Πώς να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική σύμβαση. Υπάρχουν ελάχιστες διαφορές μεταξύ μιας παραδοσιακής σύμβασης και μιας ηλεκτρονικής σύμβασης. Εκτός από τα μέσα παροχής νομικών απαιτήσεων, οι συγκεκριμένες πτυχές μιας σύμβασης παραμένουν οι ίδιες είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή. Υπάρχουν πολλά βήματα που μπορείτε να κάνετε για να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό συμβόλαιο που είναι νομικά δεσμευτικό και καλά επεξεργασμένο.
Εξασκηθείτε για ηλεκτρονικό λογισμικό συμβολαίων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για όλες τις ηλεκτρονικές νομικές μορφές σας. Θα πρέπει να αγοράσετε μόνο αυτό το είδος λογισμικού, εάν θα δημιουργήσετε μια σειρά διαφορετικών συμβάσεων και νομικών εγγράφων που πρέπει να προσαρμοστούν για κάθε παραλήπτη. Δοκιμάστε τις παρουσιάσεις λογισμικού και τα πρότυπα προβολής σε παρόχους λογισμικού όπως η Proforce Software Corporation (βλ. Παρακάτω Πόρους).
Συμπεριλάβετε ενημερωμένα στοιχεία επικοινωνίας για όλα τα μέρη που συμμετέχουν στο ηλεκτρονικό σας συμβόλαιο. Όταν δημιουργείτε μια σύμβαση στο διαδίκτυο, θα πρέπει να τοποθετήσετε διευθύνσεις και αριθμούς τηλεφώνου στο επάνω μέρος της πρώτης σελίδας, καθώς και να ακολουθήσετε τη σελίδα υπογραφής.
Χειριστείτε πτυχές της τυποποιημένης σύμβασής σας που είναι μεταβλητές με βάση τους πελάτες σας. Είτε χρησιμοποιείτε λογισμικό επεξεργασίας κειμένου είτε γεννήτρια συμβάσεων, θα πρέπει να μπορείτε να δημιουργείτε προσαρμοσμένες συμβάσεις προσαρμόζοντας τις προθεσμίες και τους αριθμούς πωλήσεων. Η προσαρμογή των όρων είναι ευκολότερη σε ηλεκτρονικά συμβόλαια από τα παραδοσιακά έγγραφα, διότι μπορεί να γίνει χωρίς να χάνουμε χαρτί ή να διασχίζουμε γραμμές.
Προσθέστε ένα τμήμα ηλεκτρονικής υπογραφής στη σύμβασή σας για κάθε εμπλεκόμενο μέρος. Για να επαληθεύσετε τη συμφωνία όλων των μερών, συμπεριλάβετε γραμμές για το όνομα, τον τίτλο εργασίας και τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης. Αυτές οι πληροφορίες αναγνώρισης βοηθούν κάθε μέρος να συμμορφώνεται με τις οδηγίες της σύμβασης.
Ζητήστε ένα έντυπο αντίγραφο κάθε ηλεκτρονικού συμβολαίου που στέλνετε. Εκτός από την ενότητα ηλεκτρονικής υπογραφής, θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια τυποποιημένη γραμμή υπογραφής για κάθε ομάδα που συμμετέχει στις δράσεις που δεσμεύονται από τη σύμβαση. Τα ηλεκτρονικά και έντυπα αντίγραφα της σύμβασης μπορούν να αποθηκευτούν για χρήση σε μελλοντικές συναλλαγές ή διαφορές.
Κλείστε τις επιλογές επεξεργασίας στις ηλεκτρονικές συμβάσεις προτού τους στείλετε για χρήση από πελάτες ή προμηθευτές. Είναι σημαντικό να αποφύγετε τη σύγχυση που προκαλείται από τυχαίες προσαρμογές οποιωνδήποτε αριθμών, ονομάτων προϊόντων και άλλων λεπτομερειών σχετικά με ένα ηλεκτρονικό συμβόλαιο. Αναζητήστε μέσω της γραμμής εργαλείων του συμβαλλόμενου λογισμικού σας για λειτουργίες ασφαλείας και ενεργοποιήστε τις μετά την τελική επεξεργασία.
Προειδοποίηση
Καταλάβετε ότι η δικαιοδοσία των ηλεκτρονικών συμβάσεων για τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες παραμένει σκοτεινή. Οι υπηρεσίες που παρέχονται ηλεκτρονικά μπορούν να προέρχονται από οπουδήποτε στον κόσμο, γεγονός που σημαίνει ότι υπάρχουν εθνικά και διεθνή νομικά ζητήματα για παραβιάσεις συμβάσεων. Διατηρήστε αρχείο πληροφοριών επικοινωνίας και επικοινωνίας με τα προσβάλλοντα μέρη για να βοηθήσετε στην καθιέρωση της κατάλληλης δικαιοδοσίας.
