Μια μεμονωμένη επιχείρηση μπορεί να έχει αρκετές θέσεις για να διατηρήσει ομαλά τις εργασίες και να διατηρήσει τους εργαζομένους ευτυχείς. Δύο από αυτές τις θέσεις είναι γραμματείς και διευθυντές γραφείων και διαφέρουν σημαντικά στις ευθύνες, το πεδίο εφαρμογής, την εκπαίδευση και το μισθό. Ενώ ένας διευθυντής γραφείου συνεργάζεται στενά με τις εσωτερικές λειτουργίες, οι γραμματείς εξυπηρετούν τόσο τους διευθυντές όσο και την εταιρεία, ειδικά αν ο γραμματέας αναλαμβάνει γενικά καθήκοντα ρεσεψιονίστ.
Γραμματεία Περιγραφή Εργασίας
Οι γραμματείς εκτελούν δύο βασικούς ρόλους, παρέχοντας υποστήριξη σε διευθυντές γραφείων ή στελέχη και εκτελώντας βασικές εργασίες ρεσεψιονίστ. Απαντούν σε τηλέφωνα, προγραμματίζουν συναντήσεις και συναντήσεις και γράφουν αναφορές ή έγγραφα για λογαριασμό διαχειριστών και στελεχών, χειρίζονται εισερχόμενα και εξερχόμενα ταχυδρομικά μηνύματα και ενημερώνουν τα έγγραφα λογισμικού όταν απαιτείται. Τα πραγματικά καθήκοντα ενδέχεται να αλλάξουν ανάλογα με τη συγκεκριμένη θέση, καθώς οι νομικοί γραμματείς μπορούν να χειρίζονται έρευνες από νόμιμους πελάτες και να ενημερώνουν τους φακέλους ασθενών σε ιατρικό περιβάλλον.
Περιγραφή εργασίας του Office Manager
Ένας διευθυντής γραφείου είναι υπεύθυνος για την εποπτεία και καθοδήγηση των εργαζομένων στο περιβάλλον γραφείου. Τα διευθυντικά στελέχη του γραφείου γνωρίζουν τους στόχους της επιχείρησης και του συγκεκριμένου τμήματος, ώστε να διασφαλίζουν ότι όλες οι εργασίες που εκτελούν οι εργαζόμενοι πληρούν τις επιχειρηματικές οδηγίες, τους στόχους και τα πρότυπα. Ορισμένοι διευθυντές αναθέτουν εργασίες, εργασίες και έργα σε υπαλλήλους που εργάζονται σε ένα συγκεκριμένο τμήμα. Οι διαχειριστές γραφείου πρέπει επίσης να συμμορφώνονται με τους προϋπολογισμούς που ορίζει η λογιστική υπηρεσία και να τηρούν προγραμματισμένες προθεσμίες.
Εκπαιδευτικές απαιτήσεις
Ένας γραμματέας συχνά έχει δίπλωμα γυμνασίου. Παρέχεται πρόσθετη κατάρτιση στην εργασία, έτσι ώστε ο γραμματέας να μάθει τις εσωτερικές λειτουργίες της επιχείρησης και να χρησιμοποιήσει το σύστημα πληροφορικής κατά τη διάρκεια της περιόδου κατάρτισης. Οι νομικοί και ιατρικοί γραμματείς μπορούν να απαιτήσουν πρόσθετη πιστοποίηση από την Εθνική Ένωση Νομικών Γραμματέων ή τη Διεθνή Ένωση Επαγγελματιών Διοικητικών Υπηρεσιών. Οι διευθυντές γραφείων συχνά έχουν μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση στη διοίκηση γραφείων ή διοικητικές υπηρεσίες ή υποστήριξη. Η μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση μπορεί να περιλαμβάνει πτυχίο πανεπιστημίου ή ειδικό πτυχίο.
Διαφορές μισθών
Δεδομένου ότι οι διευθυντές γραφείου διαθέτουν εκτεταμένο εκπαιδευτικό υπόβαθρο και διαχειρίζονται άλλους υπαλλήλους σε ένα γραφείο, λαμβάνουν υψηλότερο μισθό από τους γραμματείς, σύμφωνα με τις δημοσιευμένες πληροφορίες μισθών του Γραφείου των ΗΠΑ για τις στατιστικές εργασίας. Από το 2008, οι διευθυντές γραφείων και οι εποπτικές αρχές των εργαζομένων κέρδισαν περίπου 45.790 δολάρια ετησίως, ενώ οι γραμματείς κέρδισαν μέσο όρο 25.240 δολαρίων από το 2010. Οι επικεφαλής γραμματείς κερδίζουν 36.910 δολάρια ετησίως, παραμένοντας πάντως αρκετά κάτω από το μέσο όρο για τους διευθυντές γραφείων.
