Η λογιστική είναι σημαντική για τις επιχειρήσεις ως τρόπος τεκμηρίωσης της χρηματοοικονομικής δραστηριότητας και μάθησης από τους αριθμούς. Η επιχείρησή σας χρειάζεται βασική λογιστική για να αναφέρετε τα έσοδα από φορολογικά έντυπα και να παρακολουθείτε τα κονδύλια που εισρέουν και εξέρχονται από τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας. Αλλά οι λογιστικές πληροφορίες παρέχουν επίσης πολύτιμη εικόνα των λειτουργιών, δείχνοντας τάσεις και ευκαιρίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να κερδίσετε την επιχείρησή σας. Οι οργανισμοί φορολογικής πληροφόρησης απαιτούν από εσάς να διατηρείτε τα βιβλία σε ένα ελάχιστο επίπεδο που παρακολουθεί τα έσοδα και τις δαπάνες. Αλλά εάν έχετε την κίνηση και το ενδιαφέρον, μπορείτε να ακολουθήσετε τις λογιστικές σας διαδικασίες σε ένα εντελώς διαφορετικό επίπεδο και να τις χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια πιο έξυπνη και οικονομικά βιώσιμη επιχείρηση.
Είδη λογιστικών επιχειρήσεων που χρειάζονται
Παρακολούθηση εσόδων και δαπανών: Η επιχείρησή σας υποχρεούται να συμπληρώνει φορολογικά έντυπα με βάση τόσο τα ακαθάριστα έσοδα όσο και το καθαρό εισόδημα. Οι κρατικοί και τοπικοί φόροι κατανάλωσης υπολογίζονται ως ποσοστό των εσόδων. Οι φόροι εισοδήματος πόλεων, πολιτειακών και ομοσπονδιακών φόρων βασίζονται στο καθαρό κέρδος σας αφού αφαιρεθούν τα εκπεστέα έξοδα από τα ακαθάριστα έσοδα. Για να υπολογίσετε σωστά αυτά τα ποσά, η επιχείρησή σας πρέπει να παρακολουθεί και να μετρά τις ακαθάριστες εισπράξεις ως βάση για τους αριθμούς των εσόδων και να προσθέτει όλες τις δαπάνες ως βάση για τις κρατήσεις επιχειρήσεων. Κατά την αναφορά των ακαθάριστων εσόδων, θα πρέπει να κατατάξετε τα κέρδη σας σε κατηγορίες όπως χονδρική και λιανική. Κατά τον υπολογισμό του καθαρού κέρδους για τους φόρους εισοδήματος, θα πρέπει να διαιρέσετε τις δαπάνες σε κατηγορίες, όπως υλικά, μισθοδοσία, ενοίκια, υπηρεσίες κοινής ωφελείας και έξοδα αυτοκινήτων.
Λογιστική μισθοδοσίας: Εκτός από τον υπολογισμό του ποσού που πρέπει να καταβάλλετε σε κάθε μισθωτό βάσει του μισθού και των ωρών εργασίας, η επιχείρησή σας πρέπει επίσης να παρακρατήσει και να καταβάλει τους φόρους κοινωνικής ασφάλισης, Medicare και εισοδήματος που οφείλουν οι εργαζόμενοί σας, μαζί με τις εργοδοτικές εισφορές για την Κοινωνική Ασφάλιση και το Medicare. Θα πρέπει επίσης να πληρώσετε ασφάλιση ανεργίας και βιομηχανική ασφάλιση στα κεφάλαια του κράτους σας, με βάση το πόσο οι υπάλληλοί σας εργάζονται και πόσα κερδίζουν. Η επιχείρησή σας θα χρειαστεί ένα ολοκληρωμένο και ενημερωμένο λογιστικό σύστημα μισθοδοσίας για να παρακολουθείτε αυτούς τους αριθμούς και να πληρώνετε όλους τους φόρους μισθοδοσίας και να καταθέτετε όλες τις εκθέσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών, όταν αυτές οφείλονται.
