Συνήθως χρησιμοποιούνται στον δημόσιο τομέα, τα ενημερωτικά έγγραφα είναι σύντομα έγγραφα που περιλαμβάνουν περιλήψεις ενός συγκεκριμένου ζητήματος και την προτεινόμενη πορεία δράσης για να το ακολουθήσουμε. Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, ένας εκτελεστικός βοηθός μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα ενημερωτικό έντυπο για να ενημερώσει τον Διευθύνοντα Σύμβουλο για ένα ζήτημα που θα συζητηθεί στην επόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, για παράδειγμα. Σε αυτή την περίπτωση, ο Διευθύνων Σύμβουλος μπορεί να θέλει να γνωρίζει το ιστορικό και το πλαίσιο του θέματος και τα επόμενα βήματα ώστε να μπορέσει να συζητήσει τις λεπτομέρειες με τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Εάν θέλετε να γράψετε ένα ενημερωτικό έντυπο για κάποιον στην επιχείρησή σας, φροντίστε να το κρατήσετε ακριβή και συνοπτικό.
Μορφή ενός ενημερωτικού δελτίου
Όπως υποδηλώνει το όνομα, τα έγγραφα ενημέρωσης πρέπει να είναι σύντομα. Γενικά, θα χρειαστεί να κρατήσετε το χαρτί κάτω από δύο σελίδες, ώστε να είναι εύκολο να το διαβάσετε και να το απορροφήσετε. Σκοπός του ενημερωτικού εγγράφου είναι να ενημερώσει τον παραλήπτη για ένα πολύπλοκο ζήτημα, να παράσχει το πλαίσιο σε υψηλό επίπεδο και να περιλαμβάνει συστάσεις για το τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια. Αυτό τον βοηθά να γνωρίζει τα κυριότερα σημεία προκειμένου να λάβει τις απαραίτητες αποφάσεις ή να ολοκληρώσει οποιαδήποτε συναφή καθήκοντα. Τα ενημερωτικά δελτία γράφονται με σαφή, απλή γλώσσα και συχνά περιλαμβάνουν σημεία βλήματος αντί πυκνών παραγράφων, ώστε να είναι εύκολο να σαρωθούν.
Η αρχή του εγγράφου ενημέρωσης
Συμπεριλάβετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε το έγγραφο ενημέρωσης για την τρέχουσα ημερομηνία και το θέμα του σημειώματος ενημέρωσης στην κορυφή. Πολλές σημειώσεις ενημέρωσης αρχίζουν με μια ενότητα "Σκοπός", η οποία χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του λόγου της σημείωσης. Αυτό θα βοηθήσει να ειδοποιήσει τον αναγνώστη για το γιατί αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές γι 'αυτούς.
Σκοπός αυτού του εγγράφου είναι να ενημερώσει τον πρόεδρο για τις λεπτομέρειες σχετικά με το αστυνομικό συμβάν στο γραφείο του Saint Louis στις 3 Σεπτεμβρίου. Καθώς το περιστατικό έχει γίνει εθνική είδηση, ο πρόεδρος μπορεί να λαμβάνει ερωτήσεις από τα μέλη των μέσων ενημέρωσης.
Εναλλακτικά, ορισμένες σημειώσεις ενημέρωσης αρχίζουν με μια ενότητα "Θέματα", όπου μπορείτε να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε προβλήματα στο χέρι που πρέπει να επιλυθούν.
Το κύριο σώμα του ενημερωτικού δελτίου
Το σώμα του ενημερωτικού εγγράφου θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα κεφάλαιο με τίτλο "Βασικές εκτιμήσεις", όπου μπορείτε να σημειώσετε το πλαίσιο ή το ιστορικό του θέματος και τις σχετικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζει ο αναγνώστης.
Πράγματα που πρέπει να εξετάσετε: Ο δράστης δεν είναι, και δεν υπήρξε ποτέ, υπάλληλος αυτής της εταιρείας. Ενέργησε μόνος του, χωρίς βοήθεια από οποιονδήποτε στην εγκατάσταση μας. Ενώ οι υπάλληλοι ανοίχτηκαν ασφαλείς πόρτες, το έκαναν υπό την πίεση και σύμφωνα με τις διαδικασίες ασφαλείας. Τρεις υπάλληλοι θα διακοσμηθούν από το τμήμα αστυνομίας Saint Louis για την ανδρεία τους βοηθώντας τον υποτάκτη του δράστη.
Στη συνέχεια, περιγράψτε την προτεινόμενη πορεία δράσης σε μια ενότητα "Επόμενα βήματα". Εδώ μπορείτε να συμπεριλάβετε πιθανά αποτελέσματα και σενάρια βάσει των διαθέσιμων λύσεων.
Βοήθεια για την παροχή απάντησης
Ορισμένα έγγραφα ενημέρωσης περιλαμβάνουν επίσης "Σημειώσεις ομιλίας". Αυτό είναι όπου μπορείτε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένα σημεία που ο αναγνώστης θα πρέπει να αντιμετωπίσει εάν δίνουν μια ομιλία ή πραγματοποιούν μια συνάντηση σχετικά με το θέμα στο χέρι. Αντί να γράφετε μια ομιλία που πρέπει να διαβάσουν, είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε μικρά σημεία με τα θέματα που θα πρέπει να αναφέρουν. Αυτό θα τους βοηθήσει να εξηγήσουν το θέμα με τα δικά τους λόγια.
Στο τέλος του ενημερωτικού σας δελτίου, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας έτσι ώστε ο αναγνώστης να μπορεί εύκολα να σας φτάσει σε περίπτωση που έχουν ερωτήσεις.
