Δεν είστε ικανοποιημένοι με ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία. Αντί να διαμαρτύρονται σε φίλους και συγγενείς, να αναλαμβάνουν δράση και να γράφουν μια επιστολή καταγγελίας. Εκτός από το γεγονός ότι χρησιμοποιείτε ως μόνιμη καταγραφή του παραπόνου σας, μια γραπτή επιστολή καταγγελίας μπορεί να παρακινήσει την εταιρεία που είναι υπεύθυνη για το προϊόν ή την υπηρεσία να διασφαλίσει ότι εσείς και οι άλλοι πελάτες δεν θα αντιμετωπίσετε αυτά τα προβλήματα στο μέλλον. Δημιουργήστε μια καλά μορφοποιημένη επιχειρησιακή επιστολή που θα έχει θετικά αποτελέσματα.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Για να γράψετε μια επιστολή καταγγελίας, θα χρειαστείτε τα εξής:
-
Τιμολόγια και αποδείξεις
-
Υψηλής ποιότητας χαρτί ομολόγων
Δημιουργήστε την επιστολή σας χρησιμοποιώντας τη μορφή πλήρους μπλοκ, η οποία προτιμάται από τις περισσότερες επιχειρήσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αριστερά - δικαιολογούν όλα τα μέρη της επιστολής. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα τελεία ή κόμμα μετά το χαιρετισμό και ένα κόμμα μετά το συμπληρωματικό κλείσιμο. Εναλλακτικά, μπορείτε να αφήσετε τη στίξη.
Ξεκινήστε την ημερομηνία 6 έως 10 γραμμές κάτω από το επιστολόχαρτο ή την κεφαλίδα. Χρησιμοποιήστε την αμερικανική μορφή, για παράδειγμα, 15 Ιανουαρίου 2011.
Αφήστε τέσσερις έως έξι γραμμές μεταξύ της ημερομηνίας και της εσωτερικής διεύθυνσης. Συμπεριλάβετε το όνομα και τον επιχειρηματικό τίτλο του ατόμου επαφής. Τηλεφωνήστε στο τηλεφωνικό κέντρο της εταιρείας και ζητήστε το όνομα και τον τίτλο του κατάλληλου διαχειριστή. Επιβεβαιώστε τη σωστή ορθογραφία του ονόματός του. Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε ένα όνομα, χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο τίτλο, όπως "Διαχειριστής εξυπηρέτησης πελατών".
Αφήστε δύο κενές γραμμές και εισάγετε το χαιρετισμό. Μην χρησιμοποιείτε το "Αγαπητέ Κύριε ή Κυρία" ή "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει". Χρησιμοποιήστε το επώνυμο του παραλήπτη με τον κατάλληλο προσωπικό τίτλο. Αν δεν είστε σίγουροι για το φύλο, χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ Chris Smith".
Διπλασιάστε το διάστημα και ξεκινήστε το σώμα της επιστολής. Χρησιμοποιήστε τουλάχιστον τρεις παραγράφους για το γράμμα, αφήνοντας ένα διπλό κενό μεταξύ τους. Καθώς συντάσσετε την επιστολή σας, ανατρέξτε στα τιμολόγια ή άλλα έγγραφα που έχετε λάβει από την εταιρεία. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα ονόματα των προϊόντων, οι τιμές και άλλες λεπτομέρειες είναι ακριβείς.
Ξεκινήστε με μια θετική σημείωση. Χρησιμοποιήστε την πρώτη παράγραφο για να αναφέρετε την πίστη σας στο εμπορικό σήμα ή στην εταιρεία. Για παράδειγμα, "Έχω απολαύσει πάντα τα ψώνια για έπιπλα στο κατάστημά σας. Εκτιμώ τις υπέροχες συμβουλές που έλαβα από τον διακοσμητή σας στο κατάστημα και αισθάνομαι πολύ άνετα με όλες τις αγορές μου".
Χρησιμοποιήστε τη δεύτερη παράγραφο για να συμπεριλάβετε τις λεπτομέρειες που χρειάζεται ο αναγνώστης για να επεξεργαστεί το παράπονό σας. Για παράδειγμα, "Στις 25 Φεβρουαρίου 2011, διέταξα από τον online κατάλογό σας ένα κάλυμμα πάπιας (Παραγγελία # 5768, μπλε floral print, βασίλισσα) από το ηλεκτρονικό σας κατάλογο.Δύο εβδομάδες αργότερα, έλαβα το κάλυμμα πάπλωμα. μεταλλική οσμή, η οποία έμενε μετά από δύο πλύσεις στο μηχάνημα. Μην αποστέλλετε πρωτότυπα αντίγραφα αποδείξεων ή άλλων εγγράφων.
Δηλώστε τις προσδοκίες σας στην τρίτη παράγραφο. Για παράδειγμα, "Δεδομένου ότι το χαρακτηριστικό ατμού του σιδήρου δεν λειτουργεί σωστά, περιμένω μια πλήρη και άμεση επιστροφή $ 52.38 συν τα ταχυδρομικά τέλη που πλήρωσα για την επιστροφή του σίδερου.Θα περιμένω 4 εβδομάδες για την απάντησή σας. από εσάς, θα επικοινωνήσω με το Γραφείο Καλύτερων Επιχειρήσεων."
Αφήστε δύο κενές γραμμές και εισαγάγετε ένα κατάλληλο συμπληρωματικό κλείσιμο, όπως το "Yours true" ή "Sincerely". Αφήστε τέσσερις έως έξι κενές γραμμές για την υπογραφή σας. Ακριβώς κάτω, πληκτρολογήστε την υπογεγραμμένη υπογραφή σας.
Διπλασιάστε το διάστημα και εισάγετε το περίβλημα (-τα).
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε χαρτί ομολόγων υψηλής ποιότητας. Δημιουργήστε μια κεφαλίδα που περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γράψτε σύντομες παραγράφους και κρατήστε το μήκος του γράμματος σε μία σελίδα. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Προεπισκόπηση εκτύπωσης του προγράμματος επεξεργασίας κειμένου για να ελέγξετε την κάθετη τοποθέτηση του γράμματος. Εάν είναι απαραίτητο, ρυθμίστε την απόσταση. Ζητήστε από έναν αξιόπιστο φίλο ή συγγενή σας να διόρθω την επιστολή σας. Εκτός από τον έλεγχο ορθογραφίας, στίξης και γραμματικών σφαλμάτων, ο φίλος ή ο συγγενής σας πρέπει να διασφαλίσει ότι ο τόνος του γράμματος είναι κατάλληλος.
