Μια επιχείρηση έχει τέσσερις σημαντικές οικονομικές καταστάσεις: την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, κατάσταση ταμειακών ροών, ισολογισμό και κατάσταση ιδίων κεφαλαίων. Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων αναφέρεται μερικές φορές ως κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης και μπορεί να συντομευθεί ακόμη και σε συνομιλία με την ονομασία "P & L". Ενώ τα λογιστικά προγράμματα λογισμικού μπορούν να απλοποιήσουν τη δημιουργία αυτής της δήλωσης, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια δήλωση κέρδους και απώλειας στο Excel. Θα πρέπει να κατανοήσετε τους ορισμούς των εσόδων, των εξόδων, των κερδών και των ζημιών. Πρέπει επίσης να καθορίσετε την χρονική περίοδο που καλύπτει η δήλωση. Τέλος, θα χρειαστεί να αποφασίσετε ποιο από τα δύο μορφότυπα που χρησιμοποιείτε να συμμορφώνεται με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, είτε την κατάσταση αποτελεσμάτων σε ένα βήμα είτε σε πολλαπλά στάδια.
Πληροφορίες για μια κατάσταση κερδών και ζημιών
Η κατάσταση αποτελεσμάτων ή τα αποτελέσματα χρήσεως περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τα έσοδα, τα έξοδα, τα κέρδη και τις ζημίες σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Τα έσοδα ή τα έσοδα μπορεί να προέρχονται από λειτουργίες ή από πηγές που δεν σχετίζονται άμεσα με τις κύριες δραστηριότητες της επιχείρησης. Τα κέρδη είναι ασυνήθιστες και σχετικά απρόβλεπτες πηγές εσόδων, όπως η λήψη πληρωμής διακανονισμού από αγωγή. Τα έξοδα μπορεί επίσης να είναι λειτουργικά έξοδα όπως οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και οι μισθοί που καταβάλλονται ή μη λειτουργικά έξοδα, όπως οι τόκοι που καταβάλλονται για δάνεια. Οι ζημίες είναι ασυνήθιστες και απρόβλεπτες δαπάνες, όπως από τη διάθεση μακροπρόθεσμων περιουσιακών στοιχείων κάτω από την αξία τους.
Μορφές Δηλώσεων Αποτελεσμάτων
Οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP) απαιτούν μία από τις δύο μορφές για τις δηλώσεις κερδών και ζημιών που θα δουν οι άνθρωποι εκτός της εταιρείας. Οι διαχειριστές μπορούν να βρουν διαφορετικές μορφές πιο χρήσιμες για εσωτερικούς σκοπούς, αλλά πρέπει να διασφαλίσουν ότι αυτές οι αναφορές δεν θα δοθούν σε εξωτερικούς χρήστες. Οι δύο μορφές που είναι συμβατές με τη GAAP είναι η κατάσταση αποτελεσμάτων σε ένα βήμα και η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων σε πολλαπλά στάδια. Η κύρια διαφορά στις δύο αυτές μορφές είναι ο τρόπος εμφάνισης του κόστους των αγαθών (ή των υπηρεσιών) που πωλούνται και όπου τοποθετούν τα κέρδη και τις ζημίες στη δήλωση.
