Πολλοί πιστεύουν ότι ένας ρεσεψιονίστ και ένας γραμματέας έχουν την ίδια δουλειά, οι ίδιες ευθύνες και οι δύο τίτλοι εργασίας είναι εναλλάξιμοι. Ο λόγος που οι άνθρωποι κατέχουν αυτή την υπόθεση είναι επειδή τόσο οι γραμματείς όσο και οι ρεσεψιονίστ συχνά απαντούν σε τηλέφωνα και εκτελούν καθήκοντα γραφείου. Οι δύο θέσεις εργασίας είναι εντελώς διαφορετικές, διότι ένας γραμματέας και ένας ρεσεψιονίστ έχουν διαφορετικούς ρόλους και απαιτήσεις.
Γραμματέας
Τα καθήκοντα ενός γραμματέα διαφέρουν ανάλογα με το είδος του γραμματέα και το μέγεθος της οργάνωσης. Οι επιχειρηματικές τάσεις έχουν αλλάξει με την τεχνολογική πρόοδο. Στο παρελθόν, κάθε διευθυντής είχε δικό της γραμματέα. Λόγω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του αυτοματοποιημένου φωνητικού ταχυδρομείου, ένας γραμματέας μπορεί να εργαστεί για διάφορους διαχειριστές. Σε μια μικρή εταιρεία, μπορεί να υπάρχει ένας γραμματέας για όλους τους διαχειριστές. Διαχειρίζεται όλα τα μηνύματα, προγραμματίζει ραντεβού, παραγγέλνει προμήθειες και απαντά στο τηλέφωνο. Εάν ο γραμματέας εργάζεται μόνο για έναν ή δύο διευθυντές, του δίνεται συχνά πρόσθετα καθήκοντα παρόμοια με αυτά ενός διαχειριστή. Για παράδειγμα, ένας γραμματέας ανθρωπίνων πόρων θα μπορούσε να ελέγξει τις αναφορές. Ένας γραμματέας συνήθως πρέπει να έχει τουλάχιστον ένα δίπλωμα γυμνασίου και πολλά γραφεία προτιμούν να προσλάβουν όσους έχουν πτυχίο ελεύθερων τεχνών, γραμματειακή κατάρτιση ή πτυχίο ή πιστοποίηση από μια σχολή διοικητικής υποστήριξης. Ο γραμματέας πρέπει επίσης να έχει γρήγορη ταχύτητα πληκτρολόγησης, γνώση ηλεκτρονικών υπολογιστών και δεξιότητες επικοινωνίας και ανθρώπων, εκθέσεις κρατικού πανεπιστημίου.
Ρεσεψιόν
Ένας ρεσεψιονίστ είναι αυτός που βλέπετε πρώτα όταν μπαίνετε στην πόρτα μιας επιχείρησης. Ο ρεσεψιονίστ χαιρετά τους επισκέπτες, απαντά στο τηλέφωνο, γράφει επιστολές και έγγραφα και διατηρεί καθαρό το χώρο λήψης κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Ένας ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να υπογράψει επισκέπτες μέσα και έξω από μια επιχείρηση, να ταξινομήσει αλληλογραφία, να διατηρήσει ένα ημερολόγιο προσέλευσης των εργαζομένων και να διόρθω επιστολές, εκθέσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα δίπλωμα γυμνασίου συνήθως προτιμάται. Αλλά αν είστε έξυπνοι και έχετε μια φιλική συμπεριφορά και εμφάνιση, οι εργοδότες συχνά εκτιμούν αυτές τις ιδιότητες πέρα από την επίσημη εκπαίδευση. Ορισμένες εταιρείες προσφέρουν εκπαίδευση στην υπηρεσία των ρεσεψιονίστ, σύμφωνα με το κρατικό πανεπιστήμιο.
Διαφορές στην ευθύνη εργασίας
Μέρος των ευθυνών του ρεσεψιονίστ είναι να χαιρετίσουμε τους επισκέπτες της εταιρείας. ένας γραμματέας δεν είναι συνήθως υπεύθυνος για το χαιρετισμό των επισκεπτών. Ένας γραμματέας μπορεί να χαιρετήσει τους επισκέπτες, αλλά μόνο αν επισκέπτονται ένα από τα συγκεκριμένα στελέχη για τα οποία εργάζεται ο γραμματέας. Ο γραμματέας εργάζεται ειδικά για ένα ή περισσότερα στελέχη. Ο ρεσεψιονίστ αντιπροσωπεύει ολόκληρη την εταιρεία και δεν λειτουργεί ειδικά κάτω από κανέναν. Ένας γραμματέας θα μπορούσε να έχει πρόσθετες ευθύνες, όπως προγραμματισμό ραντεβού, παραγγελία προμηθειών, πραγματοποίηση ταξιδιών και χειρισμός μικρών μετρητών. Μπορεί επίσης να έχει πρόσθετες ευθύνες ανάλογα με τον τύπο του, όπως η νομική, οικονομική ή εμπορική. Οι ευθύνες του ρεσεψιονίστ είναι γενικές - χαιρετισμός, τηλεφωνήματα, ταξινόμηση αλληλογραφίας και άλλες μικρές ευθύνες όπως καθορίζονται από την εταιρεία, σύμφωνα με το κρατικό πανεπιστήμιο.
Άλλες διαφορές
Το γραφείο του ρεσεψιονίστ συχνά βρίσκεται στην πιο ορατή περιοχή της εταιρείας. Είναι το πρώτο άτομο που βλέπεις όταν μπαίνεις στην εταιρεία. Το γραφείο ή η γραμματεία του γραμματέα βρίσκεται συχνά κοντά στα στελέχη για τα οποία εργάζεται. Επίσης, ένας γραμματέας συνήθως απαιτείται να έχει τουλάχιστον ένα δίπλωμα γυμνασίου και ακόμη και ένα πτυχίο ή πτυχίο κολλεγίου. Για ένα ρεσεψιονίστ προτιμάται ένα δίπλωμα γυμνασίου, αλλά όχι πάντα. Από το 2009, ο μέσος ετήσιος μισθός για ρεσεψιονίστ και γραμματείς πληροφόρησης ήταν 26.010 δολάρια, ο μέσος ετήσιος μισθός για γραμματείς χαμηλότερου επιπέδου ήταν 31.060 δολάρια και ο μέσος ετήσιος μισθός για γραμματείς και διοικητικούς βοηθούς ήταν 44.010 δολάρια, σύμφωνα με το Bureau of Labor Statistics.
