Η διαχείριση του χρόνου δεν είναι τόσο δύσκολη, παρόλο που μπορεί να φαίνεται δύσκολο να βρεθεί ο χρόνος που πρέπει να κάνετε. Σκεφτείτε να κάνετε μερικά βασικά πράγματα αντί να προσπαθήσετε να κάνετε τα πάντα, χρησιμοποιώντας συμβουλές διαχείρισης χρόνου, όπως γραφήματα, προτεραιότητα στις εργασίες, αναθεώρηση ραντεβού, αποκλεισμό χρόνου για να γίνουν τα πράγματα και παραμένοντας ευέλικτοι στα σχέδιά σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λίστα υποχρεώσεων
-
Χρονοδιάγραμμα συνάντησης
-
Μολύβι
Γράψτε όλα όσα πρέπει να κάνετε. Πολλοί από εκείνους που διαχειρίζονται το χρόνο τους κρατούν έναν κατάλογο "για να κάνουν" πρακτικός για να γράφουν τα στοιχεία δράσης, τα καθήκοντα εργασίας, τις δραστηριότητες του έργου και τις ιδέες. Διατηρήστε τη λίστα των εργασιών σε μια βολική τοποθεσία, όπως ένα σημειωματάριο, έναν προγραμματιστή ή ένας προσωπικός ψηφιακός βοηθός (PDA).
Ελέγξτε τις εργασίες σας και δώστε προτεραιότητα στα στοιχεία την ίδια ώρα κάθε μέρα. Αυτό μπορεί να γίνει το πρωί της ημερομηνίας που σκοπεύετε να εργαστείτε στα αντικείμενα ή το βράδυ της προηγούμενης ημέρας. Καθορίστε τις προτεραιότητες για κάθε στοιχείο.
Κοιτάξτε τη λίστα ραντεβού σας για σήμερα. Σχεδιάστε αυτό που χρειάζεστε για σημαντικά ραντεβού, ώστε να έχετε έτοιμο τα πάντα πριν αρχίσει το ραντεβού. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει χαρτί και στυλό για τη λήψη σημειώσεων ή την εγγραφή ενεργειών. Προσδιορίστε τι πρέπει να κάνετε για ραντεβού που δεν μπορείτε να κρατήσετε, όπως η ακύρωση της ημερομηνίας του γεύματος ή η αποστολή ενός αντικαταστάτη σε μια συνάντηση.
Προγραμματίστε τα μπλοκ του χρόνου στην ημέρα σας για να εργαστείτε στη λίστα υποχρεώσεων. Προγραμματίστε στοιχεία υψηλής προτεραιότητας στην ώρα αιχμής σας, όταν είστε συνήθως πιο προσεκτικοί και προειδοποιητικοί. Στη συνέχεια, προγραμματίστε τα στοιχεία μεσαίας προτεραιότητας στον εναπομείναντα χρόνο ή μετά από συναντήσεις. Όποτε είναι δυνατόν, προγραμματίστε παρόμοια στοιχεία και προμήθειες όλα ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, σχεδιάστε να πραγματοποιήσετε όλες τις εξερχόμενες κλήσεις την ίδια ώρα ή να διαβάσετε και να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια δύο μικρών χρονικών ορίων κάθε μέρα. Η συγκέντρωση του χρόνου που αφιερώνεται στο τηλέφωνο ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα μειώσει πραγματικά τις διακοπές που προκαλούν συνήθως όταν εργάζεστε σε άλλα βασικά στοιχεία που έχουν αποκλειστεί για τις περιόδους αιχμής σας.
Επιτρέψτε την ευελιξία στο πρόγραμμά σας. Με άλλα λόγια, μην προγραμματίζετε τον εαυτό σας. Σε μια περίοδο οκτώ ωρών, θα πρέπει να σχεδιάσετε μόνο έξι ώρες εργασίας με μεσαία έως υψηλή προτεραιότητα και ραντεβού. Με αυτόν τον τρόπο, το σχέδιό σας δεν διαταράσσεται σε μεγάλο βαθμό εάν εμφανιστεί μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης ή κρίσης που πρέπει να αντιμετωπίσετε. Εάν εμφανιστεί λίγο κατά τη διάρκεια του χρόνου ευελιξίας, τότε μπορείτε να εργαστείτε σε ένα στοιχείο στη λίστα εργασιών σας, να απευθυνθείτε σε μια εργασία που δεν ανήκε στο αρχικό σχέδιο ή να δώσετε στον εαυτό σας λίγα λεπτά για να χαλαρώσετε και να μειώσετε το στρες ή σκεφτείτε δημιουργικά.
