Ακόμη και με τηλέφωνα και το Διαδίκτυο, είναι ακόμα μερικές φορές απαραίτητο να στείλετε μια παλιομοδίτικη επιστολή για επαγγελματικούς σκοπούς. Η ενημέρωση των αρχείων του λογαριασμού σας με ένα γράμμα είναι αποτελεσματική, καθώς τα γράμματα είναι λιγότερο πιθανό να ξεχαστούν (όπως τηλεφωνήματα) και είναι λιγότερο πιθανό να αγνοηθούν (όπως τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία). Παρέχουν επίσης ένα εύχρηστο ίχνος χαρτιού. Αν χρειαστεί να ενημερώσετε τα αρχεία σας με μια επιστολή, ακολουθήστε μερικές συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι καλύπτετε όλες τις βάσεις σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Εκτυπωτής
-
Χαρτί
-
Αντιγραφέας
-
Φάκελος
-
Σφραγίδα
Απευθυνθείτε στην αρμόδια υπηρεσία για να βεβαιωθείτε ότι το σωστό άτομο λαμβάνει τις ενημερωμένες πληροφορίες σας. Για παράδειγμα, εάν αλλάζετε το βιβλίο επιταγών ή τον αριθμό της χρεωστικής σας κάρτας, απευθυνθείτε στην υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών. Αν αλλάζετε τη διεύθυνσή σας, απευθυνθείτε στην επιστολή σας στα "αρχεία πελατών". Εάν δεν είστε βέβαιοι σε ποιο τμήμα θα πρέπει να χειριστεί το αίτημά σας, καλέστε την εταιρεία και ζητήστε να απευθυνθείτε στην επιστολή σας ή αναζητήστε τις πληροφορίες στην ιστοσελίδα της εταιρείας.
Συμπεριλάβετε την ημερομηνία στην κορυφή της επιστολής, τόσο για τα αρχεία της εταιρείας όσο και για τα δικά σας προσωπικά αρχεία. Για παράδειγμα, αν ζητάτε να ακυρωθούν ή να μειωθούν οι υπηρεσίες σας από μια συγκεκριμένη ημερομηνία και η εταιρεία δεν επεξεργάζεται το αίτημά σας εγκαίρως, έχετε λόγους μη πληρωμής, επειδή έχετε ένα αντίγραφο της αιτήσεως σας.
Συμπεριλάβετε τον αριθμό του λογαριασμού σας. Αυτό θα βοηθήσει το άτομο που επεξεργάζεται το αίτημά σας να εντοπίσει το λογαριασμό σας και να εκπληρώσει πιο γρήγορα το αίτημά σας.
Συμπεριλάβετε τα παλιά σας στοιχεία. Για παράδειγμα, εάν κινείστε ή αλλάζετε τον αριθμό τηλεφώνου σας, δηλώστε στην επιστολή "αυτή ήταν η παλιά μου διεύθυνση" ή "αυτός ήταν ο παλιός αριθμός τηλεφώνου μου". Η εταιρεία μπορεί να χρειαστεί αυτές τις πληροφορίες για να τραβήξει τον λογαριασμό σας για να ενημερώσει τα αρχεία σας.
Συμπεριλάβετε τις νέες πληροφορίες σας. Κράτος στην επιστολή, "αυτή είναι η νέα μου διεύθυνση" ή "αυτός είναι ο νέος αριθμός τηλεφώνου μου." Μπορεί να θέλετε να τοποθετήσετε τις ενημερωμένες πληροφορίες με έντονη γραφή ή μεγαλύτερη γραμματοσειρά, έτσι ώστε το άτομο που επεξεργάζεται το αίτημά σας να έχει εύκολο χρόνο εντοπισμού των πληροφοριών.
Ζητήστε επιστολή επιστροφής. Ζητήστε να σας αποσταλεί μια επιστολή σε αντάλλαγμα που σας ενημερώνει ότι οι πληροφορίες σας έχουν ενημερωθεί. Όταν λάβετε την επιστολή επιβεβαίωσης, φυλάξτε την σε ασφαλές μέρος για τα αρχεία σας.
Κάντε ένα αντίγραφο της επιστολής πριν την στείλετε, μόνο σε περίπτωση που χρειαστεί να την στείλετε ξανά ή να την ανατρέξετε αργότερα.
