Σχεδόν κάθε επιχείρηση που ασχολείται με την παροχή αγαθών ή υπηρεσιών θα πρέπει κάποια στιγμή να απαντήσει σε Αίτηση Υποβολής Προτάσεων ή RFP. Το μεγαλύτερο λάθος κατά τη σύνταξη μιας πρότασης είναι να το προσεγγίσετε ως ένα κενό καθήκον. Μια πρόταση έργου είναι περισσότερο μια λειτουργία για το τμήμα μάρκετινγκ από ό, τι για το τεχνικό ή το διευθυντικό προσωπικό που πραγματικά θα αναλάβει το καθήκον μετά την αποδοχή της πρότασης, καθώς ο σκοπός της πρότασης είναι να πείσει έναν εταίρο να προσλάβει την επιχείρησή σας παραπάνω τις πιθανώς δεκάδες άλλων που υποβάλλουν προτάσεις και με πιθανότατα χαμηλότερο κόστος από εσάς.
Δέουσα επιμέλεια
Το αρχικό RFP θα περιέχει πολλές λεπτομέρειες και ερωτήσεις, και ενδεχομένως κάποιο υπόβαθρο για την εταιρεία που υποβάλλει το αίτημα. Εάν το RFP έχει γίνει σωστά, θα πρέπει να σας δώσει αρκετές πληροφορίες για να δημιουργήσετε μια κατάλληλη απάντηση. ωστόσο, επαρκής δεν θα κερδίσει την προσφορά. Μια γενική απάντηση που δεν κάνει τίποτα περισσότερο από την απάντηση στις ερωτήσεις δεν είναι αρκετή - πρέπει να σκάψετε βαθύτερα για να απαντήσετε στις ερωτήσεις που το κάνουν δεν ήταν ερωτηθείς. Πάρτε χρόνο για να καταλάβετε περισσότερα για την εταιρεία και να κάνετε κάποια έρευνα. Εάν ο αιτών είναι διαθέσιμος, να του ζητήσετε σημαντικές ερωτήσεις και να ζητήσετε διευκρινίσεις εάν αυτό δικαιολογείται. Αυτό όχι μόνο θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα το έργο στο χέρι, αλλά και να βρείτε ένα τιμολόγιο το οποίο ανταποκρίνεται με μεγαλύτερη ακρίβεια στις ανάγκες του πελάτη.
Γνωρίστε τι πραγματικά χρειάζεται ο πελάτης
Τις περισσότερες φορές, οι πελάτες δεν γνωρίζουν τι ακριβώς χρειάζονται και οι πραγματικοί πόνοι τους μπορεί να μην αντικατοπτρίζονται στο RFP. Αφιερώστε χρόνο για να απαντήσετε για να καταλάβετε τις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες του πελάτη, τις κύριες προκλήσεις των ανταγωνιστών του και ποιοι άλλοι προμηθευτές και συνεργάτες της επιχείρησης μπορεί να είναι. Ρωτήστε τον εαυτό σας ποια είναι η κινητήρια δύναμη πίσω από το αίτημα - εάν μπορείτε να λύσετε ένα πρόβλημα και όχι απλώς να δώσετε ένα κομμάτι εξοπλισμού, θα μετακινηθείτε στο κεφάλι της γραμμής. Προβλέψτε τι θέλει ο πελάτης σήμερα και τι είναι πιθανό να θέλει το επόμενο έτος και σχεδιάστε διαφορετικά σενάρια πριν γράψετε την πρότασή σας.
Πουλήστε τον εαυτό σας και την εταιρεία σας
Οι περισσότερες αιτήσεις για υποβολή προτάσεων δεν αναζητούν μόνο το φθηνότερο πάροχο - οι πελάτες θέλουν κάποιον που καταλαβαίνει τον πόνο τους και θα λύσει όλα τα προβλήματά τους. Η δουλειά σου είναι να τους πείσεις ότι είσαι αυτός ο άνθρωπος. Κατά τη σύνταξη της πρότασης, μην σταματάτε μόνο να κάνετε μια λίστα. Κάθε σφαίρα ή παραδοτέο πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον κάποια ελάχιστη γλώσσα ως προς τον τρόπο με τον οποίο επιλύετε το πρόβλημά σας ή πώς είστε καλύτεροι και πιο μοναδικός για να τους βοηθήσετε.
Μια καλή τακτική πωλήσεων στην υποβολή μιας πρότασης είναι να προσφέρει επιλογές. Εάν έχετε πάρει το χρόνο για να κατανοήσετε πραγματικά τις ανάγκες του πελάτη, μπορείτε να προσφέρετε μια σειρά λύσεων - συνήθως τρία είναι καλύτερα, επειδή οι άνθρωποι έχουν μια φυσική τάση να πάρει το μεσαίο. Αυτό επιτρέπει στον πελάτη να γνωρίζει ότι είστε ευέλικτοι και επίσης ικανός να χειρίζεστε ανάγκες που μπορεί να υπερβαίνουν τις απαιτήσεις που ζητούνται στο RFP.
Στοιχεία της πρότασης
Δεν είναι όλες οι προτάσεις ίδιες, αν και αν γράφετε πολλά από αυτά, θα διαπιστώσετε ότι είναι δυνατή η επαναχρησιμοποίηση μέρους της ίδιας γλώσσας. Σε γενικές γραμμές, μια πρόταση πρέπει να αρχίσει με ένα προσωπική συνοδευτική επιστολή, και μετά προχωρήστε με ένα περίληψη του σχεδίου για να βεβαιωθείτε ότι εσείς και ο πελάτης βρίσκεστε στην ίδια σελίδα. Συμπεριλάβετε μια ενότητα στο συνολική στρατηγική καθώς και ένα τμήμα σχετικά με μεμονωμένες τακτικές και παραδοτέα, και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε μια ενότητα για το συνολικό κόστος κατανεμημένο ανά παραδοτέα.
Ο πελάτης μπορεί να έχει καθορίσει μια ημερομηνία παράδοσης, αλλά είναι πάντα μια καλή ιδέα να σπάσει αυτό κάτω σε ένα περισσότερο λεπτομερή χρονοδιάγραμμα εάν υπάρχουν πολλαπλά παραδοτέα. Η πρόταση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει συγκεκριμένους όρους πληρωμής και ένα σελίδα υπογραφής. Μια παράγραφο ή δύο στο τέλος για ένα σχετικά με εμάς boilerplate δίνει επίσης στον πελάτη λίγο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το φάσμα των υπηρεσιών και του ιστορικού σας.
