Η οικονομική κατάσταση, τα στοιχεία εσόδων και εξόδων μπορούν να αλλάζουν σε καθημερινή βάση για μια εταιρεία. Τα οικονομικά στοιχεία τεκμηριώνονται και εγγράφονται σε μια έκθεση προϋπολογισμού, η οποία συχνά αναφέρεται ως οικονομική έκθεση. Ενώ μια αναφορά προϋπολογισμού μπορεί να είναι μια λεπτομερή τεκμηρίωση, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί επίσης να επιλέξει να είναι σύντομη και απλή. Η απόφαση αυτή συχνά επηρεάζεται από τη συνολική χρήση και την αναγνωσιμότητα της έκθεσης.
Συμβουλές
-
Μια αναφορά προϋπολογισμού είναι μια εκτίμηση του κόστους και των εσόδων μιας επιχείρησης σε μια περίοδο λειτουργίας.
Τι είναι ο προϋπολογισμός και τι κάνει;
Από επιχειρηματικούς όρους, ο ορισμός του προϋπολογισμού είναι μια εκτίμηση του κόστους και των εσόδων της επιχείρησης για μια περίοδο λειτουργίας, και τους τρέχοντες πόρους της. Ένας προϋπολογισμός χρησιμεύει ως οδικός χάρτης για τους στόχους της εταιρείας και παρέχει μια βασική γραμμή για τη μέτρηση του βαθμού στον οποίο οι προβολές της ταιριάζουν με την πραγματικότητά της. Ένας προϋπολογισμός μπορεί επίσης να καθορίσει τα σχέδια της εταιρείας για την αντιμετώπιση των δυσμενών περιστάσεων και να εξηγήσει πώς θα διατεθούν οι πόροι για την αντιμετώπισή τους.
Περιεχόμενο και τμήματα της έκθεσης προϋπολογισμού
Η αναφορά προϋπολογισμού μιας εταιρείας θα έχει διαφορετικά τμήματα ανάλογα με τις οικονομικές της ανάγκες και τα διαθέσιμα δεδομένα για την επιχείρηση. Τα κοινά τμήματα περιλαμβάνουν:
- τα γενικά έσοδα και τις πωλήσεις,
- - τα σταθερά και ευέλικτα έξοδα που είναι απαραίτητα για την πλήρη εκμετάλλευση της επιχείρησης, και -
- την καθαρή αξία ολόκληρης της εταιρείας, περιλαμβανομένων των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.
Οι πιο εκτεταμένες αναφορές προϋπολογισμού ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν επιστολή του ιδιοκτήτη της εταιρείας σχετικά με οποιεσδήποτε σημαντικές οικονομικές μεταβολές στην εταιρεία κατά την περίοδο αναφοράς και προβλέψεις για το μέλλον.
Είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι υπάρχει α διαφορά μεταξύ χρηματοοικονομικών εκθέσεων και οικονομικών καταστάσεων. Ένας προϋπολογισμός και παρόμοιες οικονομικές αναφορές είναι χρήσιμα εργαλεία, αλλά αυτά είναι όλα αυτά. Οι οικονομικές καταστάσεις καθιστούν πιο επίσημες παραστάσεις της αξίας μιας εταιρείας και πρέπει να πληρούν συγκεκριμένα νομικά και ρυθμιστικά πρότυπα.
Τύποι εκθέσεων προϋπολογισμού
Οι εκθέσεις προϋπολογισμού ή οι οικονομικές εκθέσεις γράφονται και δημιουργούνται με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης. Μια μικρότερη επιχείρηση με μέτριο επίπεδο ετήσιων πωλήσεων μπορεί να απαιτήσει μόνο ένα προϋπολογισμό του οικονομικού έτους. Ωστόσο, μια μεγαλύτερη επιχείρηση με αρκετές εκατοντάδες πωλήσεις ημερησίως μπορεί να χρειαστεί μια αναφορά προϋπολογισμού αρκετές φορές το χρόνο, που επίσης καλείται τριμηνιαίες εκθέσεις. Η παρακολούθηση των οικονομικών και των προϋπολογισμών καθιστά ευκολότερη τη σύνταξη της ετήσιας έκθεσης για την επιχείρηση.
Αναγνώστες και χρήση εκθέσεων προϋπολογισμού
Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης και τα στελέχη της εταιρείας είναι οι συνηθισμένοι αναγνώστες της έκθεσης του προϋπολογισμού. Χρησιμοποιούν τις πληροφορίες εσωτερικά στο δημιουργία οικονομικών σχεδίων και έργων που ταιριάζουν στα όρια του προϋπολογισμού με την ελπίδα να δημιουργηθεί μεγαλύτερο ετήσιο κέρδος. Η ανάπτυξη και η επέκταση είναι συχνά ο γενικός στόχος με μια έκθεση προϋπολογισμού, αν και το αντίθετο μπορεί να είναι αληθινό σε δύσκολες στιγμές. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές σε τμήματα με προβλεπόμενη ανάπτυξη θα μπορούσαν να προσλάβουν επιπλέον προσωπικό, ενώ άλλοι που αντιμετωπίζουν περικοπές στον προϋπολογισμό λειτουργίας τους ίσως χρειαστεί να παγώσουν την πρόσληψη ή ακόμα και να αφήσουν το προσωπικό να πάει.
Οι εκθέσεις προϋπολογισμού διαβάζονται επίσης από τους ξένους, όπως οι μέτοχοι και οι επενδυτές. Οι επενδυτές και οι μέτοχοι ενδιαφέρονται πώς μια επιχείρηση λειτουργεί και κάνει οικονομικά πριν προβείτε σε οποιεσδήποτε μεγάλες αποφάσεις. Είναι επίσης ένα χρήσιμο εργαλείο για την αξιολόγηση της διαχείρισης της εταιρείας: Εάν τα αποτελέσματα του πραγματικού κόσμου της εταιρείας διαφέρουν σταθερά από τις προβλέψεις του προϋπολογισμού, αντικατοπτρίζει ανεπαρκώς τις ικανότητες λήψης αποφάσεων και αναλυτικών δεξιοτήτων.
Μια εικόνα αξίζει όσο χίλιες λέξεις
Μεγαλύτερες αναφορές προϋπολογισμού με πολλές σελίδες αριθμών και αριθμών είναι συχνά πιο αποτελεσματικές αν είναι που παρουσιάζονται με τη μορφή γραφημάτων ή γραφημάτων. Ορισμένες αναφορές παρέχουν επίσης παραγράφους κειμένου που εξηγούν τους αριθμούς και τα αριθμητικά στοιχεία και τι σημαίνουν για την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης. Εάν η αναφορά προϋπολογισμού έχει μια μελλοντική ενότητα προβλέψεων, παρέχονται επιπλέον γραφήματα και γραφήματα για να δείξουν την αναμενόμενη ανάπτυξη και τα σχέδια της επιχείρησης.