Λογιστική ταμειακών ροών: Το λογιστικό σας σύστημα θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει εργαλεία για την παρακολούθηση της διαθεσιμότητας και της ανάγκης για μετρητά. Αν χρησιμοποιείτε λογιστικό σύστημα βασισμένο σε μετρητά, τα εβδομαδιαία και τα μηνιαία στοιχεία σας θα σας δώσουν μια σχετικά καλή ιδέα για το πόσο έρχεστε και πηγαίνετε έξω. Εάν χρησιμοποιείτε το σύστημα λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, μπορείτε να καταχωρήσετε μια πώληση ως έσοδα πριν να έχετε πράγματι καταβληθεί για αυτό, οπότε χρειάζεστε έναν άλλο τρόπο για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα των μετρητών. Είτε χρησιμοποιείτε ένα σύστημα μετρητών είτε ένα σύστημα απόδοσης, η ταμειακή σας ροή μπορεί επίσης να μην συσχετίζεται άμεσα με τα δηλωμένα έσοδα και τις δαπάνες σας εάν επιστρέφετε δάνεια ή εάν υποτιμάτε τον εξοπλισμό που έχετε ήδη αγοράσει.
Ισολογισμοί: Ένας ισολογισμός είναι ένα στιγμιότυπο της οικονομικής σας εικόνας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το τι έχετε στην κατοχή σας και τι οφείλετε. Ο κατάλογος των στοιχείων ενεργητικού σας θα περιλαμβάνει τα μετρητά στην τράπεζα, τον εξοπλισμό που έχετε αγοράσει μείον το ποσό που έχει αποσβέσει και τους εισπρακτέους λογαριασμούς ή τα ποσά που οφείλονται σε εσάς για πωλήσεις που έχετε ήδη πραγματοποιήσει. Ο κατάλογος των υποχρεώσεων στον ισολογισμό σας θα περιλαμβάνει τα υπόλοιπα που οφείλονται σε δάνεια και πιστωτικές κάρτες και τα βραχυπρόθεσμα χρέη που έχετε συσσωρεύσει, όπως πληρωτέοι λογαριασμοί και εκκρεμείς λογαριασμοί κοινής ωφέλειας. Αν αφαιρέσετε τις υποχρεώσεις σας από τα περιουσιακά σας στοιχεία, ο ισολογισμός σας εμφανίζει την τρέχουσα καθαρή θέση της εταιρείας σας. Όταν δημιουργείτε ισολογισμούς με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να δείτε πώς τα κέρδη και οι δαπάνες σας έχουν παίξει και δημιούργησαν πλούτο ή χρέος.Ένας ισολογισμός δείχνει επίσης πόσα από την καθαρή σας αξία είναι ρευστό και πόσο είναι συνδεδεμένο σε στοιχεία ενεργητικού που δεν παρέχουν άμεσα διαθέσιμα μετρητά.
Λειτουργικές αναφορές: Εκτός από τις λογιστικές αναφορές που χρειάζεται να ολοκληρώσει η επιχείρησή σας από τις φορολογικές υπηρεσίες και τους δανειστές, μπορείτε να δημιουργήσετε εξατομικευμένες αναφορές που παρακολουθούν τα πάντα, από την αξία δολαρίου που παράγει η γραμμή σας σε μια ώρα, μέχρι τα στοιχεία πωλήσεων για κάθε μία από τις πωλήσεις σας προσωπικό. Αυτοί οι αριθμοί είναι κρίσιμοι για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε ποιες πτυχές της επιχείρησής σας αποφέρουν το μεγαλύτερο κέρδος και ότι αξίζουν περισσότερο. Μπορούν επίσης να επιστήσουν την προσοχή σας σε δυσκολίες που μπορούν να διορθωθούν, όπως οι πτυχές της παραγωγής που διαρκούν πολύ και κοστίζουν πάρα πολύ.
