Όταν οι επιχειρήσεις άρχισαν για πρώτη φορά να χρησιμοποιούν υπολογιστές σε μεγάλους αριθμούς, οι ειδήμονες προανήγγειλαν την έλευση της «χωρίς χαρτιά κοινωνίας». Η επανάσταση του ηλεκτρονικού υπολογιστή έχει ακόμα έναν τρόπο να ακολουθήσει την συγκεκριμένη υπόσχεση. Παρ 'όλα αυτά, παραδοσιακά διαδικασίες με βάση το χαρτί - τόσο επαγγελματικές όσο και προσωπικές - συνεχίζουν να μεταναστεύουν σε πιο ηλεκτρονικές μορφές και για κάποιους πολύ καλούς λόγους.
Εγγραφα
Ο υπολογιστής έχει προσφέρει μεγάλη ευκολία και ευελιξία στη δημιουργία και επεξεργασία εγγράφων. Σε αντίθεση με μια γραφομηχανή, τα ηλεκτρονικά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου προσφέρουν μια σχεδόν απεριόριστη επιλογή στυλ, χαρακτήρων και μορφών για έγγραφα. Τα σφάλματα πληκτρολόγησης μπορούν εύκολα να διορθωθούν στην οθόνη χωρίς την ανάγκη για διορθωτικό υγρό ή ταινία διόρθωσης. Ολόκληρα μπλοκ κειμένου μπορούν εύκολα να αντιγραφούν από το ένα έγγραφο στο άλλο χωρίς την ανάγκη οποιασδήποτε αναδρομής. Φωτογραφίες και άλλα γραφικά μπορούν να συμπεριληφθούν στο έγγραφο με πολύ λίγη προσπάθεια.
Μοιρασιά
Η κοινή χρήση εγγράφων με μηχανογραφικό σύστημα είναι απλή. Δεν χρειάζεται να κάνετε φυσικά αντίγραφα του εγγράφου και στη συνέχεια να τα στείλετε μέσω ταχυδρομείου ή να τα στείλετε με φαξ στους παραλήπτες. Ένα έγγραφο σε αρχείο σε ένα μηχανογραφημένο σύστημα μπορεί να μοιραστεί με οποιονδήποτε άλλον έχει πρόσβαση σε αυτό το σύστημα απλώς με την παρουσίαση του εγγράφου στην οθόνη του υπολογιστή του. Τα έγγραφα μπορούν να μοιραστούν εκτός της επιχείρησης απλά συνδέοντας το έγγραφο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται στον παραλήπτη.
Υποβολή
Ο σκοπός της κατάθεσης δεν είναι μόνο η αποθήκευση εγγράφων, αλλά και η εύκολη πρόσβαση σε αυτά. Ο υπολογιστής υπερέχει σε αυτό με τέτοιο τρόπο ώστε το απλό ντουλάπι αρχειοθέτησης να μην μπορούσε ποτέ. Τα έγγραφα που υποβάλλονται σε ένα μηχανογραφικό σύστημα είναι αυτόματα ευρετηριασμένα από το σύστημα ελέγχου αρχείων του υπολογιστή. Αυτά τα ευρετήρια ενημερώνονται και συντηρούνται αυτόματα από το σύστημα, ανεξάρτητα από το πόσο συχνά το έγγραφο μπορεί να μετακινηθεί ή να επεξεργαστεί. Τα έγγραφα μπορούν να εντοπιστούν ακόμη και αν ο υπολογιστής αναζητήσει μεγάλο αριθμό εγγράφων για συγκεκριμένες λέξεις ή φράσεις. Επιπλέον, τα μηχανογραφημένα συστήματα αρχειοθέτησης μπορούν να αποθηκεύσουν έναν τεράστιο αριθμό εγγράφων σε ένα μικρό μέρος του χώρου που απαιτείται από τα φυσικά αρχειοθήκες.
Λειτουργικότητα
Αντί να μην είναι απλά μια ηλεκτρονική αναπαράσταση ενός εγγράφου στατικού χαρτιού, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο μπορεί να γίνει μια πραγματικά διαδραστική οντότητα. Μια ηλεκτρονική έκδοση μιας φόρμας συμπλήρωσης, για παράδειγμα, μπορεί να επιτρέψει την εισαγωγή δεδομένων απευθείας στο έγγραφο με έλεγχο και επαλήθευση σφαλμάτων σε πραγματικό χρόνο. Οι υπολογισμοί και η λειτουργικότητα μπορούν να κατασκευαστούν απευθείας στο έγγραφο. Για παράδειγμα, ένας υφιστάμενος πελάτης μπορεί να αναφέρεται σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο, έχοντας το έγγραφο χρησιμοποιώντας το αρχείο βάσης δεδομένων πελατών του υπολογιστή για να επιτρέψει στον χρήστη να επιλέξει απλά το όνομα του πελάτη από μια λίστα με όλους τους πελάτες του αρχείου. Η λογική που ενσωματώνεται στο έγγραφο θα μεταφέρει αυτόματα τις πληροφορίες του πελάτη στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων διευθύνσεων, αριθμών λογιστικής πελάτη ή οποιωνδήποτε άλλων επιθυμητών δεδομένων.
Ασφάλεια
Η φυσική ασφάλεια των φακέλων μιας εταιρείας είναι υψίστης σημασίας. Τα αρχεία πρέπει να είναι ασφαλισμένα έναντι σωματικής βλάβης ή καταστροφής. Η πρόσβαση στα αρχεία από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό πρέπει επίσης να αποτραπεί. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα αρχειοθέτησης απλοποιεί αυτά τα καθήκοντα. Αντίγραφα ηλεκτρονικών αρχείων μπορούν εύκολα να δημιουργηθούν και να αποθηκευτούν σε διάφορες τοποθεσίες, τόσο σε πολλαπλές πλατφόρμες υπολογιστών εντός του δικτύου είτε σε αφαιρούμενα μέσα δεδομένων για φυσική αποθήκευση εκτός του χώρου. Τα αρχεία στο σύστημα υπολογιστή μπορούν επίσης να κρυπτογραφηθούν για να τα καταστήσουν δυσανάγνωστα από εκείνα που δεν έχουν εξουσιοδοτημένη άδεια για την προβολή των αρχείων.