Δημιουργία της δήλωσης κερδών και ζημιών στο Excel
Ίσως σας φανεί χρήσιμο να δείτε παραδείγματα δηλώσεων κερδών και ζημιών προτού ξεκινήσετε. Υπάρχουν ορισμένα στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη δήλωση ανεξάρτητα από τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησής σας. Θα έχετε μια επικεφαλίδα τριών γραμμών επικεντρωμένη στην κορυφή. Η πρώτη γραμμή θα είναι το όνομα της επιχείρησης. Ο δεύτερος θα είναι ο τίτλος της έκθεσης: Κατάσταση κερδών και ζημιών. Στην τρίτη γραμμή, πρέπει να καθορίσετε την χρονική περίοδο που καλύπτει η δήλωση. Μερικά παραδείγματα μπορεί να είναι:
- Για το τρίμηνο που έληξε στις 31 Μαρτίου 2018
- Για το μήνα που έληξε στις 30 Σεπτεμβρίου 2018
- Για το έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2018
Αφήστε τουλάχιστον μια κενή γραμμή μετά την επικεφαλίδα για λόγους σαφήνειας. Τα επόμενα βήματα θα διαφέρουν ανάλογα με το αν χρησιμοποιείτε ένα βήμα ή ένα βήμα, αλλά ορισμένα στοιχεία μοιράζονται. Θα ξεκινήσετε στην πρώτη στήλη και κάθε φορά που θα χρειαστεί να εισάγετε πληροφορίες για να την ξεχωρίσετε, θα μεταβείτε στην επόμενη στήλη. Θα επεξεργαστείτε το πλάτος της στήλης αυτής της πρώτης στήλης έτσι ώστε οι πληροφορίες στη δεύτερη στήλη να ευθυγραμμίζονται μετά τους πρώτους χαρακτήρες των παραπάνω πληροφοριών, όπως στην παρακάτω εικόνα.
Σε κάθε μορφή, θα καταχωρίσετε πρώτα τα έσοδα, ακολουθούμενα από δαπάνες, με ένα συνολικό καθαρό εισόδημα στο κάτω μέρος. Αφού εισαχθούν όλοι οι τίτλοι λογαριασμού, θα παραλείψετε μία ή δύο στήλες για να αφήσετε λίγο χώρο πριν εισαγάγετε τις τιμές του δολαρίου. Ορίστε αυτήν τη στήλη για εμφάνιση ως νόμισμα.
Η δήλωση εισοδήματος ενός βήματος
Η απλή κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης χρησιμοποιεί ένα βασικό τύπο: το καθαρό εισόδημα ισούται με τα έσοδα και τα κέρδη μείον τα έξοδα και τις ζημίες. Θα πληκτρολογήσετε "Έσοδα & Κέρδη" στην πρώτη γραμμή και στη συνέχεια παύστε τις επόμενες γραμμές, όπου θα εμφανίζονται οι διάφοροι λογαριασμοί εσόδων και κερδών για την επιχείρησή σας. Η παρακάτω γραμμή θα κατανεμηθεί ξανά και θα πει "συνολικά έσοδα και κέρδη". Μετά από μια κενή γραμμή, πληκτρολογήστε "Έξοδα & απώλειες" και στη συνέχεια παύστε τις επόμενες γραμμές όπου θα εμφανίζονται οι λογαριασμοί εξόδων και ζημιών. Θα υποχωρήσετε πάλι για "συνολικά έξοδα & ζημίες". Η τελική γραμμή είναι τα έσοδα και τα έξοδα.
Η δήλωση εισοδήματος πολλαπλών βημάτων
Η σημαντική διαφορά στη δήλωση πολλαπλών βημάτων σε σχέση με το μονοβάθμιο είναι ότι χωρίζουμε τις πράξεις από τα μη λειτουργικά στοιχεία. Η δήλωσή σας θα αρχίσει με τις πωλήσεις, το κόστος των πωληθέντων αγαθών και το μικτό κέρδος. Θα το ακολουθήσετε με τα λειτουργικά έξοδα, αφαιρώντας τα για να βρείτε το υποσύνολο με τίτλο "λειτουργικά έσοδα". Στη συνέχεια, θα εμφανίζονται τα μη λειτουργικά έσοδα, τα κέρδη, τα έξοδα και οι ζημίες, με αυτή τη σειρά, και στη συνέχεια τα συνολικά μη λειτουργικά στοιχεία. Η προσθήκη λειτουργιών και μη λειτουργικών στοιχείων μαζί σας δίνει το καθαρό εισόδημα.
