Στον σημερινό κόσμο, μπορείτε να επικοινωνήσετε επαγγελματικά χρησιμοποιώντας διάφορες μεθόδους. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τους κανόνες της κατάλληλης επιχειρηματικής αλληλογραφίας για τις επιστολές, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις ευχετήριες κάρτες. Τα μικρά λάθη μπορούν να κάνουν τη διαφορά ανάμεσα στο να εντυπωσιάσεις το άτομο που λαμβάνει την αλληλογραφία σου και να τον προσβάλει. Επίσης, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πότε θα είναι αρκετό ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σχέση με ένα πληκτρολόγιο ή μια χειρόγραφη σημείωση.
Παραδοσιακά γράμματα
Εκτυπώστε παραδοσιακά γράμματα σε επιστολόχαρτα χρησιμοποιώντας ένα βαρύτερο ή στιλβωμένο απόθεμα. Το επιστολόχαρτο πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα. Εάν το επιστολόχαρτο δεν είναι διαθέσιμο ή το γράμμα είναι προσωπικό, ο κατάλληλος τίτλος για το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που στέλνουν το γράμμα θα πρέπει να εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία. Για παράδειγμα, αν εσείς και ο / η σύζυγός σας αποστέλλετε μια επιστολή καταγγελίας σε μια επιχείρηση, συμπεριλάβετε τα εξής:
Κ. Και κυρία John A. Doe 123 Main St. Anywhere, ΗΠΑ 555-555-5555 [email protected]
Στη συνέχεια, καταγράψτε τον παραλήπτη της αλληλογραφίας σας και τη διεύθυνση στο αριστερό περιθώριο. Το όνομα και η διεύθυνση πρέπει να είναι επίσημα, συμπεριλαμβανομένων των τίτλων και των ονομασιών του.
Η ημερομηνία έρχεται στη συνέχεια στη μορφή ορθογραφίας, για παράδειγμα: 23 Ιουνίου 2010. Κάτω από την ημερομηνία, συμπεριλάβετε μια γραμμή που αναφέρει το θέμα του γράμματος, χρησιμοποιώντας τη φόρμα "RE: (αναφορά)".
Ο χαιρετισμός είναι επόμενος και πρέπει να αντανακλά τη σχέση σας με το κόμμα. Εάν είστε με βάση το όνομα, χαιρετήστε την με "Αγαπητέ" και συμπεριλάβετε το όνομά της. Εάν η επιστολή πρόκειται να μεταβεί σε ένα τμήμα ή έναν άγνωστο παραλήπτη, χρησιμοποιήστε "Αγαπητοί Κύριοι" ή "Αγαπητέ Κύριε ή Κυρία:" ή ακόμα και "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει".
Όλες οι επιστολές επιχειρήσεων πρέπει να κλείσουν επίσημα. Η καλύτερη επιλογή για επαγγελματικό τερματισμό είναι απλά "Ειλικρινά" ή "Με ιδιαίτερη χαρά". Αποφύγετε τις απαλές απολήξεις.
Χειρόγραφες σημειώσεις
Μια χειρόγραφη σημείωση είναι κατάλληλη σε πολλές επιχειρηματικές καταστάσεις, όπως ευχαριστίες, συγχαρητήρια για επιτυχίες όπως οι βαθμολογήσεις, γεννήσεις οικογένειας, προσφορές και συλλυπητήρια.
Ο φάκελος πρέπει να περιλαμβάνει το επίσημο όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Η διεύθυνση επιστροφής πρέπει να εμφανίζεται στο πίσω μέρος του φακέλου, παρόλο που μπορεί να μετακινηθεί στην επάνω αριστερή γωνία του μπροστινού μέρους.
Η κάρτα πρέπει να περιλαμβάνει έναν οικείο χαιρετισμό που βασίζεται στη σχέση σας. Εάν χρησιμοποιείτε το όνομα, χρησιμοποιήστε το όνομα. Αν όχι, επιλέξτε ένα ευγενικό χαιρετισμό που ταιριάζει στο συναίσθημα.
