Ο έλεγχος ποιότητας και η διασφάλιση της ποιότητας είναι και οι δύο σημαντικοί για την επιτυχία της επιχείρησής σας. Όπως υποδηλώνει το όνομά της, η διασφάλιση της ποιότητας ή η διασφάλιση ποιότητας είναι σχεδιασμένη για να διατηρεί το επιθυμητό επίπεδο ποιότητας σε ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Επιτρέπει επίσης στους οργανισμούς να διατυπώνουν σαφώς τους στόχους τους, να εντοπίζουν τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες τους, να αξιολογούν την απόδοσή τους και να λαμβάνουν τα απαραίτητα μέτρα για την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων. Αυτή η πρακτική μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τα δαπανηρά λάθη και να μετριάσετε τους κινδύνους.
Ο ρόλος της Διασφάλισης Ποιότητας
Οποιαδήποτε επιχείρηση, μεγάλη ή μικρή, πρέπει να ακολουθεί συγκεκριμένες διαδικασίες και να διασφαλίζει την αποτελεσματική διαχείριση των έργων της. Ας πούμε ότι σχεδιάζετε να ξεκινήσετε ένα νέο προϊόν. Δεν μπορείτε απλά να δημιουργήσετε το προϊόν και να το βάλετε στα ράφια των καταστημάτων.
Πρώτον, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι πληροί συγκεκριμένα πρότυπα ποιότητας και παρέχει αξία στον τελικό χρήστη. Γι 'αυτό χρειάζεστε ένα σχέδιο διασφάλισης ποιότητας, ή το QAP. Ο ρόλος της είναι να διασφαλίσει ότι η ποιότητα της παραγωγής πληροί τις απαιτήσεις των πελατών και τηρεί τα πρότυπα του κλάδου. Παράλληλα, συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων και εντοπίζει τομείς βελτίωσης.
Η διαδικασία προγραμματισμού του ΠΠ αντιμετωπίζει κάθε πτυχή της εξέλιξης του προϊόντος ή του έργου, από τη συνολική του απόδοση μέχρι τη διατήρηση βασικών λειτουργιών. Η δομή του εξαρτάται από τις απαιτήσεις του οργανισμού. Για παράδειγμα, οι νεοσύστατες επιχειρήσεις ή οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα σχέδιο διασφάλισης ποιότητας για να επιταχύνουν την ανάπτυξή τους και να αυξήσουν την ικανοποίηση των πελατών.
Ένα έγγραφο QAP πρέπει να περιλαμβάνει σαφείς στόχους ποιότητας, καθήκοντα και ευθύνες για κάθε μέλος της ομάδας, ορόσημα, διαδικασίες, αξιολόγηση των δεδομένων έργου, μέθοδοι επικύρωσης και επαλήθευσης, δράσεις απόκρισης και άλλα. Η διαδικασία σχεδιασμού της Διαχείρισης Ποιότητας θα διαφέρει από τη μια οργάνωση στην άλλη. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο διασφάλισης ποιότητας.
Ορίστε τους στόχους ποιότητας
Αρχίστε με τον καθορισμό των στόχων ποιότητας για το έργο σας. Περιγράψτε κάθε στόχο με μετρήσιμους όρους. Εξετάστε τυχόν σχετικούς ομοσπονδιακούς και κρατικούς κανονισμούς που ενδέχεται να ισχύουν. Γράψτε τα πάντα κάτω στο έγγραφο QAP.
Οι στόχοι σας πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, εφικτοί και χρονικά δεσμευμένοι. Χρησιμοποιήστε τον τύπο SMART (συγκεκριμένο, μετρήσιμο, κατάλληλο, ρεαλιστικό και έγκαιρο) για να καθορίσετε σαφώς τους στόχους σας. Προσδιορίστε πόσα ελαττώματα είναι αποδεκτά και αναζητήστε τρόπους για να τα διορθώσετε μακροπρόθεσμα. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι ποιότητας της εταιρείας σας ευθυγραμμίζονται με τις προσδοκίες των πελατών.
