Η διατήρηση ενός μικρού ταμείου ταμειακών διαθεσίμων είναι κατά 90% τήρηση αρχείων. Το άλλο 10% ελέγχει σε ποιον επιτρέπεται η πρόσβαση στα κεφάλαια. Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησης στην οποία βρίσκεστε και ανεξάρτητα από το τι χρησιμοποιείτε τα μικρά μετρητά σας, ακολουθώντας αυτές τις δύο αρχές μαζί με κάποιες απλές διαδικασίες κατάρτισης προϋπολογισμού, θα διατηρήσετε ισορροπημένη την αμοιβή σας.
Αρχείο απόδειξη όλων των αγορών
Όταν τρέχετε ένα μικροσκοπικό ταμείο, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό και λειτουργικό σύστημα τήρησης αρχείων. Θα πρέπει να λαμβάνετε αποδείξεις και τιμολόγια για κάθε συναλλαγή όπου χρησιμοποιούνται μικρά μετρητά και να κάνετε αντίγραφα αυτών. Αυτό εξασφαλίζει ότι έχετε δύο χωριστά αρχεία σε περίπτωση που χάσετε μια απόδειξη. Μην απλώς γεμίζετε τις αποδείξεις σας σε ένα φάκελο, αλλά τις αρχειοθετείτε χρονολογικά και σκεφτείτε να τοποθετήσετε τις αποδείξεις σε ξεχωριστούς φακέλους για κάθε μήνα.
Καθιέρωση αποδεκτών χρήσεων για Petty Cash
Μην χρησιμοποιείτε μικρά μετρητά αδιακρίτως. Θα πρέπει να έχετε καθορίσει συγκεκριμένες οδηγίες για το τι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα μετρητά και τι δεν μπορείτε. Για παράδειγμα, η αγορά αλκοόλ με χρήματα θα ήταν συνήθως απαράδεκτη χρήση, ακόμη και αν το αλκοόλ ήταν για ένα κοινωνικό γεγονός που χρηματοδοτήθηκε από τις επιχειρήσεις. Για να προστατεύσετε τον εαυτό σας και όλους τους άλλους που έχουν πρόσβαση στα μετρητά, πρέπει να έχετε γράψει κανόνες σχετικά με τα αποδεκτά έξοδα.
Έλεγχος πρόσβασης
Πάντα να κρατάτε το μικροσκοπικό σας ταμείο κλειδωμένο. Μπορείτε να το κρατήσετε σε οτιδήποτε από συρτάρι σε ντουλάπα σε ασφαλές, αλλά αποφύγετε να το κρατάτε σε φορητά κιβώτια ή σε άλλα δοχεία αποθήκευσης που μπορούν να μετακινηθούν ή να μεταφερθούν εύκολα. Μην δίνετε τα κλειδιά ή τους συνδυασμούς σε περισσότερα από λίγα άτομα. Στην ιδανική περίπτωση, πρέπει να δώσετε μόνο ένα ή δύο άτομα ένα κλειδί και να ζητήσετε από οποιονδήποτε άλλον να ζητήσει από αυτούς τους κατόχους κλειδιών τα χρήματα που χρειάζονται.
Εκτελέστε περιοδικούς ελέγχους
Για να διασφαλίσετε ότι τα μικρά σας μετρητά χρησιμοποιούνται σωστά, κάντε περιοδικούς ελέγχους. Οι αποτελεσματικοί έλεγχοι είναι απροειδοποίητοι και ο σκοπός είναι να ελέγξετε τυχαία τα αρχεία, τις λογιστικές διαδικασίες και τον έλεγχο του μικρού ταμείου μετρητών σας. Χωρίς ελέγχους, τα μικρά ταμειακά διαθέσιμα μπορεί να είναι επιρρεπή σε κακή διαχείριση ή κακή διαχείριση. Ο απλούστερος τρόπος διενέργειας ελέγχου είναι να έχετε έναν διαχειριστή που δεν έχει πρόσβαση στο ταμείο check in στο ταμείο κάθε λίγες εβδομάδες περίπου.