Πώς οι επιχειρήσεις μπορούν να κάνουν λογιστική
Η επιχείρησή σας μπορεί είτε να κάνει τη λογιστική σας στο σπίτι είτε να μισθώσει έναν εξωτερικό επαγγελματία για να βοηθήσει με τη διαδικασία. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ένα υβριδικό από αυτές τις δύο προσεγγίσεις, έχοντας το εσωτερικό προσωπικό να ολοκληρώσει ορισμένα καθήκοντα, όπως η βασική λογιστική, και στη συνέχεια να αναθέσει σε έναν εξωτερικό λογιστή να ολοκληρώσει τους ετήσιους φόρους.
Η εσωτερική λογιστική προσφέρει το πλεονέκτημα ότι έχετε κάποιον που γνωρίζει την επιχείρησή σας σε βάθος, καταγράφοντας τα κέρδη και τις δαπάνες σας. Ένας λογιστής που ασχολείται βαθιά με την επιχείρησή σας θα είναι σε θέση να εντοπίσει και να κατηγοριοποιήσει τα στοιχεία στις αποδείξεις, καθορίζοντας εάν πρόκειται για υλικά που περιλαμβάνονται στο κόστος των πωληθέντων αγαθών ή των προμηθειών που χρειάζεστε για διοργάνωση πίσω από τα παρασκήνια. Ωστόσο, ένας εσωτερικός λογιστής μπορεί να μην έχει την επαγγελματική εμπειρογνωμοσύνη που μπορεί να φέρει ένας ξένος στο μείγμα. Αυτή η γνώση είναι χρήσιμη για τη δημιουργία συστημάτων όπως η αρχική ρύθμιση λογιστικής σας, αλλά και για την αλίευση αποχρώσεων, όπως οι δαπάνες που δεν είναι νόμιμα εκπεστέες.
Ένας εξωτερικός λογιστής μπορεί να φέρει εμπειρία και προοπτική στις λογιστικές διαδικασίες της εταιρείας σας. Ως επαγγελματίας, αυτός ο λογιστής έχει δει πιθανώς τα βιβλία μιας σειράς επιχειρήσεων και μπορεί να σας δείξει πώς να ενημερώσετε τα συστήματά σας, ώστε να παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε και μπορούν να κατανοηθούν από άλλους επαγγελματίες όπως τραπεζίτες και φορολογικούς ελεγκτές. Ωστόσο, ένας ξένος μπορεί να μην κάνει τόσο καλή δουλειά όσο κάποιος εμπιστευτικός στην κατανόηση του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησής σας και των πληροφοριών που θεωρείτε πιο χρήσιμες. Για παράδειγμα, ο λογιστής σας πιθανότατα δεν θα καταλάβει τους τύπους αποθέματος που μεταφέρετε από την άποψη ενός εμπόρου. Ωστόσο, οι πληροφορίες σχετικά με το πώς κινούνται οι διάφορες κατηγορίες εμπορευμάτων μπορούν να είναι ζωτικής σημασίας για την ακριβή ρύθμιση της αγοράς σας.
Είδη λογισμικού λογιστικής για επιχειρήσεις
Λογισμικό Λογιστικής Online: Τα ηλεκτρονικά λογιστικά προγράμματα σας προσφέρουν το πλεονέκτημα του συγχρονισμού του λογιστικού σας συστήματος με τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας. Αυτή η προσέγγιση διευκολύνει την εισαγωγή συναλλαγών, απλά εντοπίζοντας τις τράπεζες και κάνοντας κλικ στα δεξιά κουμπιά. Αυτό το χαρακτηριστικό μειώνει την πιθανότητα ότι θα χάσετε μια δαπάνη, όπως θα μπορούσατε αν ξεκινούσατε με χάρτινες αποδείξεις και χάσατε μία. Η χρήση λογισμικού online λογιστικής σας επιτρέπει επίσης να έχετε πρόσβαση στο λογιστικό σας πρόγραμμα από οποιονδήποτε υπολογιστή, αντί να χρειάζεται να χρησιμοποιείτε τη δική σας επιφάνεια εργασίας. Ωστόσο, τα online λογιστικά προγράμματα διαρκούν περισσότερο από τις εκδόσεις υπολογιστών γραφείου για να επεξεργάζονται κάθε συναλλαγή και αυτή τη φορά αυξάνεται όταν κάνετε δεκάδες εγγραφές. Επίσης, η πρακτική της αντιστοίχισης των εισπράξεων με τραπεζικές τροφοδοσίες μπορεί να είναι αργή και περίπλοκη και αυτό το βήμα είναι απαραίτητο εάν μια ενιαία αγορά περιλαμβάνει στοιχεία σε πολλές κατηγορίες, όπως υλικά και προμήθειες. Το QuickBooks είναι το δημοφιλέστερο λογισμικό online λογιστικής που έχει τα υψηλότερα προσόντα. Το Xero θεωρείται ιδιαίτερα για τους χρήστες Mac, και το Zoho λειτουργεί ιδιαίτερα καλά για πολύ μικρές επιχειρήσεις.
