Μια αναφορά επαφών καταγράφει όλα τα θέματα που συζητούνται κατά τη διάρκεια συναντήσεων, κλήσεων συνδιάσκεψης και τηλεφωνικών κλήσεων. Ένα τέτοιο παράδειγμα μιας αναφοράς επικοινωνίας χρησιμοποιείται κατά τη διάρκεια της συλλογής κεφαλαίων. συνοψίζει τα θέματα που συζητά ένας επαγγελματίας ανάπτυξης κεφαλαίων με έναν δυνητικό δωρητή. Η αναφορά σάς βοηθά να διευκρινίσετε τυχόν παρεξηγήσεις ή ερωτήσεις σχετικά με ποια μέρη μοιράζονταν τις πληροφορίες. Η σύνταξη μιας αναφοράς επικοινωνίας μπορεί να φανεί δύσκολη και άχρηστη, αλλά μακροπρόθεσμα μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να ελαχιστοποιήσει την απογοήτευση.
Ρωτήστε όλα τα ονόματα όλων των ατόμων στη συνάντηση, κλήση συνδιάσκεψης ή τηλεφωνική κλήση. Καταγράψτε τα στο επάνω μέρος του χαρτιού σας, μαζί με την ημερομηνία και την ώρα που η συνεδρίαση άρχισε και τελείωσε.
Σημειώστε όλες τις σημαντικές πτυχές της συνάντησης, τηλεφωνική κλήση ή τηλεδιάσκεψη.
Πληκτρολογήστε την αναφορά επαφών σας αναφερόμενη στις σημειώσεις της συνάντησής σας. Συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας και το πρόσωπο που εκπροσωπεί την εταιρεία, καθώς και το όνομα της άλλης εταιρείας ή τον αντιπρόσωπό της.
Καταγράψτε την ημερομηνία και τα μέσα επικοινωνίας. Σε επιχειρηματικές περιπτώσεις, τεκμηριώνετε τα ονόματα όλων των εργαζομένων ή των ατόμων που συμμετείχαν στη συνάντηση. τι συνέβη με τη σημασία της συνάντησης. ποιος είπε τι; ποιες πληροφορίες συζητήθηκαν και τι ολοκληρώθηκε. το επόμενο στοιχείο για να μιλήσει ή αν όλα ήταν διευθετημένα? και στην πρώτη περίπτωση, την ημερομηνία της επόμενης συνεδρίασης.
Κοιτάξτε την αναφορά επαφών και βεβαιωθείτε ότι δεν λείπει τίποτα. Προσθέστε τυχόν λεπτομέρειες που λείπουν.
Στείλτε την αναφορά επαφών είτε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είτε με φαξ είτε με ταχυδρομείο.