Αναθέστε τους ρόλους και τις ευθύνες
Σε γενικές γραμμές, οι μεγάλες οργανώσεις διαθέτουν τις δικές τους ομάδες διασφάλισης ποιότητας. Από την άλλη πλευρά, οι μικρές επιχειρήσεις είτε αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες το καθήκον αυτό είτε αναθέτουν συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες στους υπαλλήλους τους.
Εάν είστε εκκίνηση ή μια μικρή επιχείρηση, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκπαιδεύσετε το προσωπικό σας σε θέματα διασφάλισης ποιότητας. Ανάθεση συγκεκριμένων καθηκόντων με βάση τις ικανότητές τους. Μια καλή ομάδα QA θα είναι σε θέση να ανιχνεύσει και να διορθώσει πιθανά ζητήματα στα αρχικά στάδια, να αποτρέψει τα λάθη στα κατασκευασμένα προϊόντα και να βοηθήσει στην ικανοποίηση των αιτημάτων των πελατών.
Ως διαχειριστής, είναι δική σας ευθύνη να καθορίσετε διαδικασίες και κανόνες που θα ακολουθήσουν όλοι και να βεβαιωθείτε ότι οι απαιτήσεις για κάθε έργο είναι σαφώς καθορισμένες. Πρέπει επίσης να ενθαρρύνετε συνεχώς την ομάδα σας, να παρακολουθείτε την απόδοσή της και να παρέχετε σημαντικά σχόλια. Εξετάστε διαφορετικά σενάρια που ενδέχεται να εμφανιστούν και καθορίστε ένα σύνολο διαδικασιών που θα εφαρμοστούν από κάθε τμήμα.
Εφαρμογή του Σχεδίου Διασφάλισης Ποιότητας
Αποφασίστε ποια εργαλεία και πόροι θα χρειαστούν μέσω της διαδικασίας προγραμματισμού του ΠΣ. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας είναι σύμφωνο με το σχέδιο μέτρησης της εταιρείας, το σχέδιο τεκμηρίωσης, το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου και άλλες διαδικασίες υποστήριξης. Όλοι στον οργανισμό σας θα πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Το έγγραφο QAP θα παράσχει σαφείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής της διαδικασίας προγραμματισμού της ΑΠ και θα περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο ευθυγραμμίζεται με την αποστολή της εταιρείας. Θα πρέπει να είναι εύκολο να κατανοηθεί και να καλύψει κάθε βήμα της διαδικασίας. Ελέγξτε το κάθε μερικούς μήνες και κάντε οποιεσδήποτε αλλαγές που μπορεί να χρειαστείτε. Συμπεριλάβετε διαφορετικούς τύπους ελέγχων ελέγχου, όπως επισκοπήσεις τεκμηρίωσης, παραδοτέα σχόλια, αξιολογήσεις από ομότιμους και άλλα.
Μετρήστε τα αποτελέσματα
Τέλος, αξιολογεί την πρόοδο και τις βελτιώσεις που προκύπτουν από τις διαδικασίες και στη συνέχεια προσαρμόζει ανάλογα το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας. Λάβετε υπόψη τους αρχικούς στόχους και καθορίστε εάν οι στόχοι αυτοί πληρούνται ή όχι. Επικοινωνήστε τα αποτελέσματα με την ομάδα σας και ανταμείψτε τις προσπάθειές τους. Ενημερώστε το έγγραφο QAP με νέες οδηγίες και πολιτικές, εάν είναι απαραίτητο.
Η προετοιμασία ενός σχεδίου διασφάλισης ποιότητας είναι μια ομαδική προσπάθεια. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να εμπλακούμε όλοι σε όλους. Κάθε τμήμα στον οργανισμό σας, από το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις στην εξυπηρέτηση πελατών, παίζει ρόλο σε αυτή τη διαδικασία. Όταν γίνει σωστά, ο προγραμματισμός της QA μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα, να αυξήσει την εμπιστοσύνη των πελατών σας και να ενισχύσει την απόδοση και την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας.
