Οι επιχειρήσεις χρηματοδοτούν τα έργα που η ανώτερη διοίκηση πιστεύει ότι είναι κρίσιμα για την επιτυχία τους. Αλλά η χρηματοδότηση ενός έργου από μόνο του δεν διασφαλίζει ότι όταν ένα έργο τελειώνει μια εταιρεία θα είναι καλύτερα από ό, τι πριν.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι που μια εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί από ένα έργο. Ένας εξαιρετικός διευθυντής έργου μπορεί να κηρύξει την ομάδα του προς τη σωστή κατεύθυνση. Ή, λόγω της εξαιρετικής κατάρτισης και της εμπειρίας στην εργασία, μια ομάδα μπορεί να υιοθετήσει όλες τις ορθές πρακτικές. Αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, η χρήση των εργαλείων διαχείρισης έργων βοηθά.
Τα εργαλεία διαχείρισης έργου, όπως ένα διάγραμμα PERT και μια δομή ανάλυσης της εργασίας, μπορούν να βελτιώσουν τις ικανότητες μιας ομάδας παρέχοντας καθοδήγηση, ακόμη και αν μια ομάδα έργου διαθέτει όλες τις σωστές γνώσεις και χρόνια πρακτικής.
Gantt διάγραμμα
Ένα γράφημα Gantt είναι ένα οριζόντιο διάγραμμα γραμμών που αναφέρει τις δραστηριότητες του έργου, καθώς και την ημερομηνία έναρξης και λήξης για κάθε δραστηριότητα, οι οποίες εμφανίζονται σε μορφή ημερολογίου. Ένα γράφημα Gantt δεν απεικονίζει μια σχέση μεταξύ μιας δραστηριότητας και μιας άλλης, αλλά κάθε δραστηριότητα που αναφέρεται σε ένα γράφημα Gantt συμπίπτει με μια δραστηριότητα σε μια δομή κατανομής εργασίας, η οποία χωρίζει τις εργασίες του έργου σε φάσεις και πακέτα εργασίας.
Ο πίνακας Gantt περιλαμβάνει επίσης στήλες για την τεκμηρίωση της διάρκειας και του ποσοστού ολοκλήρωσης κάθε εργασίας. Ο αριθμός των εργάσιμων ημερών που βρίσκεται σε εξέλιξη, ο αναμενόμενος αριθμός ημερών για την ολοκλήρωση της δραστηριότητας και οι υπόλοιπες ημέρες είναι επίσης τεκμηριωμένοι στο διάγραμμα. Αυτά τα στοιχεία απεικονίζουν την προγραμματισμένη και την πραγματική πρόοδο της εργασίας.
Pert Chart
Μια τεχνική αξιολόγησης και ανασκόπησης προγράμματος ή διάγραμμα PERT χρησιμοποιείται τόσο για τον προγραμματισμό του χρόνου όσο και για τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου και τον έλεγχο των εργασιών του έργου. Χρησιμοποιώντας ένα διάγραμμα PERT ή ένα διάγραμμα δικτύου, η ηγεσία του έργου μπορεί να καθορίσει και να προγραμματίσει διαδοχικά κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρώσουν τα μέλη της ομάδας για να ολοκληρώσουν ένα στόχο του έργου και να καθορίσουν τον απαιτούμενο χρόνο για κάθε ένα από αυτά.
Ένα διάγραμμα PERT απεικονίζει την αλληλεξάρτηση μεταξύ των καθηκόντων προσδιορίζοντας ποιες εργασίες εκτελούνται παράλληλα μεταξύ τους και ποιες από αυτές πρέπει να εμφανίζονται σε σειρά. Οι ορόσημοι του έργου - γεγονότα που σηματοδοτούν το τελικό αποτέλεσμα μιας σειράς δραστηριοτήτων - είναι επίσης χαρτογραφημένα.
Επιπλέον, ένα διάγραμμα PERT περιλαμβάνει τρεις εκτιμήσεις για κάθε δραστηριότητα του έργου: ο συντομότερος χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας, ο χρόνος που πιθανόν να απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας και ο μεγαλύτερος χρόνος που απαιτεί η δραστηριότητα.
Ανάλυση κρίσιμης διαδρομής
Η ανάλυση κρίσιμης διαδρομής είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για έργα που απαιτούν την ολοκλήρωση αλληλεξαρτώμενων δραστηριοτήτων. Μια κρίσιμη διαδρομή περιλαμβάνει μια λίστα των δραστηριοτήτων του έργου που καθορίζονται σε μια δομή κατανομής εργασιών, ο χρόνος ολοκλήρωσης για κάθε δραστηριότητα και ο προσδιορισμός των αλληλεξαρτώμενων εργασιών και των τελικών σημείων, συμπεριλαμβανομένων των ορόσημων και των παραδοτέων αντικειμένων.
Οι χρόνοι ολοκλήρωσης του συνόλου δραστηριοτήτων στην κρίσιμη διαδρομή είναι αθροιστικοί και ίσοι με τον μεγαλύτερο χρόνο που μπορεί να απαιτήσει ένα έργο για να ολοκληρωθεί. Οι αναλυόμενες δραστηριότητες πρέπει να ολοκληρωθούν εγκαίρως για να ολοκληρωθεί εγκαίρως το έργο.
Ευθύνη εκχώρησης μήτρας
Ο πίνακας εκχώρησης ευθύνης ή το εργαλείο RACI προειδοποιεί τους ενδιαφερόμενους του έργου στα μέλη της ομάδας στα οποία έχουν ανατεθεί συγκεκριμένες ευθύνες έργου και για ποιο έργο τα άτομα κρατούνται υπόλογοι.
Όπως ονομάζει το όνομα του εργαλείου, ο πίνακας RACI δηλώνει ποιος είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση ενός έργου ή ποιος θα εκτελέσει ένα έργο και τα άτομα που θα συμβάλλουν στην ολοκλήρωση της εργασίας. Ο πίνακας καθορίζει επίσης ποιος είναι υπεύθυνος για τα καθήκοντα και ποιος έχει εξουσία λήψης αποφάσεων σχετικά με το έργο. Αναφέρονται επίσης τα ονόματα εκείνων των ανθρώπων που μπορεί να συμβουλευθούν σχετικά με το έργο και τους ανθρώπους που πρέπει να ενημερωθούν για την πρόοδο που κάνει η ομάδα στην ολοκλήρωση της εργασίας.
Αναλυτική δομή εργασιών
Μια δομή κατανομής εργασιών (WBS) είναι ένα μοντέλο έργου ή γράφημα που σπάει την εργασία του έργου σε εργασίες. Το WBS του προγράμματος παρουσιάζει την αλληλεξάρτηση μεταξύ των καθηκόντων και μεταξύ των εργασιών και του τελικού προϊόντος του έργου.
Το WBS ενσωματώνει επιμέρους έργα και επισημαίνει τις ευθύνες του έργου, τους απαιτούμενους πόρους και τις απαιτήσεις χρόνου για να ολοκληρώσει κάθε εργασία.