Λογισμικό λογιστικής επιφάνειας εργασίας: Αν και τα λογιστικά προγράμματα σε απευθείας σύνδεση αυξάνονται σε δημοτικότητα, οι εκδόσεις υπολογιστών εξακολουθούν να προσφέρουν πλεονεκτήματα σε πολλούς χρήστες. Μπορείτε να αγοράσετε ένα πρόγραμμα λογιστικής γραφείου με μια αγορά φοράς, ενώ τα ηλεκτρονικά προγράμματα χρεώνουν μια συνεχή μηνιαία αμοιβή. Όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα για επιτραπέζιους υπολογιστές, όλες οι πληροφορίες σας είναι άμεσα διαθέσιμες στον υπολογιστή σας, αντί να βρίσκονται στο σύννεφο όπου είναι ευάλωτες σε ζητήματα ασφάλειας και εκτεταμένες βλάβες του συστήματος. Τα λογιστικά συστήματα επιτραπέζιων υπολογιστών τείνουν να είναι πολύ απλούστερα από τα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο, καθιστώντας ευκολότερο τον εντοπισμό και τον εντοπισμό σφαλμάτων και ασυνεπειών. Λόγω της σχετικής απλότητας τους, τα επιτραπέζια συστήματα είναι επίσης πιο εύκολο να προσαρμοστούν στις ατομικές ανάγκες της εταιρείας σας.
Προσαρμοσμένα και μη αυτόματα συστήματα λογιστικής
Στην πραγματικότητα δεν χρειάζεστε λογισμικό λογιστικής καθόλου, εάν η επιχείρησή σας είναι μικρή και οι ανάγκες σας είναι απλές. Μπορείτε να σχεδιάσετε υπολογιστικά φύλλα με το Excel ή τα Φύλλα Google που σας βοηθούν να παρακολουθείτε και να προσθέτετε τις μεταβλητές που πρέπει να γνωρίζετε, όπως οι κατηγοριοποιημένες δαπάνες και τα συνεχή κέρδη. Αυτά τα προγράμματα θα σας βοηθήσουν να κρατήσετε και να οργανώσετε τις πληροφορίες σας με οποιονδήποτε τρόπο έχει νόημα για την επιχείρησή σας και τα ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα σας κάνουν απόλυτα νόμιμα λογιστικά συστήματα όσο σας λένε τι πρέπει να γνωρίζετε για να πληρώσετε τους φόρους σας και να κατανοήσετε τις λειτουργίες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα μισθοδοσίας που καταγράφει τις ώρες που αφιερώνεστε σε συγκεκριμένες εργασίες όπως η παραγωγή. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα στοιχεία για να υπολογίσετε τη μέση αξία δολαρίου ενός προϊόντος που παράγεται ανά ώρα παραγωγής και μπορείτε να παρακολουθήσετε τον τρόπο με τον οποίο αλλάζει αυτή η τιμή εβδομαδιαίως.
