Οι προσεγγίσεις συστημάτων στην οργανωτική επικοινωνία θεωρούν την επικοινωνία ως θεμελιώδες στοιχείο ολόκληρης της επιχείρησης - μέσα και έξω. Αντί να διαχωρίζονται οι διαδικασίες επικοινωνίας σε σιλό, η διαχείριση της επικοινωνίας γίνεται σε επίπεδο συστήματος, ώστε να εξασφαλίζεται ότι τα μηνύματα είναι συνεπή και ευθυγραμμισμένα. Είναι μια σημαντική φιλοσοφία για οργανισμούς που επιθυμούν να εξασφαλίσουν ότι το κοινό τους θα λαμβάνει τα ίδια μηνύματα, την κατάλληλη στιγμή και μέσα από τα κατάλληλα κανάλια επικοινωνίας. Ορισμένες βασικές έννοιες των προσεγγίσεων συστημάτων περιλαμβάνουν την αλληλεξάρτηση των στόχων και των χαρακτηριστικών τους, το ολισμό, την αναζήτηση στόχων και τις εισροές / εκροές.
Αλληλοεξάρτηση
Οι προσεγγίσεις των συστημάτων στην επικοινωνία αναγνωρίζουν ότι οι πολλές μορφές οργανωτικής επικοινωνίας που υπάρχουν τόσο μέσα όσο και έξω από τις οργανώσεις είναι αλληλένδετες και συνεπώς αλληλένδετες. Για παράδειγμα, μια ανακοίνωση από τον διευθύνοντα σύμβουλο σε μια συνάντηση σε ολόκληρη την εταιρεία μπορεί να οδηγήσει σε ένα θέμα στο οργανωτικό ενημερωτικό δελτίο, μια θέση στο εταιρικό intranet και ίσως ακόμη και μια συνέντευξη από τα τοπικά ΜΜΕ. Αναγνωρίζοντας αυτή την αλληλεξάρτηση, οι οργανισμοί μπορούν να σχεδιάσουν και να διαρθρώσουν καλύτερα τις επικοινωνίες τους για να λάβουν υπόψη όλα τα πιθανά κανάλια. Έτσι, για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να επιθυμεί να προγραμματίσει τις επικοινωνίες της για να επικοινωνεί πρώτα με εσωτερικά ακροατήρια, με βασικά ακροατήρια πελατών και τελικά με το κοινό των καταναλωτών εν γένει. Ο προσεκτικός χρονοδιάγραμμα και η διανομή των μηνυμάτων θα διασφαλίσουν ότι τα σωστά ακροατήρια θα λαμβάνουν τα σωστά μηνύματα στις κατάλληλες στιγμές.
Holism
Ο χολισμός είναι μια προσέγγιση που εξετάζει το άθροισμα των διαφόρων δραστηριοτήτων συνολικά και όχι την ατομική συμβολή των επιμέρους στοιχείων της προσέγγισης. Αυτό είναι πολύ συνηθισμένο στον κόσμο της διαφήμισης όπου οι έμποροι αναγνωρίζουν ότι τα μηνύματα που αποστέλλονται μέσω πολλαπλών καναλιών έχουν πολλαπλασιαστικό αντίκτυπο μεγαλύτερο από το άθροισμα των τμημάτων. Το ίδιο ισχύει και με τις οργανώσεις που θεωρούν μια προσέγγιση συστημάτων για την εταιρική τους επικοινωνία. Ένα μόνο μήνυμα που αποστέλλεται μέσω πολλαπλών καναλιών θα έχει αντίκτυπο μεγαλύτερο από το άθροισμα των επιπτώσεων κάθε μηνύματος.
Αναζητώντας γκολ
Οι προσεγγίσεις των συστημάτων στην επικοινωνία αναγνωρίζουν ότι υπάρχει κάποιο επιθυμητό αποτέλεσμα, το οποίο θα οδηγήσει στην επιτυχία της επικοινωνίας. Ο σκοπός της οργανωτικής επικοινωνίας πρέπει να στοχεύει σε ένα επιθυμητό αποτέλεσμα που μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως η βελτίωση της εμπλοκής των εργαζομένων, η αύξηση της ικανοποίησης των πελατών, η αύξηση της ευαισθητοποίησης για συγκεκριμένες οργανωτικές πρωτοβουλίες και τα συναφή. Καθώς εντοπίζονται τα είδη επικοινωνίας, δημιουργούνται μηνύματα και επιλέγονται κανάλια, οι στόχοι οδηγούν στη διαμόρφωση των στρατηγικών που στοχεύουν τελικά στην επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων. Έτσι, για παράδειγμα, η εταιρεία μπορεί να επιθυμεί να αυξήσει την προτίμηση για τις υπηρεσίες της σε σύγκριση με τους ανταγωνιστές της, καταργώντας ένα χάσμα μεταξύ αυτών των προτιμήσεων κατά ένα ορισμένο ποσό. Οι δραστηριότητες επικοινωνίας θα σχεδιαστούν για να καλύψουν το χάσμα και οι μελλοντικές μετρήσεις θα έδειχναν εάν τα αποτελέσματα επιτεύχθηκαν.
Είσοδοι και έξοδοι
Είναι σημαντικό ότι τα αποτελεσματικά συστήματα είναι ανοιχτά, όχι κλειστά. Οι προσεγγίσεις συστημάτων στην οργανωτική επικοινωνία αναγνωρίζουν ότι η επικοινωνία θα περιλαμβάνει τόσο εισροές όσο και εξόδους. Οι οργανώσεις που επικοινωνούν αποτελεσματικά αναγνωρίζουν ότι όχι μόνο στέλνουν μηνύματα σε βασικά ακροατήρια αλλά πρέπει να είναι έτοιμα να λαμβάνουν μηνύματα επίσης. Οι εισροές που λαμβάνονται από διάφορα ακροατήρια μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παροχή κατεύθυνσης για μελλοντικές δραστηριότητες και μπορούν να χρησιμεύσουν ως ένδειξη για το πόσο αποτελεσματικά επιτυγχάνονται οι στόχοι. Τα σημερινά κανάλια κοινωνικών μέσων παρέχουν ένα ευρύ φάσμα ευκαιριών για αυτόν τον τύπο αμφίδρομης επικοινωνίας.
