Ο στόχος ενός φυλλαδίου διάσκεψης είναι να προσελκύσει εκπροσώπους σε μια εκδήλωση και να τους ενημερώσει για το χρονοδιάγραμμα των συνεδρίων. Το ενημερωτικό φυλλάδιο πρέπει επομένως να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τόπο διεξαγωγής, τους ομιλητές, τις ρυθμίσεις ταξιδιού και άλλα βασικά στοιχεία. Το αντίγραφο πρέπει να είναι σαφές, ενημερωτικό και πειστικό, ενθαρρύνοντας τους αναγνώστες να διατηρούν τις θέσεις τους έτσι ώστε να μπορούν να επωφεληθούν προσωπικά ή επαγγελματικά. Μια εισαγωγή από έναν εξέχοντα ομιλητή ή ανώτερο στέλεχος παρέχει μια χρήσιμη επισκόπηση της εκδήλωσης, καθώς και μια ευπρόσδεκτη για τους πιθανούς αντιπροσώπους.
Στοχευμένο κοινό
Οι διοργανωτές συνεδρίων στοχεύουν τις εκδηλώσεις τους σε συγκεκριμένες ομάδες, ώστε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το κοινό-στόχο για να διασφαλίσετε ότι το φυλλάδιο προσφέρει σχετικά οφέλη. Το κοινό μπορεί να είναι τόσο διαφορετικό όσο οι δάσκαλοι, τα ανώτερα στελέχη της αυτοκινητοβιομηχανίας ή τα μέλη του κοινού που ενδιαφέρονται για την country music. Για να βρείτε πληροφορίες σχετικά με το κοινό, ζητήστε από τους διοργανωτές προφίλ κοινού για προηγούμενα συμβάντα. Οι διοργανωτές εξετάζουν το κοινό τους, ζητούν δημογραφικές ή επιχειρηματικές πληροφορίες και δημοσιεύουν προφίλ για να αποδείξουν την ποιότητα των εκδηλώσεών τους σε αντιπροσώπους, παρουσιαστές και χορηγούς.
Οφέλη για τους εκπροσώπους
Το φυλλάδιο πρέπει να παρέχει στους εκπροσώπους σημαντικά οφέλη για τη συμμετοχή τους. Οι επιχειρηματικοί αντιπρόσωποι πρέπει να είναι σε θέση να δικαιολογούν την απουσία εργασίας και οι ιδιωτικοί συμμετέχοντες θέλουν να γνωρίζουν ότι θα πάρουν αξία για τη δαπάνη των δικών τους χρημάτων. Προσδιορίστε τα οφέλη για το κοινό-στόχο. Το συνέδριο μπορεί να προσφέρει μια μοναδική ευκαιρία να ακούσετε τους παγκοσμίου φήμης ομιλητές, να δείτε διαδηλώσεις των τελευταίων προϊόντων ή να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας συμμετέχοντας σε εκπαιδευτικές συναντήσεις υψηλής ποιότητας. Τα οφέλη μπορεί να είναι λιγότερο απτά, όπως η ευκαιρία να συνδεθούν με άλλους ανθρώπους σε μια βιομηχανία ίσως με το χέρι να προσγειωθεί μια δουλειά ή να πραγματοποιήσει μια πώληση.
Λογιστικές πληροφορίες
Οι πλήρεις πληροφορίες σχετικά με την εφοδιαστική του συνεδρίου είναι απαραίτητες. Σύμφωνα με το Ινστιτούτο Αμερικανικού Συνεδρίου, οι ερωτήσεις που συχνά ζητούν οι εκπρόσωποι του συνεδρίου καλύπτουν θέματα όπως η εγγραφή και πληρωμή, οι ρυθμίσεις ταξιδιού και τροφοδοσίας, η διαμονή και οι ακυρώσεις. Για να διευκολύνετε τους αναγνώστες να εγγραφούν στο συμβάν, συμπεριλάβετε τα πλήρη στοιχεία εγγραφής. Καθορίστε το κόστος συμμετοχής, συμπεριλαμβανομένων τυχόν εκπτώσεων για έγκαιρη εγγραφή. Παρέχετε τα στοιχεία επικοινωνίας για τους αναγνώστες που μπορεί να χρειαστούν πρόσθετες πληροφορίες και αφήστε τους αντιπροσώπους να γνωρίζουν πότε θα λάβουν τα πακέτα καλωσορίσματος.
Πρόγραμμα Συνεδρίων
Ορίστε το πρόγραμμα συνεδρίων με χρονοδιαγράμματα και λεπτομέρειες για κάθε σύνοδο για να βοηθήσετε τους εκπροσώπους να προγραμματίσουν το χρόνο τους στη διάσκεψη. Αφήστε τους εκπροσώπους να μάθουν περισσότερα για τη μορφή του συνεδρίου, το οποίο θα μπορούσε να περιλαμβάνει παρουσιάσεις, στρογγυλές τράπεζες, εργαστήρια και εκθέσεις. Οι βιογραφίες των παρουσιαστών βοηθούν τους αντιπροσώπους να επιλέγουν τις συνεδρίες που επιθυμούν να παρακολουθήσουν και να υποδείξουν την κατάσταση ή την ποιότητα της εκδήλωσης.
Διατηρήστε την επικοινωνία
Το φυλλάδιο της διάσκεψης είναι μόνο ένα στοιχείο ενός προγράμματος μάρκετινγκ πριν από τη διάσκεψη. Σύμφωνα με την Inc, η δημοσίευση πληροφοριών και ειδησεογραφικών γεγονότων σχετικά με τα κοινωνικά μέσα ενημέρωσης βοηθά στη διατήρηση του ενδιαφέροντος, καθώς η εκδήλωση πλησιάζει. Ανακοινώσεις σχετικά με επιπλέον ομιλητές ή ειδικές εκδηλώσεις, για παράδειγμα, μπορούν να δημιουργήσουν ένα buzz γύρω από την εκδήλωση και να μειώσουν τον κίνδυνο απόρριψης εκπροσώπων.
