Όταν οι εταιρείες δημιουργούν τα οικονομικά τους σχέδια, χρειάζονται έναν τρόπο να μετρήσουν με ακρίβεια τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία τους εκτελεί σε σχέση με το πόσα χρήματα έχουν. Οι επιχειρήσεις έχουν χρήματα που αποθηκεύονται σε μη υγρές πηγές, όπως μακροπρόθεσμο εξοπλισμό, καθώς και περιουσιακά στοιχεία με υψηλή ρευστότητα, όπως τα μετρητά. Για να λειτουργήσει με επιτυχία, η επιχείρηση πρέπει να ταιριάξει τα έξοδα και τις υποχρεώσεις με τα χρήματα που φέρνει. Ο προϋπολογισμός, μία από τις πιο συνηθισμένες οικονομικές καταστάσεις, επιτρέπει στις εταιρείες να το κάνουν αυτό. Ο κύκλος του προϋπολογισμού είναι το πλαίσιο στο οποίο λειτουργεί ο προϋπολογισμός.
Ορισμός
Με απλά λόγια, ένας κύκλος προϋπολογισμού είναι πόσο διαρκεί ένας προϋπολογισμός. Ο χρόνος μεταξύ ενός προϋπολογισμού και του επόμενου είναι γνωστός ως κύκλος προϋπολογισμού. Αυτό δεν είναι καθορισμένο χρονικό διάστημα και ποικίλλει ανάλογα με την εταιρεία. Ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να θέλουν να δημιουργούν προϋπολογισμό κάθε χρόνο, ενώ άλλοι μπορούν να βασίζουν τους προϋπολογισμούς σε κύκλους διάρκειας δύο ετών. Οι ενδοϋπηρεσιακοί προϋπολογισμοί για συγκεκριμένα έργα ενδέχεται να έχουν μηνιαίο ή τριμηνιαίο κύκλο προϋπολογισμού, έτσι ώστε οι εταιρείες να μπορούν να παρακολουθούν στενά την πρόοδό τους.
Σκοποί
Ο σκοπός ενός κύκλου προϋπολογισμού συνδέεται με το σκοπό του ίδιου του προϋπολογισμού. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συχνά τους προϋπολογισμούς τους ως μορφή ανάλυσης, προβλέποντας τι θεωρούν το μελλοντικό τους κόστος και έσοδα, και στη συνέχεια ενημερώνοντας τον προϋπολογισμό καθώς προχωρούν. Μόλις τελειώσει ο προϋπολογισμός, μπορούν να συγκρίνουν τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό τους με τον πραγματικό προϋπολογισμό για να δουν τον τρόπο με τον οποίο προχώρησαν. Χωρίς τον προϋπολογισμό, οι προϋπολογισμοί θα ενημερώνονταν συνεχώς χωρίς σαφές τελικό σημείο για ανάλυση.
Δημιουργία και Ενεργοποίηση
Το πρώτο στάδιο του κύκλου του προϋπολογισμού είναι η κατάρτιση και η έγκριση του προϋπολογισμού. Σε αυτό το βήμα, οι εργαζόμενοι αναλύουν τα οικονομικά της εταιρείας και προβλέπουν γεγονότα όπως πωλήσεις, τόκους και έξοδα για να δημιουργήσουν έναν προβλεπόμενο προϋπολογισμό όλων των δαπανών που θα υποστούν η επιχείρηση και όλων των εσόδων που θα δημιουργήσει. Μόλις δημιουργηθεί αυτός ο προϋπολογισμός, η εταιρεία θα τη θέσει σε ισχύ, στηρίζοντας όλες τις τρέχουσες αποφάσεις δαπανών από τον προϋπολογισμό, προκειμένου να εκπληρώσει τα προβλεπόμενα επίπεδα.
Έλεγχος του προϋπολογισμού
Στο τέλος του κύκλου του προϋπολογισμού πραγματοποιείται μια περίοδος ελέγχου. Αυτό δίνει στους υπαλλήλους την ευκαιρία να εξετάσουν τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό έναντι του τι λέει ο πραγματικός (τώρα τρέχων) προϋπολογισμός. Εάν υπάρχει κάποιο κενό στις δαπάνες των εσόδων, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ξαφνικές αλλαγές στην αγορά, λανθασμένη ανάλυση ή αξιοσημείωτη διαφορά στις πωλήσεις (θετικές ή αρνητικές). Αυτές είναι σημαντικές λεπτομέρειες που μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει στον επόμενο κύκλο του προϋπολογισμού για να σχεδιάσει με μεγαλύτερη ακρίβεια και να κάνει χρήσιμες μακροπρόθεσμες αποφάσεις.
