Οι σύγχρονες επιχειρήσεις μπορούν να τμηματοποιήσουν τα μηνύματα για να στοχεύσουν μικρές ομάδες πελατών ή να παραδώσουν άμεσα νέα σε μεγάλες, διάσπαρτες ομάδες εργασίας. Ωστόσο, αυτές οι ευκαιρίες δεν έχουν κάνει τις επιχειρηματικές επικοινωνίες λιγότερο προκλητικές από πριν. Ενώ οι οργανισμοί μάθουν γρήγορα τις συνέπειες της αποτυχίας της αποτελεσματικής επικοινωνίας με τους πελάτες και τους εξωτερικούς φορείς, οι αναποτελεσματικές εσωτερικές επικοινωνίες μπορεί να είναι πιο δύσκολο να εντοπιστούν μέχρι να είναι πολύ αργά.
Προβλήματα Προτιμήσεων
Οι εργαζόμενοι μπορεί να δυσκολεύονται να συνδυάσουν τις προτιμήσεις επικοινωνίας με τις προτιμήσεις των συναδέλφων τους. Ένας ηλικιωμένος εργαζόμενος μπορεί να προτιμά να επικοινωνεί τηλεφωνικά, για παράδειγμα, ενώ ο μικρότερος συνάδελφός του βασίζεται σε ηλεκτρονικές επικοινωνίες. Εάν ο νεότερος εργαζόμενος απαντήσει σε μήνυμα μέσω τηλεφώνου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να επιστρέψει την κλήση, ο ηλικιωμένος εργαζόμενος ενδέχεται να αισθάνεται μη προσεκτικός, Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο που προτιμά ο ομόλογός σας. Εάν η επαφή σας στο IT ανταποκρίνεται πάντα στα e-mail σας γρήγορα, αλλά χρειάζεται πολύς χρόνος για να επιστρέψετε μια τηλεφωνική κλήση, η ηλεκτρονική αναμετάδοση των ερωτήσεών σας είναι η αποτελεσματικότερη λύση.
Επικοινωνία με κακά νέα
Το να λέτε στο αφεντικό σας ότι μόλις χάσατε ένα λογαριασμό κλειδί δεν είναι εύκολο για τους περισσότερους. Επίσης, δεν είναι εύκολο να μεταδώσετε τις ειδήσεις σε έναν μακροπρόθεσμο προμηθευτή ότι αλλάζετε την επιχείρησή σας στον ανταγωνιστή της. Ο Robert Bies, καθηγητής στο McDonough School of Business του Georgetown, σημειώνει ότι αυτό συχνά αναγκάζει τους ανθρώπους να καθυστερούν να λένε στο άλλο μέρος τα κακά νέα.
Αντίθετα, η Bies προτείνει μια στρατηγική επικοινωνίας πολλαπλών επιπέδων για να ξεπεράσει αυτές τις προκλήσεις. Προετοιμάστε τους ενδιαφερόμενους για τα κακά νέα εκ των προτέρων. Παρέχετε τα νέα γρήγορα και με ειλικρίνεια, στη συνέχεια μετριαστείτε με πιθανές λύσεις και οποιαδήποτε εμφανή ασημένια επένδυση. Μπορείτε να πείτε, για παράδειγμα, ότι έχετε πολλούς οδηγούς στο μυαλό για να αντικαταστήσετε την χαμένη επιχείρηση που θα απαιτούσε λιγότερα ταξίδια για τις δυνάμεις πωλήσεών σας
Συμβουλές
-
Μερικοί υπάλληλοι μπορεί να αισθάνονται άβολα επικοινωνώντας ειλικρινά με τους προϊσταμένους τους λόγω της θέσης τους μέσα στην εταιρεία ή το υπόβαθρο τους. Οι γυναίκες ειδικότερα μπορεί να αγωνιστούν με αυτό, σύμφωνα με τη γλωσσολογία εμπειρογνώμονα Deborah Tannen.