Αλλά δεν χρειάζεστε ούτε έναν υπολογιστή για να κάνετε λογιστική των επιχειρήσεων. Είναι απολύτως νόμιμο να κρατάτε χειρόγραφα βιβλία, όπως έχουν κάνει οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εδώ και αιώνες. Τα καταστήματα εφοδιασμού γραφείου πωλούν βιβλία λογιστικής με στήλες κατάλληλου μεγέθους και μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε και να κατηγοριοποιήσετε τα έσοδα και τις δαπάνες. Με ένα σύστημα χειρωνακτικής λογιστικής, πρέπει να προσθέσετε όλα τα στοιχεία με το χέρι, πράγμα που αυξάνει δραματικά το χρόνο που αφιερώνετε στη λογιστική. Ωστόσο, τα συστήματα χειρωνακτικής λογιστικής δεν είναι ευάλωτα στις δυσλειτουργίες των υπολογιστών και στους κινδύνους των χαμένων δεδομένων που συναντάτε με τα μηχανογραφικά συστήματα. Είναι αλήθεια ότι το σπίτι σας θα μπορούσε να καεί και θα μπορούσατε να χάσετε το βιβλίο σας, αλλά οι αποτυχίες υλικού είναι πολύ πιο συχνές από τις πυρκαγιές των σπιτιών.
Λογιστική απλής εισόδου έναντι διπλής εισόδου
Εάν η επιχείρησή σας είναι μικρή και σχετικά απλή, μπορείτε επίσης να επιλέξετε μεταξύ λογιστικής απλής και διπλής λογιστικής. Ένα σύστημα μίας εισόδου παρακολουθεί απλώς το ποσό που έχετε ξοδέψει και κερδίσει και τα ποσά αυτά. Αν χρησιμοποιείτε χειρόγραφο ημερολόγιο ή αν έχετε δημιουργήσει τα δικά σας υπολογιστικά φύλλα, πιθανότατα θα χρησιμοποιείτε λογιστική απλής εγγραφής. Ένα σύστημα διπλής εισόδου συγχρονίζει τα λογιστικά σας στοιχεία με τους τραπεζικούς σας λογαριασμούς και άλλες πληροφορίες σχετικές με τον ισολογισμό σας. Κάθε φορά που σημειώνετε ότι η εταιρεία σας έχει κερδίσει έσοδα, θα κάνετε (ή το λογιστικό λογισμικό σας θα κάνει) μια αντίστοιχη καταχώρηση που δείχνει πού τα χρήματα εμφανίζονται στην επιχείρησή σας, όπως σε έναν συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό. Ομοίως, κάθε φορά που πληρώνετε για μια δαπάνη, ένα σύστημα διπλής εισόδου δείχνει πώς η εταιρεία σας έχει δαπανήσει τα χρήματα. Δεν υπάρχει καμία νομική απαίτηση να διατηρείτε ένα σύστημα λογιστικής διπλής εισόδου, αλλά εάν διατηρείτε βιβλία με ενιαία εγγραφή θα πρέπει να αναπτύξετε έναν τρόπο σύγκρισης και συμβιβασμού του λογιστικού σας συστήματος με τα τρέχοντα στοιχεία ενεργητικού σας.
Επιλέγοντας το σωστό λογιστικό σύστημα
Δεν υπάρχει σωστό λογιστικό σύστημα για κάθε επιχείρηση. Όταν επιλέγετε πώς να ρυθμίσετε τα βιβλία της εταιρείας σας, σκεφτείτε τι είδους πληροφορίες χρειάζεστε περισσότερο και ποιους πόρους είστε διατεθειμένοι να αφιερώσετε για να το αποκτήσετε. Αν μισείτε να εργάζεστε με αριθμούς και δεν έχουν νόημα για εσάς, προσλάβετε έναν εξωτερικό επαγγελματία, αλλά προσπαθείτε να μάθετε όσο μπορείτε για να κατανοήσετε τις αναφορές που λαμβάνετε. Εάν έχετε το χρόνο και το ενδιαφέρον, κάνετε όσο το δυνατόν περισσότερο τη δική σας λογιστική. Οι πληροφορίες που καταρτίζετε θα είναι σχετικές και ουσιαστικές και θα αποκτήσετε πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρησή σας μπορεί να είναι πιο επιτυχημένη.
