Οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν εργαλεία για την ανάλυση των προβλέψεων, των προϋπολογισμών, των καταστάσεων αποτελεσμάτων και άλλων οικονομικών εγγράφων. Για να μεγιστοποιηθεί η κερδοφορία και η απόδοση της επένδυσης για έργα, ένας υπεύθυνος έργου απαιτεί μια εργασιακή γνώση των βασικών εννοιών χρηματοδότησης και λογιστικής. Χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως υπολογιστικά φύλλα και ηλεκτρονικούς υπολογιστές, οι διαχειριστές του έργου αναλύουν τις οικονομικές πληροφορίες του έργου, εφαρμόζουν λογιστικές αρχές και διαχειρίζονται αναφορές για να διασφαλίσουν την ομαλή εκτέλεση ενός έργου.
Ανάλυση κόστους-οφέλους
Οι διαχειριστές έργων πραγματοποιούν ανάλυση κόστους-οφέλους όταν πρέπει να λάβουν απόφαση για ένα έργο. Συνήθως, χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο υπολογιστικού φύλλου, όπως το Microsoft Excel, το Google Spreadsheets ή το Quickbooks, αναλύουν το κόστος που σχετίζεται με μια δεδομένη επένδυση, υπολογιζόμενη για μια τριετή περίοδο, για να δημιουργήσει μια καθαρή παρούσα αξία, την απόσβεση και άλλες μετρήσεις που απαιτούνται για να πάρουν μια καλή οικονομική απόφαση. Για παράδειγμα, μια ανάλυση κόστους-οφέλους για ένα σχέδιο ανάπτυξης κατάρτισης περιλαμβάνει συνήθως τη μέτρηση του κόστους της δημιουργίας εκπαιδευτικών υλικών και την αφαίρεση της εξοικονόμησης από το προσωπικό που λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Οι πιο περίπλοκες αναλύσεις κόστους-οφέλους συνεπάγονται πολλαπλές δαπάνες και πολλά οφέλη.
Πρόβλεψη
Οι προβλέψεις των ταμειακών ροών βοηθούν τους διαχειριστές έργων να προβλέψουν εάν το εισόδημα θα καλύψει το κόστος των εργασιών. Οι διαχειριστές έργου μπορούν να κάνουν λήψη ενός προτύπου από έναν ιστότοπο, όπως τον ιστότοπο του Microsoft Office Templates, ή να αναπτύξουν τη δική τους μορφή. Στη συνέχεια, εισάγοντας το αναμενόμενο εισόδημα και τα έξοδα για κάθε μήνα και συγκρίνοντας τις αξίες χρησιμοποιώντας τύπους, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να ετοιμάσει μια δήλωση για να δείξει αισιόδοξα ή απαισιόδοξα σενάρια εκτίμησης ταμειακών ροών. Συνήθως μια πρόβλεψη καλύπτει ένα έως δύο χρόνια. Οι προβλέψεις των ταμειακών ροών παρέχουν στους διαχειριστές έργων τη δυνατότητα να καθορίσουν εάν μια δραστηριότητα αποτελεί βιώσιμη επιλογή.
Ανάλυση ισορροπίας
Οι διαχειριστές του έργου ολοκληρώνουν μια ανάλυσή ανάλυσης για να προσδιορίσουν το επίπεδο παραγωγής στο οποίο τα χρήματα που παράγονται από το προϊόν ή την υπηρεσία που παράγεται από το έργο ισούνται με το κόστος ανάπτυξης. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν δωρεάν ηλεκτρονικά εργαλεία, όπως το λογισμικό Project.net, για να διατηρήσουν ένα πίνακα ελέγχου του έργου και να εξασφαλίσουν ότι οι εργασίες του έργου παράγουν αποτελέσματα που βοηθούν στη διαχείριση έργων.
Παρακολούθηση προϋπολογισμού
Οι διαχειριστές του έργου χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης προϋπολογισμού, όπως το λογισμικό Clarizen, για να καθορίσουν εάν οι επενδύσεις σε έργα έχουν νόημα με την πάροδο του χρόνου, αφού συγκρίνουν τη νομισματική αξία τόσο σήμερα όσο και στο μέλλον. Τα εργαλεία λογισμικού επιτρέπουν στους διαχειριστές έργων να καθορίζουν ωριαίες τιμές για τους πόρους, να προσαρμόζουν τα ποσοστά χρέωσης και να αναλύουν τη χρήση των πόρων. Αυτά τα εργαλεία και οι τεχνικές συμβάλλουν στη διατήρηση του έργου, εξασφαλίζοντας ότι οι δαπάνες, όπως οι εξειδικευμένες συμβουλές, οι άδειες λογισμικού και το κόστος υλικού, επιτρέπονται στο πλαίσιο της χορηγούμενης χρηματοδότησης.
