Η προσθήκη του όρου "τεχνική" μπορεί να κάνει οτιδήποτε περίπλοκο, αλλά η διαδικασία σύνταξης ενός τεχνικού ενημερωτικού δελτίου μπορεί να αποκρυπτογραφηθεί. Θυμηθείτε, το σημείο της τεχνικής γραφής είναι να μεταμορφώσει το συγκρότημα έτσι ώστε να είναι εύκολα κατανοητό. Δεν χρειάζεται να μελετάτε την τεχνική γραφή για την επιτυχή παραγωγή τεχνικών εγγράφων - απλά πρέπει να κατανοήσετε τη θεωρία και τα στοιχεία που σχετίζονται με το έγγραφο. Με λίγη έρευνα και σχεδιασμό, ακόμη και ένας αρχάριος με επιτυχία μπορεί να γράψει ένα τεχνικό ενημερωτικό δελτίο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
Λογισμικό σχεδιασμού ή διαρρύθμισης
-
Εκτυπωτής
Τα βασικά
Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ελάχιστη εμπειρία με το θέμα που θα γράφετε. Παρόλο που μπορείτε να κάνετε επιπλέον έρευνες ώστε οι πληροφορίες να είναι ενημερωμένες, δεν είναι σκόπιμο να συζητάτε ή να προσφέρετε οδηγίες σε έναν τομέα που είναι κυρίως ξένος σε σας. Το τεχνικό ενημερωτικό δελτίο του Edccorp.com του Ιουνίου 2002 χρησιμεύει ως παράδειγμα των στοιχείων και μορφοποίησης που βρίσκονται σε ένα τεχνικό ενημερωτικό δελτίο.
Περιλάβετε μια λίστα με τα θέματα και τα γεγονότα που σκοπεύετε να καλύψετε. Η οργάνωση θα σας βοηθήσει να είστε προετοιμασμένοι και να δώσετε προσοχή στη λεπτομέρεια.
Συζητήστε άτομα στον τομέα που θα καλύψετε. Οι εξωτερικοί λογαριασμοί, ειδικά από έμπειρους επαγγελματίες, προσδίδουν αξιοπιστία στο τεχνικό ενημερωτικό δελτίο σας, καθώς και την διάσταση. Κάποιος νέος στον τομέα μπορεί να έχει πάρει μια ικανότητα που επί του παρόντος διδάσκεται μόνο στα σχολεία. Ένας παλαιότερος επαγγελματίας μπορεί να έχει κάποιο λόγο να προτιμά ένα συγκεκριμένο εργαλείο ή μέθοδο για μια εργασία.
Περιγράψτε το ενημερωτικό σας δελτίο γράφοντας και επεξεργάζοντας τις ενότητες σας. αυτό μπορεί να γίνει σε υπολογιστή ή σε χαρτί. Συντάσσοντας τώρα τα τμήματα σας, μπορείτε να αρχίσετε να καθορίζετε τον τρόπο ροής του ενημερωτικού δελτίου καθώς και να έχετε μια άλλη ευκαιρία να κόψετε τμήματα που ίσως να μην είναι σχετικά με αυτή την έκδοση. Όταν έρθει η ώρα, θα έχετε την πολυτέλεια να εστιάζετε στα γραφικά σας και στη συνολική διάταξη του τεχνικού ενημερωτικού δελτίου σας, πριν από την εκτύπωση.
Μορφοποίηση
Πληκτρολογήστε το κείμενο του ενημερωτικού σας δελτίου σε λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Ενώ το λογισμικό σχεδιασμού ή διαμόρφωσης θα έχει δυνατότητες κειμένου, ενδέχεται να μην υπάρχουν δυνατότητες ορθογραφικού ελέγχου. Εκτός από το να χρησιμοποιείται ως γενικός επεξεργαστής ορθογραφίας, το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου θα σας επιτρέψει να αντιγράψετε το διορθωμένο κείμενο και να το επικολλήσετε σε ένα πλαίσιο κειμένου στο λογισμικό σχεδιασμού ή διαμόρφωσης. Με τον τρόπο αυτό σας αποφεύγεται να πληκτρολογήσετε τις πληροφορίες σας δύο φορές, αλλά επίσης αποτρέπει τα λάθη που μπορεί να παραβλέψετε με την επαναφορά απευθείας στη διάταξη σας.
Σχεδιάστε τη διάταξη του τεχνικού ενημερωτικού δελτίου σας. Οι τυπικές επιλογές ενημερωτικού δελτίου είναι 8 1/2-by-11 ή 11-με-17 τυπωμένες μπροστά και πίσω, στη συνέχεια διπλωμένες στο μισό. Για μακροπρόθεσμες επιλογές σχεδίασης διάταξης, συνιστάται να επενδύσετε σε λογισμικό όπως το Adobe Creative Suite InDesign. Για περιστασιακή χρήση, τα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν στο Draw and Writer του OpenOffice ή ακόμα και να αποκτηθούν στο διαδίκτυο δωρεάν ή με μικρή χρέωση. Για όσους θέλουν να εξοικονομήσουν χαρτί, ιστοσελίδες όπως το www.cakemail.com προσφέρουν πρότυπα για ψηφιακή διανομή.
Προσθέστε γραφικά στοιχεία στο τεχνικό ενημερωτικό δελτίο σας. Αν και τα θέματα που συζητήθηκαν μπορεί να είναι περίπλοκα, ο σχεδιασμός του ενημερωτικού δελτίου σας δεν χρειάζεται να είναι ήπιος. Τα σύνορα, οι εικόνες και το χρώμα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προσθήκη οπτικού ενδιαφέροντος. Ωστόσο, τέτοια πράγματα πρέπει να χρησιμοποιούνται με φειδώ. ένα τεχνικό ενημερωτικό δελτίο αποτιμάται για τις πληροφορίες που παρέχονται, το γραφικό σχέδιο δεν πρέπει να επισκιάζει περιεχόμενο. Το Newentrepreneur.com προσφέρει συμβουλές για το πώς να δημιουργήσετε ένα ενημερωτικό δελτίο με βασικές γνώσεις σχεδίασης, στο άρθρο "Δημιουργήστε το ενημερωτικό δελτίο τέλειας επιχείρησης ή οργανισμού: Δώδεκα βήματα στην επιτυχία".
Εκτυπώστε το ενημερωτικό δελτίο είτε στον εκτυπωτή του σπιτιού σας είτε μέσω μιας εμπορικής εταιρείας εκτύπωσης. Διανομή του τεχνικού ενημερωτικού δελτίου σας στους υπαλλήλους, τις επαφές σας ή τους πελάτες σας.
Συμβουλές
-
Ανάλογα με το κοινό και την κλίμακα με την οποία θα δημιουργηθεί το τεχνικό ενημερωτικό δελτίο σας, ίσως είναι σκόπιμο να συμβουλευτείτε έναν σχεδιαστή γραφικών για να σας βοηθήσει με τη διάταξή σας.
Προειδοποίηση
Σε ένα τεχνικό ενημερωτικό δελτίο, το ακροατήριό σας εξαρτάται από τις γνώσεις και την εμπειρία σας όταν παρέχετε οδηγίες. Ποτέ μην δημιουργείτε λεπτομέρειες όταν δίνετε οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης μιας εργασίας, ειδικά όταν αυτή η εργασία μπορεί να είναι δυνητικά επικίνδυνη.
