Το σύστημα τιμολόγησης είναι ο πυρήνας των εισπρακτέων λογαριασμών της επιχείρησης. Τα τιμολόγια προετοιμάζονται με βάση τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που πωλούνται. Τα στοιχεία από το τιμολόγιο αντιστοιχούν στα περιοδικά πωλήσεων, τα αρχεία λογαριασμών πελατών, τα υπόλοιπα εισπρακτέων λογαριασμών και τα περιοδικά λογαριασμών μετρητών, μεταξύ άλλων επιχειρηματικών αρχείων.
Ηλεκτρονικά και χειροκίνητα
Τα λογισμικά συστήματα που χρησιμοποιούνται για την τιμολόγηση απαιτούν από την μικρή επιχείρηση να εισάγει τα αρχικά δεδομένα πριν εκτυπώσει τιμολόγια. Κάθε σύστημα απαιτεί διαφορετικές μεταβλητές και θα προτρέψει τον χρήστη για το τι χρειάζεται. Στη συνέχεια, το σύστημα θα ενσωματώνει ηλεκτρονικά τα δεδομένα στους εισπρακτέους λογαριασμούς. Αντίθετα, κατά τη δημιουργία ενός χειρωνακτικού συστήματος, ο ιδιοκτήτης ή ο λογιστής της μικρής επιχείρησης αποφασίζει τι χρειάζεται και διαμορφώνει αυτό ως μέρος του λογιστικού συστήματος ανάλογα. Ανεξάρτητα από το αν η μικρή επιχείρηση παρέχει υπηρεσίες ή πουλά προϊόντα, ένα από τα προκαταρκτικά βήματα στη δημιουργία ενός συστήματος τιμολόγησης είναι να καθορίσει τι πρέπει να συμπεριλάβει στο τιμολόγιο εκτός από αυτά τα βασικά στοιχεία όπως τα στοιχεία επικοινωνίας.
Σύστημα αρίθμησης
Κάθε τιμολόγιο πρέπει να περιέχει έναν μοναδικό αριθμό ταυτοποίησης που να βασίζεται είτε στη χρονολογική σειρά πωλήσεων είτε ανά αριθμό πελάτη. Είτε επιλέγετε τον ιδιοκτήτη της μικρής επιχείρησης, αυτοί οι μοναδικοί αριθμοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αναφερθούν στο μέλλον ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο.
Φορολογικό σώμα
Στο τμήμα περιγραφής του τιμολογίου, ο λογιστής θα θελήσει να προσθέσει λεπτομερείς πληροφορίες έτσι ώστε ο πελάτης να γνωρίζει ακριβώς τι εγγράφει το τιμολόγιο. Για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο για την υπηρεσία που δηλώνει απλώς "κλήση υπηρεσίας" είναι υπερβολικά ασαφές για να μπορεί ο πελάτης ή η μικρή επιχείρηση να χρησιμοποιηθεί για μεταγενέστερη αναφορά. Ωστόσο, αν η περιγραφή λέει κάτι πιο συγκεκριμένο, όπως τα "Αλλαγμένα φίλτρα, οι καθαρισμένοι ανεμιστήρες, η δοκιμή ανάφλεξης", τόσο ο πελάτης όσο και ο πάροχος υπηρεσιών γνωρίζουν επακριβώς το έργο που εκτελείται. Αν η χρέωση είναι ανά υπηρεσία ή ανά ώρα, αυτή η λεπτομέρεια πρέπει να συμπεριληφθεί στην περιγραφή. Όταν το τιμολόγιο αφορά τα προϊόντα, συμπεριλάβετε τις ποσότητες και την τιμή ανά μονάδα. Αυτές οι πληροφορίες αντιστοιχούν στις καταχωρήσεις στο περιοδικό πωλήσεων.
Οροι πίστωσης
Καθορίστε τους όρους πίστωσης που θα προσφέρουν οι πελάτες και θα το συμπεριλάβετε στο τιμολόγιο. Για παράδειγμα, αν η πληρωμή αναμένεται αμέσως, το τιμολόγιο θα πρέπει να φέρει την ένδειξη "Καθαρή οφειλή κατά την παραλαβή". Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πώλησης, εάν ο πελάτης είχε ενημερωθεί ότι θα είχε 30 ημέρες πληρωμής, συμπεριλάβετε την ως ημερομηνία λήξης του τιμολογίου.
Φέρνοντας όλους μαζί
Το σύστημα τιμολόγησης είναι πλήρες όταν προσαρμόζεται στην κατάλληλη θέση στη λογιστική διαδικασία. Μετά την προετοιμασία των τιμολογίων, είναι καιρός να εισπράξουμε εισπρακτέους λογαριασμούς. Ένα αντίγραφο κάθε τιμολογίου αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πελάτη και η επιχείρηση διατηρεί ένα αντίγραφο. Το τιμολογημένο ποσό καταχωρείται στο λογαριασμό του πελάτη στο περιοδικό πωλήσεων. Όταν λαμβάνεται η πληρωμή, το ποσό αφαιρείται από τον λογαριασμό του πελάτη στο περιοδικό πωλήσεων και προστίθεται στον λογαριασμό μετρητών της επιχείρησης. Στο τέλος του μήνα, ο ιδιοκτήτης της μικρής επιχείρησης μπορεί να ελέγξει τους λογαριασμούς για να σημειώσει τυχόν εκκρεμή τιμολόγια και την ανάγκη παρακολούθησης της αναζήτησης πληρωμής, όπως η αποστολή ενός δεύτερου αντιγράφου του τιμολογίου με την ένδειξη "καθυστέρηση πληρωμής".