Πολύ - ή όχι αρκετά
Πόση πληροφορία διανέμεται στους υπαλλήλους και τους εξωτερικούς φορείς είναι μια διαρκή πρόκληση για τους διαχειριστές. Οι τρομακτικές ειδήσεις, όπως μια αναδιοργάνωση, μπορούν να οδηγήσουν σε έντονες αντιδράσεις εάν φαινομενικά βγαίνουν από το μπλε. Η προειδοποίηση ατόμων σε συνεδριάσεις ενός προς ένα ή μικρότερων μπορεί να αφήσει έναν ηγέτη να γνωρίζει ποιος είναι πιθανόν να αντιταχθεί στις ειδήσεις και ποιοι είναι οι λόγοι τους.
Από την άλλη πλευρά, ένας διαχειριστής μπορεί επίσης παρέχουν πάρα πολλές πληροφορίες εάν η συμπλήρωση του μηνύματος είναι ασαφής ή αόριστη. Ανακοινώνοντας τις απολύσεις ενδέχεται να έρχονται στο εγγύς μέλλον, για παράδειγμα, οδηγεί σε άγχος και μπορεί να αναγκάσει τους βασικούς υπαλλήλους να προσπαθήσουν να πάρουν άλλες θέσεις εργασίας. Μπορεί επίσης να μειώσει την παραγωγικότητα του γραφείου αν οι εργαζόμενοι ξοδεύουν το χρόνο τους σε κουτσομπολιά και εργάζονται για τα βιογραφικά τους.
Οι άτυπες επικοινωνίες μπορεί να αποδειχθούν δαπανηρές
Σε αντίθεση με την κουβέντα στο χώρο εργασίας, οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες αφήνουν μια γραπτή καταγραφή του τι συνέβη. Ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επαναλάβει μια συνομιλία και να παράσχει μια πολύτιμη επιβεβαίωση σε περίπτωση που υπάρχουν ερωτήσεις αργότερα. Ωστόσο, τη διατήρηση αρχείων για την κυκλοφορία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το λογισμικό συνομιλίας και άλλες άτυπες ηλεκτρονικές συνομιλίες στο χώρο εργασίας μπορεί να είναι ένας πονοκέφαλος για όσους εργάζονται στον τομέα της πληροφορικής - για να μην αναφέρουμε τη νομική ομάδα. Οι φαινομενικά συνομιλίες μπορεί να αποδειχθούν δαπανηρές. Το Υπουργείο Δικαιοσύνης των Η.Π.Α., για παράδειγμα, χρησιμοποίησε σχόλια σε χώρους συνομιλίας για να βοηθήσει στην αντιμετώπιση της κατάχρησης νομισμάτων έναντι μεγάλων τραπεζών όπως η UBS, η Citigroup και ο J.P. Morgan Chase.
Διαχείριση έργου
Μια έκθεση του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων για το 2013 διαπίστωσε ότι για κάθε δισεκατομμύριο δολάρια που δαπανώνται για έργα, 75 εκατομμύρια δολάρια είναι επικίνδυνα μόνο ως αποτέλεσμα της αναποτελεσματικής επικοινωνίας. Τα κενά μπορεί να προκύψουν όταν δεν έχουν όλοι οι ενδιαφερόμενοι την ίδια κατανόηση των οφελών του έργου ή όταν η γλώσσα που χρησιμοποιείται για την αποστολή μηνυμάτων είναι ασαφής. Το PMI σας προτείνει προσαρμόστε τις επικοινωνίες σας για να ικανοποιήσετε τις ανάγκες κάθε ομάδας ενδιαφερομένων. Μια πρόταση έργου για τον επανασχεδιασμό μιας ιστοσελίδας, για παράδειγμα, θα μπορούσε να επικεντρωθεί στα οφέλη υψηλού επιπέδου όταν συναντάμε ανώτερους ηγέτες της εταιρείας. Θα χρησιμοποιήσει πιο τεχνική γλώσσα και συγκεκριμένα δεδομένα όταν παρουσιάζεται στους ανθρώπους που θα πρέπει να εκτελέσουν το έργο.