Κρατήστε το κορδόνι του σημειώματος σύντομο και γράψτε ή εκτυπώστε καθαρά με μπλε ή μαύρο μελάνι. Εάν δεν έχετε αξιοπρεπή χειρόγραφο, βρείτε κάποιον που κάνει.
Φτανω στο σημειο. Αν λέτε ευχαριστώ, επιλέξτε μια φράση ή δύο που θυμάται στον παραλήπτη τι σας ευχαριστεί, αλλά μην πάρετε υπερβολικά λεπτομερείς. Αν συγχαίρω κάποιον, συμπεριλάβετε τι και για ποιο τρόπο λάβατε τις πληροφορίες. Αν η δέσμευση ενός πελάτη ήταν στην εφημερίδα, για παράδειγμα, κλιπ την ανακοίνωση και να την συμπεριλάβετε με την κάρτα ή να την αναφέρετε στη σημείωσή σας.
Τερματίστε τη σημείωση με "Ειλικρινά". Υπογράψτε την επιστολή με το επίσημο όνομα και τον τίτλο σας εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον παραλήπτη. Εάν είστε πιο εξοικειωμένοι, το όνομά σας είναι κατάλληλο.
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παρουσιάζει ένα νέο θέμα συζήτησης για τους τρόπους επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Ο πρώτος κανόνας είναι να γνωρίζετε ότι ο παραλήπτης σας δέχεται ή προτιμά την αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Παρουσιάστε ένα αξιοσέβαστο προφίλ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η διεύθυνσή σας και η γραμμή θέματος θα πρέπει να είναι αναγνωρίσιμες και να αντικατοπτρίζουν την επαγγελματική ή επαγγελματική σας ιδιότητα. Για παράδειγμα, αν στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους πελάτες, θα πρέπει να είναι "[email protected]" αντί για "[email protected]".
Δεν υπάρχει ανάγκη για μια εσωτερική διεύθυνση όπως συμβαίνει με τα παραδοσιακά γράμματα, οπότε αρχίστε με το χαιρετισμό, το οποίο θα πρέπει να αντανακλά τη σχέση σας με τον παραλήπτη και να είναι όσο το δυνατόν πιο επίσημο. Ένα κοινό επιχειρηματικό email faux pas είναι η έλλειψη ενός απλού χαιρετισμού, ο οποίος λέει στον παραλήπτη ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προορίζεται για αυτόν.
Μην χρησιμοποιείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επιλύσετε ένα επιχειρηματικό θέμα που πρέπει να αντιμετωπιστεί αυτοπροσώπως. Αποφύγετε τις αντιπαραθέσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θυμηθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζουν για πάντα σε σκληρούς δίσκους και διακομιστές και μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο δικαστήριο.
Αποφύγετε να μιλάτε στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία των επιχειρήσεων. Εάν πρέπει να συμπεριλάβετε πολλά στοιχεία, δημιουργήστε ένα έγγραφο για αυτά και να τα επισυνάψετε αντί να τα τοποθετήσετε στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αποφύγετε τα emoticons, το αργκό του υπολογιστή, τα θαυμαστικά ή τα ερωτηματικά περισσότερες από μία φορές και τα caps lock. Αν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το περιεχόμενο ή τη μορφή, δοκιμάστε να το εκτυπώσετε σε επιστολόχαρτο και να αξιολογήσετε τον επαγγελματισμό του. Εάν δεν φαίνεται επαγγελματική σε χαρτί, δεν είναι επαγγελματίας σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Κάντε τον επαγγελματία κλεισίματος με "Ευχαριστώ" ή "Ειλικρινά". Τα στοιχεία της επιχείρησής σας και των επαφών σας πρέπει να υπογραφούν με την υπογραφή σας. Μια υπογεγραμμένη ή άλλως ηλεκτρονικά μορφοποιημένη υπογραφή είναι αποδεκτή. Αν συνήθως χρησιμοποιείτε μια προσφορά, μια ετικέτα ή άλλες πληροφορίες, αξιολογείτε πόσο κατάλληλο είναι για επιχειρηματικές καταστάσεις.
