Η διοίκηση ταξιδιών περιλαμβάνει μια μεγάλη ποικιλία επιχειρηματικών ταξιδιωτικών υπηρεσιών για επιχειρήσεις. Σε αντίθεση με ένα τυποποιημένο πρακτορείο ταξιδιών που χειρίζεται μόνο κρατήσεις ξενοδοχείων και πτήσεων ή πτήσεων εδάφους, οι εταιρείες διαχείρισης ταξιδίων προσφέρουν ολοκληρωμένες υπηρεσίες διαχείρισης σε εταιρείες που καλύπτουν τα πάντα, από τον προγραμματισμό έως τη διαμόρφωση της εταιρικής ταξιδιωτικής πολιτικής.
Εταιρική ολοκλήρωση
Οι εταιρείες διαχείρισης ταξιδίων συχνά συνεργάζονται με το χρηματοπιστωτικό ή διοικητικό τμήμα της εταιρείας για να παρέχουν υπηρεσίες εσωτερικού που καλύπτουν όλες τις πτυχές των επαγγελματικών ταξιδιών της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης της εταιρικής πολιτικής και της εφαρμογής της. Οι υπηρεσίες μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τον έλεγχο των εξόδων, τον προσδιορισμό των φορολογικών ζητημάτων, τον προγραμματισμό της διαδρομής και την εφοδιαστική. Επιπλέον, μπορούν να συμβουλεύουν τα στελέχη για ενημερώσεις και αλλαγές που επηρεάζουν την ταξιδιωτική βιομηχανία.
Στρατηγικές συνεργασίες
Μέσω στρατηγικών συνεργασιών με προτιμητέους πωλητές και με τη χρήση υπερσύγχρονου λογισμικού και τεχνολογίας, οι διαχειριστές ταξιδιών διαχειρίζονται διαπραγματεύσεις προμηθευτών με σκοπό τον προσδιορισμό των εκπτώσεων και την απόκτηση των καλύτερων τιμών για ταξίδια, συμπεριλαμβανομένων των ξενοδοχείων, των γευμάτων, των ταξί και των υπηρεσιών αυτοκινήτων για επαγγελματίες ταξιδιώτες.
Παγκόσμιες συνδέσεις
Οι εταιρείες διαχείρισης ταξιδίων έχουν συχνά υποκαταστήματα σε άλλες χώρες ή συνεργάζονται με άλλες διεθνείς εταιρείες για να παρέχουν σημαντικές πληροφορίες για τους διεθνείς ταξιδιώτες που ταξιδεύουν για επαγγελματικούς λόγους. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να περιλαμβάνουν απαιτήσεις διαβατηρίου, πολιτιστικά έθιμα, γλωσσική μετάφραση, ανταλλαγή νομισμάτων, διεθνείς νόμους και προειδοποιήσεις ασφαλείας των ταξιδιωτών.
Υπηρεσίες All Inclusive
Ως οργανισμός που λειτουργεί σε μια εταιρία, μια εταιρεία διαχείρισης ταξιδιών διατηρεί προφίλ ταξιδιών και συντονίζει πληροφορίες σχετικά με συνέδρια, δρομολόγια, ταξιδιωτικές εξουσιοδοτήσεις και επιτρεπόμενα επιχειρηματικά έξοδα και μπορεί να παρέχει δεδομένα απευθείας στους εργαζόμενους χρησιμοποιώντας δικτυακές πύλες και να ενσωματώνει με δημοφιλές λογισμικό όπως το Microsoft Outlook και το Excel. Η εταιρεία μπορεί επίσης να διαχειρίζεται τις διαδικασίες και τις μορφές επιχειρηματικών εξόδων κατά την επιστροφή των εργαζομένων.
Οικονομικός σχεδιασμός και διαχείριση
Εκτός από την παροχή ταξιδιωτικών υπηρεσιών, μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών παρέχει ολοκληρωμένα στοιχεία και συνεχώς αναφορές σχετικά με τα έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών, προκειμένου να βοηθήσει τις εταιρείες να αναθεωρήσουν και να υπολογίσουν το κόστος ταξιδιού των επιχειρήσεων. Επίσης συμβουλεύουν τα στελέχη για τις βέλτιστες πρακτικές και βοηθούν στην ανάπτυξη μελλοντικών πρωτοβουλιών και πολιτικών ταξιδιού.
