Τα άτομα και οι επιχειρήσεις έχουν ποικίλες επιλογές όταν πρόκειται για εξοπλισμό αρχειοθέτησης. Ορισμένες επιλογές προσφέρουν υψηλά επίπεδα ασφάλειας ενώ άλλες μπορούν να φιλοξενήσουν υψηλή πυκνότητα αρχείων. Το μέγεθος του χώρου που έχετε, η ευαισθησία των αρχείων και η προτίμησή σας για φυσικά ή ηλεκτρονικά αρχεία επηρεάζουν την επιλογή του εξοπλισμού αρχειοθέτησης.
Εξοπλισμός φυσικής αρχειοθέτησης
Αρχειοθήκες
ο ντουλάπι αρχειοθέτησης είναι ένα βασικό γραφείο. Τέσσερα συρτάρια που επιτρέπουν την αποθήκευση των αρχείων πλευρικά είναι στάνταρ. Σύμφωνα με την Smead, μια εταιρεία διαχείρισης εγγράφων, τα γραφεία αρχειοθέτησης είναι ευεργετικά εάν πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία ασφαλή. Επειδή αυτά τα ερμάρια μπορούν να κλειδωθούν, μια εταιρεία μπορεί περιορίστε την πρόσβαση σε ευαίσθητα αρχεία ενώ εξακολουθεί να επιτρέπει στους υπαλλήλους και τους επισκέπτες να εισέλθουν στο δωμάτιο.
Από όλες τις επιλογές φυσικού εξοπλισμού αρχειοθέτησης, τα γραφεία τείνουν να είναι τα πιο ακριβά και έχουν τα περισσότερα περιορισμένη χωρητικότητα. Η Smead σημειώνει ότι ένας πίνακας αρχειοθέτησης τεσσάρων συρταριών που καταλαμβάνει μια περιοχή αρχειοθέτησης 6 ποδιών με 24 πόδια μπορεί να χωρέσει περίπου 8.448 φακέλους.
Ανοιχτά ράφια
Μια εναλλακτική λύση για την κατάθεση αρχειοθηκών είναι ανοιχτά ράφια. Οι μονάδες είναι παρόμοιες με τις ανοικτές βιβλιοθήκες και είναι ειδικά σχεδιασμένες για το ύψος και το πλάτος του φακέλου. Ο σχεδιασμός επιτρέπει στους χρήστες εύκολη πρόσβαση στα αρχεία και μπορεί να είναι είτε ακίνητος ή να είναι κινητό αν οι κύλινδροι είναι τοποθετημένοι στον πυθμένα.
Τα ανοικτά ράφια εξοικονομούν χώρο και χρήματα. Η Smead σημειώνει ότι ο εξοπλισμός αρχειοθέτησης είναι συνήθως τρεις φορές λιγότερο ακριβά από τα ντουλάπια αρχειοθέτησης. Σε σύγκριση με ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης τεσσάρων συρταριών, ένα επταθέσιο σύστημα ανοικτών ραφιών έχει 80 τοις εκατό περισσότερη χωρητικότητα. Τα κινητά ράφια μπορούν να τοποθετηθούν σε υψηλότερη πυκνότητα και προσφέρουν κατά 405% περισσότερη χωρητικότητα από τα ερμάρια.
Συμβουλές
-
Εκτός από τον εξοπλισμό αρχειοθέτησης, θα χρειαστείτε επίσης προμήθειες όπως οι φάκελοι αρχείων, οι ετικέτες και οι καρτέλες τελών για να καταστήσουν τη λειτουργία του συστήματος σωστή.
Εξοπλισμός ψηφιακής αρχειοθέτησης
Εξωτερικές συσκευές
Είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε τον εσωτερικό σκληρό δίσκο ενός υπολογιστή για την αποθήκευση αρχείων, αλλά κινδυνεύετε να χάσετε τις πληροφορίες σας εάν ο σκληρός δίσκος είναι κατεστραμμένος ή έχει υποστεί βλάβη. Για να μετριαστεί αυτός ο κίνδυνος, οι χρήστες ενδέχεται να θέλουν να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων σε μια εξωτερική συσκευή. Η PC World συνιστά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για τα κρίσιμα αρχεία σε ένα εξωτερικός σκληρός δίσκος και χρησιμοποιώντας ένα μονάδα δίσκου αντίχειρα για να μεταφέρετε τα αρχεία όπως απαιτείται.
Συμβουλές
-
Οι χρήστες μπορούν επίσης να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων σε μια υπηρεσία που βασίζεται σε σύννεφο, όπως το Google Drive ή το Dropbox, το οποίο δεν απαιτεί πρόσθετο εξοπλισμό.
Διακομιστές
Οι επιχειρήσεις που επιθυμούν να έχουν πρόσβαση σε πολλαπλά μέρη στα ίδια δεδομένα ενδέχεται να θέλουν να επενδύσουν σε ένα διακομιστή. Οι διακομιστές λειτουργούν ως α κεντρικό αποθετήριο για πολλά αρχεία χρηστών. Η PC World σημειώνει ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να φιλοξενήσουν εφαρμογές πολλών χρηστών - όπως οι βάσεις δεδομένων και τα συστήματα προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων - στο διακομιστή. Αυτό το καθιστά εύκολο για ένα μεγάλο αριθμό ατόμων έχω πρόσβαση στα ίδια αρχεία. Τα δεδομένα διακομιστή μπορούν να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας σε μια εξωτερική συσκευή ή στο σύννεφο για επιπλέον ασφάλεια.
Φυσικοί διακομιστές μοιάζουν με έναν υπολογιστή υψηλής τεχνολογίας. Εναλλακτικά, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν ένα βασισμένη σε cloud φιλοξενία - Οι υπηρεσίες Amazon Web Services, οι υπηρεσίες Windows Azure και οι υπηρεσίες Rackspace Cloud είναι όλες οι επιλογές - οι οποίες δεν απαιτούν φυσικό διακομιστή.
