Οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι ζωτικής σημασίας για τη διοίκηση επιχειρήσεων, διότι αποτρέπουν κάθε εργαζόμενο από το να ανακαλύψει τον τροχό και παρέχουν ένα πρότυπο κατά του οποίου μπορεί να κριθεί η ατομική απόδοση.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ πολιτικής και διαδικασίας;
Με απλούστερους όρους, μια πολιτική ορίζει ένα αποτέλεσμα, ενώ μια διαδικασία ορίζει τα μέσα μέχρι το τέλος. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι πολιτική της εταιρείας να αγοράζουν όλες οι αγορές των εργαζομένων από έναν άλλο υπάλληλο, ενώ η διαδικασία για να επιτευχθεί αυτό μπορεί να είναι ότι οι αποδείξεις πρέπει να περιλαμβάνουν τόσο το όνομα του υπαλλήλου που έκανε την αγορά όσο και το όνομα του υπαλλήλου που το χτύπησε πάνω.
Πώς μπορώ να αναπτύξω τις πολιτικές της εταιρείας;
Θα ήταν ωραίο αν μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα πλήρες σύνολο πολιτικών της εταιρείας όταν ανοίξατε την επιχείρησή σας για πρώτη φορά και ποτέ δεν θα πρέπει να τις επανεξετάσετε. Ωστόσο, το βιβλίο πολιτικών και διαδικασιών πρέπει να θεωρείται ως ζωντανό έγγραφο, με νέες πολιτικές που προστίθενται ανάλογα με τις ανάγκες.
Όταν οι πολιτικές και οι διαδικασίες πρέπει να αλλάξουν;
Ένα από τα καλύτερα παραδείγματα για το πότε μια πολιτική μπορεί να χρειαστεί να ενημερωθεί είναι όταν μια επιχείρηση μετατρέπεται από ένα μη αυτόματο σύστημα σε ένα διαχειριζόμενο ηλεκτρονικά.
Εάν οι πολιτικές και οι διαδικασίες μπορούν να αλλάξουν, γιατί πρέπει να είναι γραμμένες;
Η τήρηση όλων των πολιτικών και διαδικασιών σε γραπτή μορφή βελτιώνει τις πιθανότητες να εφαρμοστούν δίκαια και αμερόληπτα σε κάθε υπάλληλο της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν ένας διαχειριστής πειθαρχίζει έναν υπάλληλο για κατανάλωση τσιπς πατάτας από τη μεταφορική ταινία, ο εργαζόμενος μπορεί να ισχυριστεί ότι αγνοεί την πολιτική αν δεν του έχει δοθεί αντίγραφο του εγχειριδίου των εργαζομένων που να δηλώνει εκ των προτέρων την πολιτική "χωρίς φαγητό".
Πώς μπορούν οι πολιτικές και οι διαδικασίες να χρησιμοποιηθούν για εκτιμήσεις επιδόσεων;
Οι σαφείς πολιτικές και διαδικασίες επιτρέπουν σε κάθε εργαζόμενο να γνωρίζει πώς θα κριθεί και κάθε μάνατζερ μπορεί αντικειμενικά να συγκρίνει τις επιδόσεις του ατόμου. Για παράδειγμα, εάν η πολιτική είναι ότι κάθε εργαζόμενος εκτελεί πέντε ελέγχους ποιότητας ανά ώρα και τεκμηριώνει τους ελέγχους σε ένα ημερολόγιο, είναι πολύ εύκολο για τον διευθυντή να καθίσει στο τέλος της ημέρας και να δει ποιος πληρώνει το πρότυπο και ποιος δεν είναι.
Πώς πρέπει ένας διευθυντής να χρησιμοποιεί πρότυπα πολιτικής και απόδοσης;
Σε καθημερινή βάση, οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα πρότυπα ως στιγμές προπόνησης, δείχνοντας έναν υπάλληλο όπου η απόδοσή του πρέπει να βελτιωθεί ή όπου η απόδοσή του είναι αστρική. Στο τέλος μιας ορισμένης χρονικής περιόδου, κάθε εργαζόμενος μπορεί να αποδείξει τη μέση του απόδοση σε σύγκριση με το πρότυπο και αποφάσεις όπως αυξήσεις αξίας, προσφορές ή ακόμα και διατήρηση εργαζομένων μπορούν να γίνουν σε αντικειμενική, δίκαιη και αμερόληπτη βάση.
