολουθεί τις ημερομηνίες που έρχονται και εάν είναι απαραίτητο, για ποιόν. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να δημιουργήσετε αυτά τα συστήματα εάν η επιχείρησή σας λαμβάνει πολλά ευαίσθητα νομικά έγγραφα και πακέτα. Τα αντικείμενα χάνονται σε ακόμη και μικρά γραφεία πιο συχνά από ό, τι θα σκεφτόσαστε. είναι καλύτερο να αποφύγετε αυτές τις καταστρεπτικές καταστάσεις δημιουργώντας ένα βασικό υπολογιστικό φύλλο Excel, για παράδειγμα, το οποίο δείχνει πότε ένα πακέτο ήρθε και όταν ζητήθηκε από τον παραλήπτη ή τον εκπρόσωπό του.
