Η σωστή καταγραφή των λεπτών συνάντησης είναι ένα κρίσιμο βήμα που μπορεί να αγνοηθεί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διατήρηση ενός ημερολογίου πρακτικών συνάντησης μπορεί να είναι νομική απαίτηση. Είτε πρόκειται για μια νομική απαίτηση είτε όχι, είναι ένας καλός τρόπος να κρατάτε όλους συγκεντρωμένους και επιτόπου μετά τη συνάντηση και παρέχει ένα ιστορικό αρχείο των δραστηριοτήτων του οργανισμού.
Ημερήσια διάταξη συνάντησης
Ο καθορισμός μιας ημερήσιας διάταξης βοηθά στη διατήρηση της αποδιοργάνωσης της συνεδρίασης και σας δίνει τη δυνατότητα να γράψετε μια σύντομη περιγραφή των πρακτικών. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και διευκολύνει τη συμπλήρωση των κενών θέσεων σε κάθε θέμα όπως συζητείται.
Προκαταρκτικές Πληροφορίες
Επισήμανση της κορυφής του εγγράφου "Συνεδρίαση λεπτών για Ημερομηνία." Στην επάνω δεξιά γωνία, απαριθμήστε τις βασικές πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη. Σημειώστε το όνομα της εταιρείας, την ημερομηνία και την τοποθεσία της σύσκεψης και τις ώρες που ξεκίνησε και ολοκληρώθηκε η σύσκεψη.
Ποιος συμμετείχε
Τα πρακτικά πρέπει να δείχνουν ποιοι παρακολούθησαν τη συνεδρίαση. Αναφέρατε το όνομα και τον τίτλο κάθε ατόμου. Εάν οι συμμετέχοντες προέρχονται από διαφορετικό οργανισμό ή αποσυνδέονται μέσω τηλεφώνου, αυτό πρέπει να σημειωθεί. Σημειώστε επίσης ποιος έλαβε τα πρακτικά της συνάντησης, που είναι συνήθως ο εταιρικός γραμματέας.
Θέματα συζήτησης
Κρατήστε τα θέματα συζήτησης απλά κατά τη σύνταξη των λεπτών. Μη αναφέρετε τι είπε κάθε άτομο. Επικεντρωθείτε σε μια βασική περιγραφή του θέματος και δηλώστε σαφώς ποια απόφαση ή αποτέλεσμα επιτεύχθηκε. Δεν υπάρχει ανάγκη περαιτέρω επεξεργασίας στα πρακτικά.
Πληκτρολογήστε τα λεπτά αμέσως
Πληκτρολογήστε αμέσως τα λεπτά της σύσκεψης. Όσο μεγαλύτερος είναι ο χρόνος που περνάει πριν από τα λεπτά, τόσο πιο πιθανό είναι να ξεχάσετε κάτι σημαντικό. Ορισμένοι θεωρούν χρήσιμο να έχουν κασέτα εγγραφής κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να έχουν ένα ρεκόρ για να ελέγξουν όπως απαιτείται κατά την κατάρτιση των λεπτών. Διανείμετε ένα αντίγραφο των πρακτικών της συνάντησης σε όλους όσους παρακολούθησαν.
