Τα Έγγραφα Google είναι ένα ισχυρό εργαλείο κοινής χρήσης αρχείων που μπορούν να χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για τη δημοσίευση ωραρίων εργασίας. Μπορείτε να το ολοκληρώσετε δημιουργώντας το πρόγραμμα απευθείας στα Έγγραφα Google. Όταν δημοσιεύετε τακτικά ένα χρονοδιάγραμμα εργασίας των εργαζομένων, εμποδίζετε την κακή επικοινωνία που μπορεί να οδηγήσει σε αποκλίσεις που αποκαλύφθηκαν από υπαλλήλους που δεν συνειδητοποίησαν ότι ήταν προγραμματισμένοι να εργαστούν.
Χρησιμοποιήστε τα πρότυπα δωρεάν προγράμματος εργασίας
Τα Έγγραφα Google διατηρούν μια τεράστια βιβλιοθήκη δωρεάν και έτοιμα για χρήση πρότυπα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα πρότυπο, ανοίξτε ένα νέο έγγραφο των Εγγράφων Google και, στη συνέχεια, αναζητήστε πρότυπα με τις λέξεις "πρόγραμμα εργασίας". Τα περισσότερα προγράμματα εργασίας των εργαζομένων χρησιμοποιούν μια μορφή εβδομάδας προς εβδομάδα επειδή οι εργοδότες δημοσιεύουν σε εβδομαδιαία βάση. Εάν κανένα πρότυπο δεν ικανοποιεί τις ανάγκες του προγράμματος, δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο πρόγραμμα σε άλλο πρόγραμμα.
Δημιουργήστε ένα Προσαρμοσμένο Πρόγραμμα
Όπως τα Έγγραφα Google, στο Google Sheets υπάρχουν πρότυπα τα οποία μπορούν να προσαρμόσουν οι διαχειριστές. Εντοπίστε τα σε Φύλλα από το μενού Συλλογή προτύπων. Απλώς επιλέξτε Προγραμματισμός από τη λίστα και, στη συνέχεια, προσαρμόστε τα πεδία αντικαθιστώντας τα δεδομένα προτύπων με ημερομηνίες προγραμματισμού και ονόματα εργαζομένων. Διαγράψτε τυχόν γραμμές και στήλες που δεν χρειάζεστε.
Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα από την αρχή ανοίγοντας ένα νέο αρχείο. Κάντε κλικ στην Έναρξη ενός νέου φύλλου εργασίας στην κύρια σελίδα και χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα για να ονομάσετε το έγγραφο ως "Weekly Schedule" ή άλλο επιθυμητό όνομα. Χρησιμοποιήστε την πρώτη σειρά για να ορίσετε τις ημερομηνίες που καλύπτει το πρόγραμμα.
Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα γράφημα στο οποίο οι οριζόντιες κεφαλίδες στήλης παραθέτουν τις ημέρες της εβδομάδας και οι σειρές καταγράφουν τους χρόνους μετατόπισης. Εισαγάγετε ονόματα υπαλλήλων στα αντίστοιχα πλαίσια μετατόπισης. Αποθηκεύστε το αρχείο στα Έγγραφα Google με ένα κατάλληλο όνομα αρχείου.
Διαχειριστείτε τα δικαιώματα των εργαζομένων
Οι εργοδότες θέλουν οι εργαζόμενοι να διαβάσουν το πρόγραμμα και ίσως να κατεβάσουν ένα αρχείο για αποθήκευση σε προσωπικούς υπολογιστές ή συσκευές. Ωστόσο, δεν πρέπει να επιτρέπεται στους εργαζομένους να επεξεργάζονται το πρόγραμμα. Από προεπιλογή, τα Έγγραφα Google επιτρέπουν στους υπαλλήλους να διαβάζουν και να κατεβάζουν αρχεία που τους μοιράζονται.
Μοιραστείτε αρχεία κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με σιλουέτα ενός ατόμου και σύμβολο συν, που αντιπροσωπεύει το στοιχείο "Κοινή χρήση". Εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υπαλλήλων με τους οποίους θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο. Ελέγξτε τα δικαιώματα πριν από την αποστολή του συνδέσμου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι μόνο για ανάγνωση.
Για δικαιώματα, επιλέξτε "μπορούν να προβάλλονται" αντί για "μπορούν να επεξεργαστούν", και στη συνέχεια επιλέξτε το κουμπί "Κοινή χρήση" για να δημοσιεύσετε το πρόγραμμα για τους υπαλλήλους. Οι υπάλληλοι λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τους ενημερώνει ότι έχει δημοσιευθεί νέο πρόγραμμα. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει ένα σύνδεσμο προς το πρόγραμμα.
Ορισμός τακτικών χρονοδιαγραμμάτων
Η διατήρηση ενός προτύπου του προγράμματος καθιστά ευκολότερο τον εβδομαδιαίο προγραμματισμό. Ορίστε μια κανονική ημέρα και ώρα για να δημοσιεύσετε το πρόγραμμα και να το μοιραστείτε με όλους τους υπαλλήλους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα.
Ονομάστε τα αρχεία χρονοδιαγράμματος με έναν εύκολο τρόπο εύρεσης, όπως το "Πρόγραμμα Shift Shift Jan. 15". Αυτό μειώνει τη σύγχυση και επιτρέπει στους υπαλλήλους να σημειώνουν τις αντιφάσεις προγραμματισμού ή τα προβλήματα γρήγορα. Δημιουργήστε πολιτικές εταιρείας που απαιτούν από τους υπαλλήλους να παρέχουν την επιθυμητή ειδοποίηση για αλλαγές στο πρόγραμμα.
